Reconnaissez-vous le scénario suivant ? Au début de la nouvelle année, il y a un tel "buzz" dans l'organisation. Tout le monde se met en route avec une nouvelle énergie et de nouveaux projets. Vous savez où vous en êtes et où vous voulez aller. Puis, vous êtes de nouveau aspiré par l'agitation de la vie quotidienne.
Les employés sont de plus en plus occupés, les factures ne sont pas traitées et l'archivage des nouveaux contrats n'est pas non plus une priorité immédiate. En quelques semaines, le travail s'accumule à nouveau et vous perdez le fil.
Revenons un instant sur l'origine de ce problème. Il y a une quinzaine d'années, la vie d'un gestionnaire financier était encore relativement facile à gérer ; l'organisation était plus petite et l'on savait exactement qui était responsable de quelle facture. Tout cela était encore gérable. Aujourd'hui, la situation dans de nombreux départements financiers est complètement différente. Il y a cinq ou six ans, lorsque l'économie s'est timidement redressée, davantage de devis ont été établis et le nombre de commandes reçues a augmenté. La pression sur les ventes et la production s'en est trouvée accrue, et avec elle, celle sur le département financier.
Cascade de flux de documents
Vous devinez le résultat : plus de factures entrantes à traiter. Mais aussi plus de notes de frais de la part du personnel sur le terrain, par exemple. Sans parler de l'augmentation du nombre de contrats. Si cette tâche est effectuée par une seule personne au sein de votre organisation, un fichier Excel peut souvent encore vous aider. Mais dès qu'un plus grand nombre d'employés concluent des contrats, vous perdez rapidement de vue la forêt pour les arbres.
Par exemple, il arrive que l'on oublie de résilier un contrat, ce qui signifie que l'on reste bloqué pendant un an, ou pire, pendant cinq ans, avec un contrat qui n'est peut-être plus adapté à la situation. Une perte d'argent. En résumé : avec la reprise de l'économie, le service financier a dû faire face à de nombreuses actions supplémentaires. Résultat : une cascade de flux de documents et d'obligations, sans avoir le temps de réfléchir à la manière de maintenir l'ordre dans le travail. Et une certitude tenace : "Cela coûte chaque année beaucoup d'argent à notre organisation".
Comment récupérer la vue d'ensemble ?
Pour remédier à cette situation, vous pouvez bien entendu commencer à automatiser les processus. Ainsi, les employés ne doivent plus imprimer les factures avant de les saisir et de les remettre au responsable du budget. C'est une façon de travailler plus efficacement. Mais nous voyons aussi de plus en plus d'organisations se dire : "Attendez une minute, nous devons faire plus de travail avec le même nombre d'employés. Comment pouvons-nous donc réduire la charge de travail ?" La réponse est aussi simple que surprenante : en optimisant les processus standard qui ont parfois été mis en place il y a dix ans !
En même temps, nous constatons que cela échappe souvent à la règle, précisément à cause du rythme effréné de la vie quotidienne. En effet, en tant que gestionnaire, où trouver le temps de procéder à une telle restructuration alors que votre service est déjà soumis à une forte pression temporelle ? L'automatisation est le mot magique. Elle vous fera gagner du temps. Je vous entends déjà penser : "La mise en œuvre d'une telle opération d'automatisation prend également du temps". Vous avez raison. Mais au bout du compte, vous gagnerez du temps. Pensez à tous ces processus sur lesquels, après avoir mis en œuvre les bons systèmes, vous aurez non seulement une visibilité et un contrôle, mais vous gagnerez également du temps. Telle est notre promesse.
Vous voulez en savoir plus sur nos solutions ?
Si c'est le cas, n'hésitez pas à nous contacter. Ou jetez un coup d'œil à notre site web. Easy Systems soutient les entreprises et les organisations avec un large éventail de solutions. Qu'il s'agisse de structurer des processus financiers ou de numériser et d'automatiser des tâches répétitives. Cela vous laisse du temps pour les choses qui méritent toute votre attention et vous permet de garder une longueur d'avance sur la concurrence.
