Les avantages de la facturation électronique

La facturation électronique. Elle a fait couler beaucoup d'encre ces derniers temps. D'autant plus que la date du 18 avril 2019 se rapprochait de plus en plus. Et maintenant, elle est là. Mais pourquoi devons-nous soudain nous mettre à la facturation électronique ? Quel est l'intérêt d'envoyer ou de recevoir des factures électroniques? Cela fait des années que nous le faisons sur papier ou par courrier. Pourquoi cela ne suffit-il plus ?

Pourquoi la facturation électronique ?

Tout d'abord, il y a l'obligation légale(directive 2014/55/UE) pour les autorités publiques d'être en mesure de recevoir et de traiter des factures à partir du 18 avril 2019. Mais cette obligation ne s'applique, pour l'instant, qu'aux autorités publiques et non aux entreprises. Alors pourquoi passer à la facturation électronique ?

• Vous faites des affaires avec le (semi-)gouvernement ? Alors, à partir d'aujourd'hui, vous devez également soumettre vos factures sous forme de factures électroniques.
• La facturation électronique contribue à améliorer et à accélérer le service aux clients et aux fournisseurs :
  • Des délais plus courts pour le traitement des factures et donc moins de dépassements de délais de paiement ;
• Gains d'efficacité dans le traitement des factures :
  • Plus d'erreurs dues à la saisie manuelle des données
  • Rend l'OCR obsolète
  • Beaucoup moins d'abandons de factures grâce à un traitement électronique des factures sans erreur
• Réduction des coûts - plus de coûts d'impression et de papier et économies sur l'espace et les coûts d'archivage ;
• Moins de factures fantômes et donc moins de paiements erronés ;
• Des audits plus faciles ;
• Répondre facilement aux exigences légales en matière de conservation ;
• Commodité et traitement plus rapide - le traitement est automatique et le flux de papier est supprimé ;
• Certitude de recevoir ;
• Lorsque vous utilisez la facturation électronique par l'intermédiaire d'un réseau de facturation électronique (tel que PEPPOL), vous êtes assuré de bénéficier d'une messagerie sécurisée ;
• Des opérations plus respectueuses de l'environnement

Nous choisissons PEPPOL

Nous choisissons en toute confiance le réseau de facturation électronique PEPPOL comme forme privilégiée de facturation électronique. Pourquoi ? Lisez ici quels sont les avantages et pourquoi nous pensons que PEPPOL est le choix de l'avenir.

Les différentes formes de facturation électronique

D'une manière générale, on peut distinguer les formes suivantes de facturation électronique :

1. Réseau de facturation électronique, tel que PEPPOL. Réception et envoi de factures électroniques sur un réseau sécurisé utilisant la norme européenne ;
2. Envoi d'une facture électronique par courrier électronique. De nombreux logiciels permettent d'ores et déjà d'envoyer des factures électroniques sous forme de pièces jointes (XML / UBL) dans un courrier électronique ;
3. Un portail de facturation. Les fournisseurs y introduisent manuellement leurs factures.

Parmi ces différentes formes de facturation électronique, l'envoi d'une facture électronique par courrier électronique est probablement la plus connue. Elle présente toutefois certains inconvénients :

• Pas d'assurance que la facture a également été reçue -> Un client nie avoir reçu une facture
• Le trafic par courrier électronique n'est pas sécurisé. Vous courez donc le risque que votre facture soit interceptée et consultée ou modifiée.

Outre les canaux susmentionnés, il existe un certain nombre d'autres canaux possibles. Ce faisant, vous dépendez toutefois de la plateforme utilisée par le prestataire de services en question, ou bien le canal de l'expéditeur n'est pas ou pas suffisamment ouvert à l'échange de factures avec d'autres parties. Ces canaux sont donc moins évidents.

Ces autres canaux sont les suivants

• Le centre de facturation tiers, qui consiste à connecter les fournisseurs au réseau d'une partie centrale qui traite les factures entrantes pour votre organisation. En général, le centre de traitement des factures est basé sur une solution de gestion des achats ou des documents. Digipoort en est un exemple ;
• Portail client du fournisseur, où le client récupère ses propres factures à partir d'un portail ou via un service web du fournisseur ;
• Connexions directes entre le fournisseur et le client (EDI). Il s'agit de la connexion traditionnelle entre un expéditeur et un destinataire. Ce type de connexion est principalement utilisé lorsqu'aucune normalisation n'est possible et qu'un grand nombre de transactions sont échangées. L'inconvénient est qu'il n'est pas possible de connecter plusieurs expéditeurs et récepteurs, ce qui oblige à établir une nouvelle connexion pour chaque client ou fournisseur.