De bonnes relations avec les fournisseurs sont essentielles à la réussite d'une entreprise. Mais comment renforcer les liens avec les fournisseurs existants ? Et comment assurer une collaboration stratégique avec de nouvelles parties dès le départ ? La gestion des fournisseurs devient une priorité croissante au sein des organisations, mais on oublie souvent que ce processus offre également de nombreuses possibilités d'améliorer les relations avec les fournisseurs. purchase-to-pay Les organisations accordent de plus en plus d'importance à la gestion des fournisseurs. Dans ce blog, nous souhaitons vous en dire plus sur les possibilités qui s'offrent à vous.
Imaginez la situation suivante : votre concurrent a commandé le même produit que vous. Mais alors qu'il est livré à temps chez lui, vous devez attendre des semaines, voire des mois. Pas de chance ! Si un fournisseur a un stock limité et ne peut pas servir tout le monde, il doit faire des choix. Et si vous n'êtes pas en tête de liste de ses favoris, vous risquez de passer à côté.
Dans le contexte actuel de concurrence et de mondialisation, les fournisseurs sont essentiels à la réussite d'une entreprise. Des défis tels que la pénurie, l'inflation et les questions géopolitiques ne font que renforcer cette importance. Le fait que les clients soient habitués à des délais de livraison de plus en plus courts n'arrange pas les choses. Vous ne pouvez pas fournir immédiatement à vos propres clients le produit final souhaité en raison d'une pénurie de pièces ? Ils se tourneront alors vers un concurrent qui a les articles en stock.
La collaboration stratégique avec les fournisseurs apporte un avantage concurrentiel
Il est donc impératif d'investir dans de bonnes relations avec les fournisseurs. Et pas seulement pour être sûr d'être toujours livré ; une collaboration stratégique avec les fournisseurs a bien plus à offrir. Elle vous permet d'apprendre beaucoup de leur savoir-faire, de leur expertise et de créer ensemble encore plus de valeur ajoutée. de leur expertise et de créer ensemble encore plus de valeur ajoutée. Vous pouvez également économiser du temps et de l'argent pour les deux parties en travaillant ensemble de manière plus efficace. En définitive, cette collaboration peut vous donner un avantage concurrentiel certain.
En bref : la gestion des fournisseurs est cruciale. Par gestion des fournisseurs, nous entendons toutes les activités et tous les efforts qui contribuent à construire une base de fournisseurs solide et à renforcer les relations de coopération. Mais comment s'y prendre ? purchase-to-pay Le processus offre plusieurs options. En optimisant et en automatisant tout ou partie du processus p2p, vous pouvez faire passer la collaboration avec les fournisseurs à la vitesse supérieure, et ce de plusieurs manières.
Payer les factures à temps
L'un des principaux moyens d'améliorer les relations avec les fournisseurs est sans doute de payer leurs factures à temps. Près de 70 % des PDG, directeurs financiers et directeurs des finances considèrent que c'est essentiel pour établir et préserver une relation de confiance, selon l'étude European Payment Report 2023 (rapport européen sur les paiements). Rapport européen sur les paiements 2023 d'Intrum.
Alors que l'étude de DirectResearch montre qu'une PME sur cinq ne paie pas la majorité de ses factures à temps. La cause principale ? Un processus d'approbation trop long. Dans un quart des entreprises, l'approbation des factures prend tellement de temps qu'elles ne parviennent pas à payer dans les délais impartis. Il y a de la place pour l'amélioration !
purchase-to-pay L'automatisation du processus accélère considérablement le processus d'approbation. En effet, les factures sont automatiquement validées etmises en correspondance avec le bon de commande et les marchandises livrées, avant d'être soumises (si nécessaire) par le biais d'un flux de travail à l'employé compétent pour approbation.
Livre blanc
purchase-to-pay Pourquoi automatiser l'ensemble du processus ?
Clarté et transparence pour un traitement des factures sans frustration
Outre le fait que le traitement manuel des factures, par exemple, prend souvent beaucoup de temps, il est également source de confusion et d'erreurs. Il n'est pas toujours facile de savoir où en est une facture. Est-elle bien arrivée ? Qui travaille actuellement dessus ? Est-elle prête à être payée ? Personne ne le sait. "Oh, je viens d'apprendre par un collègue que la facture doit être approuvée par le responsable du budget, mais il se trouve que cette personne est en vacances pour quelques semaines..."
Ce n'est pas seulement ennuyeux pour vous, mais aussi pour le fournisseur. Après tout, il attend son argent. Les fournisseurs sont donc souvent frustrés de devoir effectuer des appels de suivi pour connaître l'état d'un paiement. Cela coûte beaucoup de temps et d'argent. Selon l'étude d'Intrum mentionnée plus haut, les entreprises néerlandaises passent en moyenne 73 jours par an à courir après des factures impayées. Le coût de cette situation ? 19,6 milliards d'euros par an.
Cela permet d'améliorer les relations avec les fournisseurs. Évitez les frustrations et les appels téléphoniques interminables en vous assurant que le fournisseur sait toujours où il en est. L'automatisation du traitement des factures permet de visualiser et d'enregistrer l'ensemble du parcours d'une facture au sein de l'organisation. Vous savez ainsi à tout moment où se trouve une facture et quel est son statut. C'est non seulement une bonne chose pour la coopération avec le fournisseur, mais aussi pour vous. En effet, cela vous permet d'économiser du temps et de l'argent, d'agir à temps en cas de problème et de bénéficier d'éventuelles remises pour paiement anticipé.
De meilleurs contrats d'approvisionnement
Les achats et la gestion des fournisseurs ont désormais une fonction stratégique pour les organisations. Mais être stratégique ne fonctionne pas si l'on n'a pas d'idée sur les dépenses. Qu'est-ce qui est acheté - à qui ? Par qui ? Et à quelles conditions ? En ayant une vue d'ensemble, les achats peuvent faire des choix réfléchis, découvrir des possibilités d'économies et surveiller les principaux indicateurs de performance.
Après tout, si vous optez vraiment pour un partenariat stratégique avec vos fournisseurs, vous ne vous contentez pas de regarder le prix. Quelle est la rapidité de livraison ? Quel est le temps de réponse ? Et qu'en est-il de la qualité ? Enprocessus d’achat l'automatisationvous permet d'avoir un aperçu de ce type de données importantes. Sur cette base, vous pouvez ajuster la coopération et vous orienter ensemble vers une amélioration continue. Il est également plus facile de conclure des contrats de meilleure qualité et plus ciblés avec les parties auprès desquelles vous effectuez régulièrement des achats. Un tel contrat d'achat comprend des accords sur les conditions de paiement, les conditions de coopération, la livraison, l'évaluation et la résiliation.
purchase-to-pay Autres avantages de l'automatisation
purchase-to-pay En automatisant le processus, vous pouvez améliorer les relations avec les fournisseurs et vous engager dans une collaboration stratégique avec eux. Après tout, il est plus facile de payer les factures plus rapidement, cela apporte de la visibilité et de la clarté à la fois pour vous et pour le fournisseur, et cela permet un meilleur suivi et un meilleur pilotage de la collaboration. purchase-to-pay Curieux de connaître les autres avantages de l'automatisation ?Ouvrez le livre blanc ou regardez le webinaire.
Hans van der Kolk
Directeur des ventes