Qui achète les stylos dans votre entreprise ?

La gestion des achats. Ce n'est pas peu dire, mais il ne s'agit de rien d'autre que de l'ensemble du processus d'enregistrement et de traitement des achats que vous effectuez en tant qu'organisation. Pourquoi voudriez-vous les enregistrer ? 

Nous vous présentons clairement les différents points de vue. En utilisant un simple biros comme métaphore reconnaissable,...

Par Hans van der Kolk

1. Créer une vision

L'économie évolue, les intérêts au sein des organisations augmentent. Il en va de même pour la nécessité d'enregistrer les données le plus tôt possible dans le processus, par exemple lors de la sélection des fournisseurs. En fait, la gestion des achats est le point de départ de toute la chaîne financière. En effet, elle permet de savoir clairement quelles obligations vous contractez avec qui, à quel moment, à quel prix et à quelles conditions de livraison. Les contrôleurs des organisations consacrent souvent beaucoup de temps aux activités exécutives. C'est dommage, car si un processus mieux organisé génère plus d'informations (en temps réel), ils peuvent tirer des conclusions plus rapidement et prendre des mesures immédiates. Cela crée également plus d'espace pour les questions tactiques et stratégiques.

2. Obtenir l'autorisation

Remplir un formulaire pour un nouveau stylo ? Cela paraît parfois insensé et pourtant cela arrive souvent, surtout dans les grandes organisations. Il n'est pas rare que l'employé en question aille lui-même acheter ses fournitures de bureau et remette le reçu plus tard (souvent bien plus tard) à l'administration. Il s'agit d'une occasion manquée pure et simple, car il y a souvent des achats à chaud et des réapprovisionnements à petite échelle. Votre organisation passe donc à côté d'avantages en matière d'achats. Bien sûr, ce n'est pas si passionnant dans le cas d'un simple biros... Mais vous serez surpris de voir quels autres éléments cet exemple aurait pu couvrir. Et puis, l'ensemble des petits et moyens achats devient soudain une véritable facture. Une facture qui manque également d'informations financières parce que chaque employé déclare son reçu à un moment différent. Une réglementation claire des autorisations permet d'éviter beaucoup de misère financière et de frustration chez les employés et d'obtenir des remises sur les achats...

3. S'occuper de l'administration financière

Imaginez une entreprise de vente en gros de matériel d'écriture où tout le monde sait exactement ce qui doit être acheté et stocké, par exemple. Ce processus primaire est souvent parfait au sein des entreprises. Dans le cadre du processus secondaire, il existe des obligations que l'on contracte pour accomplir le processus primaire. Pensez aux abonnements aux logiciels, aux frais de comptabilité, à la location des locaux, aux frais de personnel, etc. Si le processus secondaire n'est pas suffisamment pris en compte, vous courez de sérieux risques dans des domaines tels que la liquidité et la solvabilité. Le processus secondaire revêt une importance financière considérable. C'est pourquoi il est extrêmement important de disposer d'une vue d'ensemble pour mener à bien les opérations.

La morale

N'oubliez pas que la gestion des marchés publics fait partie du processus global de passation des marchés. Faites-en une prise de conscience positive au sein de votre organisation : réduisez la bureaucratie, économisez des coûts, améliorez la compréhension et créez un soutien interne important.

Plus d'informations ? Appelez Hans van der Kolk au 0318 648 748 ou envoyez un message à hvanderkolk@easysystems.nl.