Être conforme, personne ne le souhaite, n'est-ce pas ?

"Très peu d'entreprises nous demandent comment elles peuvent devenir plus conformes. C'est pourtant ce qu'elles veulent, mais elles le décrivent différemment. 

Ce qu'ils demandent, c'est comment mieux enregistrer les itinéraires des factures au sein d'une entreprise, comment donner plus de visibilité à leur comptable et à d'autres organismes et comment faire en sorte qu'il ne soit plus nécessaire de rechercher les factures dans de vastes archives", a déclaré Maaike.

Voir, c'est croire

"Lorsque vous choisissez d'enregistrer clairement les informations dans des systèmes bien organisés, un fil rouge apparaît. purchase-to-pay Un fil qui donne une direction à toutes les personnes impliquées dans les processus au sein de votre organisation", explique Maaike van Roomen, Sales Executive chez Easy Systems. Si seulement nous avions fait cela des années plus tôt", disent souvent les clients lorsque notre solution est utilisée. Et bien que la plupart des entreprises commencent par un ou deux modules, elles ne tardent pas à passer à l'étape suivante. Lorsqu'une organisation constate les améliorations qu'apporte une telle automatisation, elle souhaite rapidement disposer d'une vue d'ensemble.

purchase-to-pay Avec 5 modules, l'ensemble du processus est conforme

1. Achat facile

Dans ce module d'achat, tout est enregistré en amont et approuvé avant même que l'achat ne soit effectué. Par exemple, chaque collègue ne peut pas commander un nouvel ordinateur portable "comme ça" ; cette commande est demandée et approuvée par la bonne personne, conformément au système d'autorisation de l'organisation. À un stade ultérieur, vous pouvez facilement retrouver ce qui a été commandé, par qui et pour quel montant. Autre avantage : la vue d'ensemble permet d'obtenir des avantages en matière d'achat.

2. Facture facile

Avec ce module, les factures entrantes passent d'un dossier physique à vos archives numériques. Une archive à laquelle vous ne pouvez accéder que si vous disposez de l'autorisation nécessaire. Désormais, toutes les factures de votre entreprise sont facilement accessibles sous forme numérique. Même si le comptable veut vérifier quelque chose ! Et tout ce qui arrive à cette facture est soigneusement enregistré, y compris la date et le nom de la personne qui l'a traitée. Prenons un exemple : supposons qu'une facture soit arrêtée en cours de route par un détenteur de budget, qui est alors obligé d'en donner la raison. C'est pratique pour la retrouver plus tard, même si le titulaire du budget en question n'est plus en service. Par ailleurs, le nom du titulaire du budget peut également être converti en numéro lorsqu'il quitte le service. politique de confidentialité Cette façon de faire est également bien couverte.

3. Contrat facile

Grâce à ce module, vous pouvez facilement relier les contrats d'achat aux factures correspondantes. Cela suffit à garantir la maîtrise de votre organisation, car les connaissances sortent des têtes et des tiroirs de bureau et sont clairement enregistrées et reliées dans le système. Ce qui est appréciable lorsque la personne qui se souvenait de tout elle-même tombe malade pour une longue période ou quitte l'organisation. En outre, les contrats sont approuvés en interne avant d'être conclus, ce qui garantit qu'aucun contrat illégal n'est conclu et qu'aucune obligation n'est contractée par des collègues qui n'ont pas les droits suffisants.

4. Dépenses faciles

Easy Expense automatise l'ensemble du processus de remboursement des frais de vos employés. Il vérifie par exemple que les justificatifs ne sont pas soumis deux fois. Bien entendu, il est facile pour l'employé de prendre une photo rapide du reçu dans l'application correspondante, par exemple lorsqu'il est en déplacement.

5. Échange facile

Ce module important, surtout à l'avenir, offre un accès absolument sécurisé à PEPPOL, le réseau européen de facturation électronique. Par exemple, les factures fantômes appartiennent au passé, car vous pouvez être sûr que l'expéditeur est bien celui qu'il prétend être. Cette sécurité est garantie par le fait que seules des organisations certifiées comme Easy Systems peuvent donner à une organisation l'accès au réseau PEPPOL, après un contrôle approfondi de toutes les données, bien entendu.

La conformité commence par la sensibilisation

purchase-to-pay "Qu'il s'agisse d'une question de conformité ou de toute autre raison pour laquelle une solution est envisagée, je pense qu'il s'agit avant tout d'une question de sensibilisation à ce problème. Quel que soit le point de vue, un enregistrement correct est extrêmement important pour toutes les entreprises. Il est donc tout à fait logique qu'après avoir utilisé les premiers modules, on en demande d'autres. Après tout, il vaut mieux expérimenter soi-même comment les choses fonctionnent en faisant du commerce numérique intelligent que de continuer à dire, en tant qu'entreprise, à quel point c'est agréable de travailler. La tranquillité d'esprit est le mot que j'entends souvent après la mise en œuvre de notre logiciel. Et je pense que toutes les organisations veulent cela, ainsi qu'un aperçu et un contrôle. Qu'elle soit grande ou petite", conclut Maaike.