Les avantages d'un lien de qualité entre le logiciel P2P et votre système ERP

purchase-to-pay Une interface de haute qualité entre votre système financier/ERP et une solution offre une grande valeur ajoutée pour l'automatisation de vos processus. Elle vous permet d'automatiser encore mieux les processus, vous apporte la tranquillité d'esprit, vous décharge de certaines tâches et vous permet de réaliser des économies. En outre, si l'intégration est de qualité, vous n'avez pas à vous soucier de savoir si les données sont échangées correctement et si tout est à jour.

Échange de données selon un calendrier choisi et sur demande

Grâce à une intégration de qualité entre les deux systèmes, les informations que vous utilisez sont toujours à jour et vous évitez de devoir les saisir deux fois. purchase-to-pay Par exemple, vous pouvez facilement synchroniser les informations sur les fournisseurs de votre système ERP avec votre logiciel. Il vous permet de définir la fréquence de synchronisation de toutes les données ou l'état de chaque processus séparément. Par exemple, les données de base sont synchronisées chaque nuit. Les bons de commande sont synchronisés plus souvent, par exemple toutes les heures ou deux fois par jour. Et si vous souhaitez accélérer le processus une fois, vous pouvez appuyer sur les boutons et lancer vous-même une synchronisation. De cette manière, vous gardez toujours le contrôle. 

L'importance de la circulation dans les deux sens

purchase-to-pay Une intégration n'apporte une réelle valeur ajoutée que si les systèmes communiquent dans les deux sens : le logiciel fournit des informations au système ERP, mais demande également une réponse en retour. Prenons l'exemple d'une facture approuvée : lelogiciel de traitement des factures envoie un signal au système ERP au moment de l'approbation et demande une réponse en retour, à savoir la confirmation de la réception de la mise à jour du statut. Autre avantage : les détenteurs de budget n'ont pas besoin de licences ERP onéreuses pour suivre le statut d'une facture, car le logiciel de traitement des factures permet de le voir. Une intégration de qualité permet donc de réaliser des économies directes.

purchase-to-pay L'impact d'une intégration de haute qualité sur votre processus

purchase-to-pay Pour bien expliquer ce qu'une intégration bidirectionnelle de haute qualité peut signifier pour votre processus, examinons quelques scénarios possibles.

Gestion des sinistres

Si l'on considère le processus de traitement des demandes, - avec l'aide d'une intégration de haute qualité - les demandes sont codées immédiatement par le demandeur. Le codage fait donc déjà partie du processus de soumission de la demande. L'outil de déclaration extrait du système ERP des informations telles que le compte du grand livre, le centre de coûts et les projets. En l'absence d'une telle intégration, le codage doit être effectué ultérieurement, une tâche qui incombe généralement au département des finances. Cela signifie qu'il faut souvent retaper les informations de la solution de gestion des réclamations vers le système ERP une fois que la réclamation a été approuvée. Outre le fait qu'elle est fastidieuse et sujette aux erreurs, cette procédure prend également plus de temps avant qu'une demande puisse être payée.

Gestion des marchés publics

Les budgets convenus en interne et les fournisseurs privilégiés doivent être respectés, faute de quoi vous perdez rapidement le contrôle des dépenses. Une intégration de qualité entre la solution d'approvisionnement et le système ERP favorise la conformité. Les budgets convenus sont récupérés et mis à jour avec des informations sur le montant encore disponible. La solution d'approvisionnement extrait du système ERP des informations actualisées sur les fournisseurs privilégiés, de sorte que les acheteurs puissent facilement faire leur choix.

Un achat donne lieu à une facture, et une intégration de qualité entre tous les systèmes permet également une correspondance à 5 voies, par exemple. Dans le cas d'une correspondance à trois voies, la facture est mise en correspondance avec le bon de commande et l'enregistrement de la réception, le logiciel de traitement des factures récupère ces informations auprès de la solution d'approvisionnement et du système ERP. Si vous souhaitez étendre ce système à une correspondance à 4 ou 5 voies, vous pouvez, par exemple, considérer un label de qualité et/ou une caractéristique de qualité comme une exigence pour la correspondance.

Traitement des factures

Une intégration de qualité allège le travail de traitement des factures. Dès qu'une facture arrive, elle est visible dans le logiciel de traitement des factures, mais elle est également préenregistrée dans le système ERP, par exemple avec le bon codage (compte du grand livre, centre de coûts, projet) et avec un blocage de paiement jusqu'à ce que la facture soit approuvée. Ainsi, toutes les informations se trouvent toujours dans les bons systèmes. Lors de la clôture du mois, par exemple, il n'est pas nécessaire d'extraire des données de plusieurs systèmes. Si ces informations ne sont pas échangées, vous ne verrez ces coûts que lorsque quelqu'un comptabilisera la facture dans le système ERP.  

Utiliser la logique d'entreprise du système ERP

Les données de base permettent d'élaborer une proposition d'entrée qui intègre la logique de gestion du système ERP. Pensez à un compte du grand livre auquel appartiennent des centres de coûts spécifiques, de sorte qu'il ne soit pas nécessaire de vous présenter à nouveau la liste complète des centres de coûts. Ce type de logique peut éventuellement être intégré dans une solution de traitement des factures, mais il n'est pas nécessaire de s'en préoccuper si la logique existe déjà dans votre système ERP.

Flux d'approbation des factures

Dans le flux d'approbation des factures, le logiciel de traitement des factures se charge de la majeure partie du travail en vérifiant si la facture correspond à un bon de commande ou à un contrat. Si le système ERP est relié au système d'entrepôt et que les marchandises entrantes sont scannées, le logiciel de traitement des factures peut vérifier la quantité effectivement livrée et si elle correspond au numéro figurant sur la facture. Ainsi, en cas de litige concernant une facture, le responsable du budget peut toujours facilement étayer ses dires par des faits. 

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