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Étude de cas

Poelmann van den Broek



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Poelmann van den Broek

Poelmann van den Broek opère à partir de Nimègue et fournit depuis 45 ans des services juridiques de haute qualité destinés aux entrepreneurs, aux PME+ et au secteur de la construction. Pour ce faire, le cabinet n'a pas recours à des discours coûteux, mais défend les intérêts de ses clients avec une grande ouverture d'esprit. Le cabinet d'avocats est spécialisé dans les services juridiques pour la construction et l'immobilier, la fabrication et la technologie et le commerce de détail.

Les défis

C'était une frustration qui revenait sans cesse au sein du cabinet d'avocats. Les factures qui, malgré les bonnes intentions, n'arrivaient pas de manière centralisée, les reçus qui se perdaient, mais surtout le manque de vue d'ensemble étaient les plus frustrants. L'objectif principal de Poelmann van den Broek était d'accélérer et d'améliorer le processus d'autorisation.

Traitement manuel des factures

Des factures qui restaient entre collègues, des reçus qui revenaient quelque part au bout de six mois, c'était le quotidien de son collègue Birol Cantürk, explique Arno Bomer, contrôleur de gestion chez Poelmann van den Broek. "Notre processus était en grande partie manuel. Les factures n'arrivaient pas toujours de manière centralisée. Nous avons ouvert une boîte aux lettres distincte à cet effet, afin qu'elles aboutissent toujours au même endroit. Mais dans la pratique, ce n'était pas toujours le cas et elles restaient parfois sur les bureaux.

Une fois les factures reçues, elles étaient collectées par personne et remises dans un dossier aux personnes qui devaient les autoriser, ce qui impliquait parfois jusqu'à dix personnes. Elles étaient ensuite transmises au directeur, puis revenaient au service financier et ce n'est qu'ensuite que la facture était introduite dans le système ERP. Parfois, nous devions encore appeler des collègues pour vérifier le statut de la facture. Cela ne fonctionnait tout simplement pas.

Arno avait déjà constaté qu'il pouvait en être autrement chez un précédent employeur. "J'ai fait un voyage de six mois dans une autre entreprise où le traitement des factures se faisait de manière numérique. C'est beaucoup plus facile". Il fallait donc changer les choses, c'était clair. M. Poelmann van den Broek a examiné un certain nombre de solutions proposées par plusieurs fournisseurs, dont l'un était déjà bien établi dans le secteur juridique. Le choix s'est néanmoins porté sur Easy Systems. La convivialité de la solution a finalement été le facteur décisif.

Contrôle du processus sans archives poussiéreuses

"Nous voulions contrôler le processus de traitement des factures. Et nous y sommes parvenus. Nous pouvons désormais savoir exactement quelles sont nos factures et où elles en sont dans le processus. Si un créancier nous appelle, nous pouvons immédiatement lui indiquer où en est une facture dans le processus d'autorisation et si elle est approuvée ou non. Cela nous donne non seulement une meilleure vue d'ensemble, mais a également des effets positifs pour nos clients. En tant que cabinet d'avocats, nous traitons des débours, où nous avançons les frais de justice, mais aussi les frais d'huissier, par exemple, pour nos clients. Nous pouvons désormais les facturer très rapidement. Nos clients savent ainsi rapidement ce qu'ils doivent nous payer.

Nous constatons également que la clôture de l'exercice se fait plus rapidement. Nous avons récemment déménagé dans un nouvel immeuble de bureaux, ce qui a bien sûr entraîné l'apparition de nombreuses factures d'investissement qu'un comptable aimerait voir. Il nous fallait auparavant une journée pour les préparer, mais maintenant nous pouvons les voir immédiatement. Outre le fait qu'il est plus facile de consulter une facture, nous pouvons analyser plus rapidement les coûts.

Pourtant, nous recevons encore beaucoup de factures et d'autres documents sur papier. Non seulement des avocats, mais aussi des prestataires de services juridiques, des huissiers de justice et des notaires. Le courrier que nous recevons encore est scanné à un endroit central. Toutes les factures qui nous parviennent sont immédiatement numérisées, de sorte qu'il n'y a plus de courrier physique. Une facture reçue il y a cinq ans peut être affichée sur votre écran en un clin d'œil. Vous ne devez plus la rechercher dans des archives (poussiéreuses). Notre cabinet est en avance sur les autres cabinets d'avocats à cet égard. Ils trouvent très spécial que nous fassions tout par voie numérique".

 

Poelmann van de broek 300 x 300

 

"Une facture reçue il y a 5 ans apparaît sur votre écran en 2 secondes. Plus besoin de chercher dans des archives poussiéreuses".

