Votre gestion des contrats se trouve dans un tiroir ou une armoire de bureau ? Je ne pense pas que ce soit le cas.

"En tant qu'organisation, vous avez beaucoup à faire avec les contrats. Des accords officiels, donc, qui comportent tous des dates d'expiration", explique Hajo Koster, Account Manager chez Easy Systems. "Au cours d'une conversation, lorsque je demande qui est responsable de tous ces contrats et qui en assure le suivi, il n'y a pas grand-chose à dire.

Et je peux tout à fait l'imaginer, car lorsque la gestion des contrats n'est pas automatisée, il est également presque impossible de gérer correctement l'ensemble du flux. Lorsque vous optez pour une gestion solide des contrats, vous créez de la transparence et une vue d'ensemble. Il suffit d'appuyer sur un bouton pour savoir qui joue quel rôle, ce qui rend le processus extrêmement clair."

Différents types de contrats

"Par exemple, nous travaillons pour une grande agence de voyage qui, comme beaucoup d'autres entreprises, gère deux types de contrats : d'une part, les contrats informatiques, qui, dans ce cas, sont gérés par le gestionnaire de contrats, et d'autre part, les contrats relatifs aux installations, qui sont gérés par le gestionnaire des installations. Deuxièmement, il y a les contrats relatifs aux installations, qui relèvent du gestionnaire des installations. Chaque type de contrat peut avoir une durée standard différente.

L'avantage d'Easy Contract est que vous recevez automatiquement des notifications lorsqu'un contrat arrive à échéance dans quelques mois. Ainsi, vous êtes toujours en mesure de résilier ou de prolonger un contrat et, d'un point de vue plus général, vous avez une vue d'ensemble parfaite de toutes vos obligations en cours, qu'elles soient petites ou grandes", explique Hajo.

"Ne vous méprenez pas non plus sur les petits montants, car ils représentent également une somme importante lorsqu'on les additionne. Par ailleurs, nos clients apprécient également beaucoup la possibilité d'ajouter les dernières versions des contrats aux modules. Trouver les versions correctes et les plus récentes est un problème qui se pose souvent lorsque les contrats sont physiquement stockés dans une armoire.

Garder le contrôle

"Lorsque vous optez pour une solution automatisée, vous gardez de manière proactive le contrôle total de la gestion de vos contrats. Si les contrats ne sont pas numérisés, leur gestion n'est souvent pas prioritaire. Le marché nous signale également que les clients utilisent notre logiciel de gestion des contrats lors de l'établissement de leurs chiffres annuels, car ils peuvent désormais facilement vérifier numériquement quelles obligations sont en cours.

En outre, pour les organisations, en particulier à un niveau un peu plus élevé, il est très agréable de disposer d'une solide administration de gestion des contrats (et donc d'un bon processus), même en cas d'audit. L'autre jour, j'ai visité une entreprise où, à son insu, son coûteux contrat de location avait été prolongé de trois ans... Elle est maintenant passée à un système numérique, même si, rétrospectivement, elle aurait préféré le faire plus tôt", conclut Hajo en riant.