Jochem, votre collègue des ventes, facture après un déjeuner avec un client. Il cache le reçu dans son portefeuille pour pouvoir le réclamer plus tard. Après avoir dit au revoir à son client, il prend sa voiture pour se rendre à son prochain rendez-vous. Comme il passe peu de temps au bureau, les semaines passent vite et il oublie rapidement le déjeuner. Un mois et demi plus tard, son directeur lui demande s'il n'est pas temps de mettre à jour l'administration. Jochem bloque deux heures dans son agenda et se met à travailler sur ses fiches de voyage et ses notes de frais. Son portefeuille est plein de reçus froissés.
Cette méthode de réclamation, qui consiste à collecter des reçus, n'est certainement pas unique. De cette manière, le responsable du collègue en question n'a que peu ou pas d'informations sur les coûts. Sans parler du service financier.
Traitement manuel des demandes
Dans le meilleur des cas, un nouvel achat est déclaré immédiatement, mais en général, les reçus sont conservés afin de pouvoir présenter plusieurs demandes en même temps. Avec un peu de malchance, cela prend parfois six mois. L'employé remplit un formulaire, transcrit tous les montants, inscrit la nature de l'achat et le service auquel il est destiné, et enfin agrafe les reçus au formulaire. Le tout est remis au service financier et attend d'être traité. Celui-ci commence par la comptabilisation des données dans les systèmes appropriés. Ensuite, le gestionnaire ou le responsable du budget doit d'abord approuver la demande, après quoi le montant est finalement remboursé.
Le service financier envoie de temps en temps des rappels à tous les employés. En effet, à l'approche de la clôture (semi-)annuelle, tout doit être soumis. En général, le service financier doit traiter en une seule fois toutes les déclarations accumulées à la fin de l'année. Même s'il y a déjà beaucoup à faire autour de la clôture (semi-)annuelle. Et les déclarants ? Ils sont mécontents, car ils veulent recevoir leur argent le plus rapidement possible.
Pour le service financier, les choses se compliquent encore lorsqu'il s'agit de dépenses par carte de crédit. Les employés qui possèdent une carte de crédit d'entreprise n'avancent rien personnellement. La nécessité de présenter des reçus est moindre pour eux. En tant que service financier, vous devez donc vous efforcer de réunir la charge de la preuve.
Traitement numérique des demandes
Comme les choses sont différentes lorsqu'il existe une solution pour le traitement des réclamations. Jochem paie le même déjeuner, reçoit un reçu et le prend immédiatement en photo via l'application de gestion des réclamations de son téléphone. Il laisse simplement le reçu derrière lui. Il monte dans sa voiture et avant de partir, il finalise la demande d'indemnisation. L'application a reconnu les données figurant sur le reçu et remplit automatiquement plusieurs champs. Il vérifie, ajoute quelques détails et soumet la demande. En tout et pour tout, cela a pris moins de 2 minutes.
La déclaration de Jochem est ensuite automatiquement traitée comme une facture dans le flux de traitement des factures. En tant que détenteur du budget, le gestionnaire de Jochem la reçoit automatiquement pour approbation via une notification de la solution de traitement des factures. Après approbation, l'administration financière reçoit une notification indiquant que la facture est prête à être payée. Pendant ce temps, Jochem peut suivre le statut de sa demande.
Il est tout aussi facile de traiter les frais de voyage et les dépenses par carte de crédit. Grâce à l'intégration de Google Maps, le calcul de la distance parcourue est facile et vérifiable. Et en reliant les mutations des cartes de crédit à la solution de gestion des notes de frais, le titulaire de la carte de crédit reçoit une notification lorsque de nouvelles mutations sont disponibles, ce qui lui permet d'ajouter immédiatement des preuves, une fois encore en prenant simplement une photo du reçu.
La gestion des réclamations profite à tous
Les déclarants n'ont plus à se soucier de l'illisibilité ou de la perte d'un reçu, car en le prenant instantanément en photo, toutes les données importantes sont déjà saisies.
Non seulement le service financier a une bien meilleure idée des coûts, mais il économise aussi beaucoup de travail. En tant que professionnel de la finance, vous ne devez plus constamment tirer les cheveux des gens pour qu'ils soumettent des reçus ou remplissent des données manquantes. Des rappels sont envoyés automatiquement si quelqu'un oublie de joindre quelque chose ou si la preuve n'est pas encore jointe aux mutations de cartes de crédit.
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Marcel Strabbing
Consultant en chef