Au sein des organisations, un choix stratégique est souvent fait lorsqu'il s'agit de logiciels dans le nuage ou sur site. Alors qu'auparavant, le logiciel sur site était le choix principal, ces dernières années, et maintenant en partie grâce à COVID-19, il y a eu un mouvement significatif vers le nuage. On s'attend à ce que les organisations néerlandaises déplacent de plus en plus leurs opérations informatiques vers le nuage. Les professionnels néerlandais de l'informatique sont également désireux d'utiliser des systèmes dans le nuage chaque fois que cela est possible.
Il est très sain de garder un œil critique sur la stratégie choisie. Cette stratégie est-elle toujours adaptée aux circonstances actuelles, la stratégie choisie est-elle toujours à l'épreuve du temps ? Cela s'applique au niveau de l'entreprise, mais aussi au niveau des départements. En tant que professionnel de la finance, vous avez également une voix, une responsabilité et la volonté de faire avancer le département. Comment vous assurez-vous que le département est "à l'épreuve du temps" ? purchase-to-pay Le processus est-il en ordre ? Est-il évolutif ? Ou bien y a-t-il encore quelque chose à gagner et voyez-vous des améliorations ?
L'informatique dématérialisée n'est pas nécessairement la réponse à tout, mais elle peut être exactement ce dont vous avez besoin pour relever les défis d'aujourd'hui et être à l'épreuve du temps.
Livre blanc
purchase-to-pay Vous automatisez vos processus dans le nuage ? Voici les avantages
Le contrôle en temps réel permet d'éviter les problèmes
Un processus automatisé est une séquence de tâches exécutées. Certaines tâches sont entièrement réalisées par des logiciels, tandis que d'autres doivent être contrôlées et exécutées par une personne. Le transfert d'une tâche à la tâche suivante dans un processus est automatique - que la tâche soit exécutée par une personne ou par un logiciel - et s'appelle un lien. Pensez-y de la manière suivante : lorsque vous approuvez une facture dans le logiciel, celui-ci s'assure qu'elle est transmise au prochain détenteur de budget, de sorte que vous n'avez pas à vous adresser vous-même à votre collègue.
L'un des grands avantages du travail en nuage est que le fournisseur surveille ces liens en temps réel. Si un processus stagne, cela est immédiatement visible et l'on sait immédiatement où se situe le problème. Cela signifie que les problèmes peuvent être résolus de manière proactive et corrigés avant même que vous ne vous rendiez compte qu'il y a un problème. Un service informatique interne n'a généralement aucune idée de ces liens. Le risque avec les solutions sur site est que vous rencontriez vous-même un problème avant que votre propre service informatique ou votre fournisseur ne puisse chercher à savoir où se trouve le problème.
Évolutivité et stabilité des performances
Que vous optiez pour une solution sur site ou en nuage, vous devrez toujours faire face à des pics de charge de travail. Par exemple, si votre organisation se développe et que le nombre de factures à traiter augmente. Ou si vous devez faire face à des pics saisonniers, comme c'est le cas pour le commerce de gros et de détail pendant la période de Noël, par exemple. En cas de pic de charge, le logiciel fonctionnant sur le serveur devient plus lent. Vous devez alors attendre qu'un écran se charge.
Si vous disposez de votre propre serveur, sur lequel une solution sur site est installée, vous êtes lié par la capacité informatique maximale de ce serveur. Vous pouvez accepter un logiciel plus lent, mais si la capacité de calcul maximale est constamment utilisée, votre service informatique interne peut acheter un autre serveur ou un serveur supplémentaire pour créer plus de capacité de calcul. Mais une fois que vous avez besoin d'un peu moins de capacité, parce que le pic saisonnier est passé, par exemple, ce serveur reste là. Ce n'est pas une utilisation durable de l'investissement.
L'informatique dématérialisée est à l'épreuve du temps en raison de sa flexibilité en termes de capacité. En effet, la capacité des serveurs d'une solution en nuage est facilement extensible. Le logiciel continue à fonctionner de manière stable, toujours en douceur. Le fournisseur peut observer les pics de charge et y réagir, mais aussi les prévoir, comme dans l'exemple des pics saisonniers. Cela se fait souvent automatiquement et avant même que vous ne soyez affecté. Par exemple, il peut y avoir plus de capacité par défaut aux heures de bureau habituelles, ou si des effets saisonniers entrent en jeu, plus de capacité est activée à ce moment-là. Le fournisseur peut surveiller cela en temps réel et réagir avant que vous ne réalisiez que c'est nécessaire. Ainsi, la solution en nuage évolue en même temps que les besoins de votre service financier.
Vous disposez immédiatement des dernières fonctionnalités
Les logiciels sont constamment développés : des améliorations sont apportées, de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées, des bogues sont corrigés... Avec une solution SaaS dans le nuage, vous disposez de toutes ces mises à jour dès leur sortie et vous ne devez vous occuper de rien vous-même.
Si vous disposez d'une solution sur site, vous devez programmer vous-même une mise à jour avec le fournisseur et votre propre service informatique. Vous ne serez pas le premier à reporter une mise à jour "parce que je n'ai pas le temps maintenant". Et avant que vous ne vous en rendiez compte, plusieurs nouvelles versions sont apparues, vous êtes en retard et vous devez effectuer une très grosse mise à jour. C'est dommage, car vous avez investi de l'argent dans l'optimisation du processus. Si vous êtes en retard avec le logiciel, votre processus n'est plus optimal non plus.
Les mises à jour automatiques contribuent à la continuité des processus, tandis que vous pouvez vous concentrer sur d'autres choses, comme l'identification des possibilités d'optimisation de ces processus. Vous pouvez également tirer des enseignements de toutes les données que vous collectez, ce qui vous permet de fournir des conseils stratégiques à la direction. Ce n'est qu'à ce moment-là que vous serez vraiment à l'abri du changement.