Tout était mieux avant" ou "Cela fait des années qu'on fait comme ça et ça marche bien, n'est-ce pas ? Deux exemples de déclarations généralement faites par des personnes qui n'aiment pas beaucoup le changement. Des changements qui sont pourtant nécessaires pour continuer à répondre aux attentes de leur propre organisation.
Ce n'est que lorsque les avantages d'un nouveau processus sont clairement démontrés que les gens sont plus enclins à accepter le changement. Cela s'applique également auprocessus de traitement des factures, les organisations passant de plus en plus d'un traitement manuel à un traitement numérique des factures.
Traitement manuel des factures
Prenons l'exemple de l'entreprise de pointe X. Elle a tout ce qu'il faut. Son site de production utilise les dernières merveilles technologiques. Les meilleurs produits sortent du tapis roulant à une vitesse vertigineuse et la logistique est également au top. Tout semble réglé dans les moindres détails. Semble, car le département des finances est une exception. Il n'est pas aussi moderne que le reste de l'entreprise. Comme le département financier n'a rien à voir avec le processus primaire, les investissements y sont restés à la traîne. L'entreprise X traite encore les factures manuellement.
Par exemple, elle reçoit les factures de deux manières : sur papier par la poste ou sous forme de PDF par courrier électronique. Un employé du service financier imprime d'abord les factures en format PDF. Ensuite, il appose un cachet ou un bordereau de facturation sur toutes les factures et rédige un codage à l'avance. Il les remet ensuite aux différents responsables de budget. Une démarche qui lui prend de toute façon du temps, car pendant qu'il livre toutes les factures, il tombe toujours sur un collègue qui veut discuter ou qui a une question à propos d'une facture ou d'une réclamation.
Une fois qu'elles sont arrivées sur les bureaux des responsables de budget, il suffit d'attendre qu'elles soient signées. Si cela prend trop de temps, il appelle son collègue pour lui demander s'il a déjà approuvé la facture. Ce dernier promet de le faire le jour même, mais il sait aussi que la pratique prouve souvent le contraire. Parfois, plusieurs responsables de budget doivent approuver les factures. Cela ne peut se faire que l'un après l'autre, ce qui prend encore plus de temps.
Ensuite, un fournisseur appelle également pour savoir où en est sa facture. Qui travaillait déjà sur cette facture ? Il doit également se pencher sur cette question. Une fois les factures approuvées, elles sont à nouveau collectées par le service financier et saisies manuellement dans les systèmes financiers afin de pouvoir être payées. Enfin, l'employé met les factures dans un classeur qu'il classe dans une armoire débordante.
Il y a tant d'étapes que beaucoup de choses peuvent mal tourner. Cela peut sembler une solution bon marché, mais rien n'est moins vrai. Avec beaucoup de travail manuel, de recherche de factures, de factures perdues et de longs délais, l'ensemble du processus est sujet aux erreurs et coûteux. Il en résulte également les frustrations nécessaires.
Infographie
Traitement des factures : manuel ou numérique
Ouvrez cette infographie et découvrez les différences entre le traitement manuel et le traitement numérique des factures.
Traitement numérique des factures
L'entreprise Y a également réussi. Elle est tout aussi moderne que l'entreprise X, à la différence près qu'elle a investi dans le département des finances.
La plupart des factures sont envoyées par courrier électronique. Les factures au format PDF sont automatiquement traitées à partir de la boîte aux lettres électronique et "récupérées" par un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR). Ce logiciel de numérisation et de reconnaissance permet de relier automatiquement les factures entrantes au bon créancier. Les données requises sont automatiquement lues par le logiciel OCR. Plus tard dans le processus, ces données sont comparées à des reçus et/ou des commandes antérieurs et automatiquement mises en correspondance.
Les autres factures, les factures électroniques, arrivent soit par courrier électronique, avec un fichier XML en pièce jointe, soit par PEPPOL. Dans les deux cas, les factures entrent directement dans le processus de traitement, en sautant toutes les étapes intermédiaires, telles que le processus de numérisation et de reconnaissance.
Les factures qui ne correspondent pas au bon de commande, aux reçus ou au contrat sont présentées à la personne compétente. Il s'agit de la personne qui a passé le bon de commande ou conclu le contrat. L'entreprise Y utilise le principe des quatre yeux en cas de non-concordance et implique toujours une personne supplémentaire dans l'audit.
Les factures sont automatiquement enregistrées dans le système financier. Un flux de travail garantit ensuite que les "signatures" nécessaires sont recueillies auprès des responsables budgétaires concernés. Aucun biros n'est impliqué ici, tout est fait numériquement.
Si le processus d'approbation est retardé, des rappels sont envoyés automatiquement. Si le titulaire du budget a des raisons de "retenir" la facture, il doit ajouter un commentaire à la facture. Le département des finances a une vue d'ensemble de tout et peut encore demander de l'aide ou de l'assistance si nécessaire. C'est précisément parce que tout est si clair que le service financier peut très facilement demander des rapports et les utiliser pour évaluer la manière d'améliorer les processus.
Une fois approuvées, les factures sont automatiquement libérées pour paiement et archivées. Il est très facile de récupérer une facture numérique. Toutes les étapes du processus sont également enregistrées dans une piste d'audit, y compris les commentaires et les pièces jointes.
Ce processus numérique de traitement automatisé des factures est facile, clair, perspicace et contrôlable. Il nécessite moins de temps et moins de mains pour effectuer le même travail. Tout était mieux avant ? Je ne crois pas !
Marcel Strabbing
Consultant en chef