Arno Bomer, contrôleur

 

Tout dans le nuage

Le cabinet d'avocats utilise le logiciel sur site d'Easy Systems depuis 2016. En 2021, il a déménagé dans de nouveaux locaux, ce qui explique en partie la migration vers le cloud. Ce déménagement avait été annoncé depuis un certain temps. "Le système de gestion du cabinet, que les avocats utilisent pour noter les heures, préparer les factures et faire la comptabilité, était quelque peu dépassé. Nous nous sommes demandé si nous voulions vraiment continuer avec ce système. Car dans ce cas, nous devions le mettre à jour, mais nos serveurs avaient également besoin d'une mise à jour", explique Arno. explique Arno. "Pour nous, le déménagement physique a été l'occasion d'adopter une méthode de travail numérique, moins limitée dans le temps et dans l'espace, et c'est donc à ce moment-là que nous avons décidé de passer à l'informatique dématérialisée. Et bien sûr, avec une stratégie basée uniquement sur le cloud, les logiciels d'Easy Systems ne pouvaient pas être laissés de côté. Ce processus a été très bien guidé par Easy Systems".

La sécurité avant tout

Outre toutes les questions pratiques liées à la migration vers l'informatique dématérialisée, une exigence figurait en tête de liste... la sécurité. "Ce n'est pas très surprenant puisque nous traitons beaucoup d'informations confidentielles. En tant que partie légale, il est particulièrement important pour nous que les données de nos clients soient en sécurité et que n'importe qui ne puisse pas y accéder. Nous voulons savoir où les données sont stockées et si tout est conforme aux dernières technologies et exigences en matière de sécurité. Et bien sûr, ces données doivent être accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. À notre époque, il s'agit là d'un point de vue général, mais d'une condition importante pour nous.

Il suffit de le faire

"Dans notre nouvelle situation, la sécurité des serveurs est garantie, Easy Systems s'en charge. Notre administrateur système ne doit plus se préoccuper des mises à jour des serveurs ou des logiciels. L'ensemble de la maintenance est supprimée pour nous et relève désormais de la responsabilité d'Easy Systems, ce qui est agréable. Nous avons également établi un lien avec Micosoft Azure Active Directory. Désormais, lorsque nous créons un nouveau collègue dans un groupe spécifique, il est automatiquement ajouté en tant qu'utilisateur dans Easy Invoice. Autre avantage : dès qu'une personne quitte son emploi, elle ne peut plus accéder aux logiciels d'Easy Systems, car elle n'a plus accès à Microsoft. Enfin, Arno a un conseil à donner aux personnes qui ont des doutes sur le cloud : "Faites-le ! Cela vous fera gagner du temps et vous évitera bien des tracas. 

Déclarations : un processus simple avec de nombreuses frustrations

Bien que le nombre de déclarations annuelles ne soit pas très élevé, Poelmann van den Broek n'a pas voulu se voiler la face. "Nous considérons cela principalement comme un service à l'égard de notre personnel. Nous voulons être un bureau numérique, il est donc étrange de ne pas numériser un processus aussi "simple". Pourtant, un processus relativement simple peut être source de frustration et prendre du temps. "Avant d'utiliser Easy Expense, nos collègues devaient saisir leur nom et leur compte bancaire dans Word, y compris toutes les lignes de la demande. Ils devaient ensuite les imprimer et nous les envoyer avec les reçus au verso. Une fois que nous avions ce document dessiné à la main entre les mains, nous n'avions plus qu'à commencer à le numériser. Il arrivait parfois que les reçus traînent pendant six mois parce que les gens n'avaient pas envie de remplir un formulaire. Il arrivait que mon collègue reçoive un formulaire avec 20 reçus derrière lui, et qu'il se contente de le scanner. Ce n'était pas vraiment optimal", soupire Arno.  

"Les reçus pouvaient parfois rester jusqu'à six mois.

C'est si simple

"Nous avons dû choisir entre Easy Systems et un autre prestataire, avec lequel nous effectuons également le traitement des salaires. Comme il faut déjà intégrer beaucoup de contrôle dans le traitement des salaires, ce qui n'est pas vraiment lié au contrôle des dépenses, nous avons délibérément choisi de le séparer. Mais nous avons également choisi Easy Expense principalement pour son côté pratique. Il s'inscrit dans un flux de travail que nous connaissons déjà. Il est donc facile à utiliser pour notre personnel. L'un de nos avocats m'a appelé pour me dire qu'il en était très satisfait : "Cela fonctionne si simplement".

L'avenir

"Nous ne sommes pas nécessairement fatigués par le changement, mais bien sûr, nous avons déjà connu de grands changements récemment. Nous faisons donc une pause pendant un certain temps, mais nous voyons des opportunités, en utilisant Teams et en débloquant Power BI, pour s'assurer que les gens ont une vision actualisée des coûts et du temps passé sur les dossiers. C'est là que réside un rôle central pour nous, en tant que département financier, d'acquérir davantage de connaissances et de veiller à ce que les bons rapports soient disponibles. Si je me projette dans l'avenir, je m'attends à ce que nous abandonnions progressivement les rapports rétrospectifs au profit de l'émission de prévisions et d'un rôle plus proactif. Mais avant d'en arriver là, il nous reste encore quelques étapes à franchir". conclut Arno.

 

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