Comment les contrats peuvent coûter beaucoup d'argent à une entreprise sans qu'elle s'en aperçoive

"La majorité des entreprises concluent beaucoup plus de contrats qu'on ne le pense, en particulier dans les organisations que je visite régulièrement. Elles fabriquent souvent des produits tangibles et, par conséquent, ont de nombreux contrats portant sur l'achat de produits et de matériaux.

Mais aussi avec les indépendants qui effectuent des travaux pour eux. Si l'on ajoute à cela, dans chaque entreprise, les contrats avec les services de nettoyage, les magazines spécialisés, un certain nombre de packs Office 365, le gaz, l'eau, l'éclairage, les abonnements téléphoniques, les contrats de location, la liste est considérable", explique Nicky Hendriks, responsable des ventes chez Easy Systems.

Garder les choses claires

"Quelques jours après la signature d'un contrat, vous savez encore exactement ce qui a été convenu. Un mois plus tard, cette connaissance s'estompe et, après environ trois ans, vous ne savez plus vraiment ce que contient le contrat", poursuit Nicky. Ensuite, les factures sont "simplement" approuvées parce que les montants étaient "les mêmes le mois dernier". Les gens savent qu'il faut vérifier une fois, mais en règle générale, ils n'accordent pas beaucoup d'importance à cette question.

C'est dommage, car cela signifie que de l'argent s'écoule sans que l'on s'en aperçoive, parce que les conditions, comme le prix, ne sont plus négociées. De plus, certains contrats peuvent être prolongés pour une longue période, comme un bail coûteux. D'autre part, certains contrats sont résiliés automatiquement. Il est important de les connaître afin de les renouveler à temps. Si vous ne le faites pas, les conditions risquent d'être moins favorables au moment du renouvellement, ce qui entraînera des coûts plus élevés.

Enfin, il y a cette longue file d'attente de contrats faciles à conclure parce qu'ils impliquent des coûts peu élevés. Ils se trouvent à différents endroits de l'organisation et ne sont donc pas très transparents, alors que tous ces contrats s'additionnent pour atteindre un montant final élevé", a déclaré Nicky.

Fête de la reconnaissance

"Les entreprises auxquelles je m'adresse reconnaissent toutes le problème, mais elles affirment que rien d'insurmontable ne s'est jamais produit parce qu'elles n'avaient pas une vision claire de leur flux de contrats. Jusqu'au jour où un contrat comportant une obligation financière importante est conclu, avec toutes les conséquences que cela implique. Les gens changent alors rapidement d'avis, mais c'est la moutarde après le repas. Si vous évaluez exactement les contrats existants, leur durée et leurs conditions, vous aurez une vue d'ensemble.

Fixez une date unique, par exemple après les vacances d'été. Notre système fournit ensuite des notifications, de sorte que les personnes sont informées à temps pour prendre des mesures, telles que la résiliation, le renouvellement, etc. Dans les grandes organisations en particulier, où les contrats ne sont pas gérés par une seule personne, cela apporte beaucoup de transparence, de tranquillité et de vue d'ensemble. En effet, dans les budgets que vous établissez, vous pouvez tenir compte de tous les coûts à venir, du personnel aux locaux et du contrat de location au nettoyage", conclut Nicky.

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