Vous avez travaillé dur pendant un certain temps. Des semaines, voire des mois de préparation ont été consacrés à la recherche, à la comparaison, à l'évaluation des avantages et des inconvénients, à la participation à des démonstrations, à des discussions et à des demandes de devis. Mais avec des résultats, car vous savez maintenant exactement ce que vous voulez : vous voulez automatiser le processus de traitement des factures et vous savez déjà avec quelle partie. Cependant, vous devez encore "simplement" convaincre la direction de l'achat du logiciel dans le cadre d'une analyse de rentabilité. Alors, comment s'y prendre ? Même si, en ce qui vous concerne, le choix est déjà fait, la direction doit elle aussi être convaincue. Il serait dommage que tout ce travail n'ait servi à rien ! Ces six arguments peuvent vous aider à convaincre votre direction.
1. Économies de coûts
Chaque achat coûte de l'argent et, bien entendu, chaque investissement doit être rentabilisé. Combien de temps cela prendra-t-il ? Avec les bons indicateurs de performance clés, vous pouvez facilement déterminer la différence de coûts entre la situation avant et après l'achat du logiciel. Par exemple, en calculant les coûts que vous pouvez économiser grâce à l'automatisation. Mais considérez également les coûts que vous pouvez économiser grâce aux remises offertes par les fournisseurs lorsque vous payez leurs factures plus rapidement.
2. L'évolutivité
L'automatisation vous permet d'accompagner la croissance de votre organisation. Un bon logiciel est évolutif et facilite donc la croissance d'une organisation. Par exemple, si vous savez que la direction a l'intention de se développer à l'étranger, vous pouvez la convaincre en lui disant que le logiciel est disponible en plusieurs langues. Ou que vous pouvez facilement ajouter des modules supplémentaires s'il y a des souhaits d'automatiser des processus connexes. Ainsi, que vous souhaitiez utiliser un logiciel pour vous préparer à la croissance attendue ou que vous rencontriez déjà des problèmes de capacité, l'automatisation vous permet de faire face et d'accomplir plus de travail avec le même nombre de personnes.
3. Indépendance de l'ERP
De nombreuses organisations souhaitent automatiser leur processus de traitement des factures, mais n'osent pas encore franchir le pas. Par exemple, lorsqu'elles souhaitent également passer à un nouveau système ERP. Il semble alors plus judicieux d'attendre avant d'acheter un logiciel à relier à ce système ERP. En effet, cela n'est pas possible avec toutes les solutions. Le risque est alors trop grand de devoir remplacer l'une des deux solutions en même temps que l'autre. Une solution indépendante de l'ERP est donc beaucoup plus durable pour les organisations qui se développent rapidement et qui veulent être flexibles. Si vous changez de progiciel de gestion intégré, vous n'avez pas à craindre que la solution soit inutilisable. En outre, vous pouvez déjà profiter de tous les avantages sans devoir attendre que le nouveau progiciel de gestion intégré soit opérationnel. Contrairement aux logiciels de traitement des factures, il s'agit souvent d'un long processus d'implémentation.
4. Alignement sur les objectifs de l'organisation
Pour préparer la réunion avec la direction afin de la convaincre de l'intérêt d'acheter le logiciel, il est judicieux de se renseigner sur les objectifs de l'organisation et de s'y référer. Peut-être l'un de ces objectifs est-il de devenir ou de rester un employeur attrayant qui offre un travail stimulant à ses employés ? L'automatisation du processus de traitement des factures est une mesure de modernisation qui réduit les tâches fastidieuses et manuelles. Le travail au sein de la comptabilité fournisseurs devient plus intéressant. Les employés peuvent se concentrer davantage sur l'optimisation des processus et développer/déployer d'autres compétences. Essayez donc de trouver des points de contact dans votre argumentation. Vous augmenterez ainsi les chances que votre initiative soit acceptée par la direction.
5. Une initiative de grande envergure
Le processus de traitement des factures n'affecte pas seulement le département financier, mais aussi d'autres départements. Il est donc judicieux d'impliquer plusieurs départements dans votre décision. Si vous pouvez dire à la direction que le département informatique apprécie vraiment le logiciel, que le département des achats est d'accord et que les RH voudront également utiliser la solution de facturation à l'avenir, vous montrez que votre choix est largement soutenu. Il sera alors plus facile pour la direction d'approuver l'achat du logiciel.
6. Investissement ou paiements mensuels
Lorsque vous discuterez avec la direction, la question des coûts sera évidemment abordée. Comment l'évoquerez-vous ? Le démarrage du projet implique-t-il un investissement forfaitaire plus élevé ? Ou bien allez-vous faire face à des coûts de démarrage moins élevés et payer un montant mensuel fixe ? Réfléchissez à l'avance au modèle d'investissement le plus courant au sein de votre organisation. Qu'est-ce qui convient à votre organisation ? Quelle est la préférence de la direction ? Cela diffère d'une organisation à l'autre et il est judicieux d'adapter votre proposition à la variante qui vous convient le mieux. Cela signifie également que vous devez en tenir compte dès le processus d'offre.
En conclusion
Bien entendu, certains arguments pèsent plus lourd pour une organisation que pour une autre. Si vous attribuez l'analyse de rentabilité aux facteurs les plus importants pour votre conseil d'administration, vous aurez les meilleures chances de réussite.
Jan Willem ter Steege
Directeur général