Supposons que votre organisation achète des articles nécessaires à l'exercice de votre activité principale. Pensez aux matières premières si vous êtes un fournisseur de produits semi-finis, ou aux pièces de bois si vous travaillez dans le secteur de la construction. En bref, indiquez ce qui correspond à votre activité.
Flux important de factures
Vous avez tous en commun un flux important de factures, qu'elles soient liées à l'achat ou à la vente. Si l'on considère les factures entrantes, environ 70 % d'entre elles correspondent au bon de commande. Mais la vérification des données de la facture par rapport au bon de commande sous-jacent se fait encore le plus souvent manuellement, ce qui vous fait perdre un temps précieux.
Imaginez qu'il y ait 10 000 factures d'achat à traiter chaque année, dont 70 % correspondent directement à la commande initiale. Si vous rendez ce processus automatique et que les données sont également directement affectées au bon compte général, cela signifie, dans cet exemple, un gain de temps d'environ 7 000 factures... Combien de temps votre collègue consacre-t-il au traitement d'une facture ?
Il est temps de resserrer les rangs
processus d’achatSi vous considérez votre de cette manière, vous aurez soudain beaucoup d'espace à votre disposition. En effet, si tous les travaux standardisés sont automatisés, de sérieuses opportunités s'offrent à vous. En effet, vous serez automatiquement contraint d'examiner vos processus de plus près : s'il existe encore un taux d'abandon de 30 % pour les factures qui s'écartent du bon de commande, il est désormais temps (grâce à l'automatisation) d'en rechercher les raisons.
Par exemple, vous pouvez examiner les accords conclus avec les fournisseurs. Vous pouvez également choisir de spécifier les tolérances dans lesquelles les écarts sont autorisés : ainsi, par exemple, un écart de 1 % par rapport au montant maximal de la commande n'est pas considéré comme un écart par le système, puisqu'il se situe dans les limites acceptées.
Agréable pour l'ensemble de l'entreprise
Lorsque les factures correspondent aux règles de commande et de réception, elles sont automatiquement approuvées, ce qui est agréable pour les différents services : ils sont immédiatement déchargés de la charge de travail. Les services des achats et des finances ne doivent s'occuper que des factures qui ne correspondent pas et des déchets.
C'est également pratique, car les collègues des achats ou de la réception ne doivent pas se rendre au service financier avec une pile de documents, tout est disponible dans un système central. Un espace est créé très rapidement, à tous points de vue, pour réduire la charge de travail, et les départements des achats et des finances sont en mesure d'affiner constamment le processus et un dialogue rapide et constructif émerge. Une excellente résolution pour la nouvelle année en ce qui nous concerne... Qu'en pensez-vous ?
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