"Nous avons à nouveau une vue d'ensemble de nos contrats"

Nous nous entretenons avec Hanneke et sa collègue Angelique van Eldik, coordinatrice des comptes créditeurs et débiteurs, au siège de Prénatal, situé dans le centre d'Amersfoort. Quelque 125 employés y travaillent. La chaîne d'articles pour bébés et jeunes enfants possède également 38 magasins aux Pays-Bas.

Défis liés à la gestion des contrats

politique de confidentialitéJusqu'à il y a environ un an, Hanneke s'occupait principalement de la gestion des contrats. "C'est en partie parce que la gestion des contrats posait un certain nombre de problèmes qu'il était nécessaire d'élargir la fonction", explique-t-elle à propos de son passage au poste de responsable de la conformité et des affaires juridiques. Par exemple, il n'y avait pas de procédures pour traiter les contrats. "Les gestionnaires, par exemple, stockaient les contrats eux-mêmes quelque part au niveau local, ce qui n'était pas fait de manière centralisée. Cela n'était pas centralisé. Il était donc difficile de retrouver quoi que ce soit. Si des questions concernant un contrat se posaient plus tard, il fallait faire des recherches considérables, surtout en cas de changement de personnel. Surtout lorsqu'il y avait eu un changement de personnel entre-temps".

Angélique est régulièrement confrontée à ce problème dans le cadre de son travail. "Je voyais arriver une facture sans savoir si elle était accompagnée d'un contrat. Je devais alors faire le tour de toutes les portes pour demander si quelqu'un savait quelque chose à ce sujet. C'était le signal qu'il fallait faire quelque chose".

Hanneke ajoute : "Nous n'avons jamais eu de bonnes informations à ce sujet. Combien de contrats avons-nous réellement ? Combien de nouveaux contrats signons-nous chaque année ? Nous ne le savons pas.

Fixer les contrats de manière centralisée

Bref, une raison suffisante pour travailler sur la gestion des contrats. L'une des premières étapes a consisté à élaborer de nouvelles procédures concernant la manière dont les gestionnaires doivent traiter les contrats. "Qu'attendons-nous lorsque nous concluons un nouveau contrat ? Quels sont les contrôles à effectuer au préalable ? Et aussi : à quoi faut-il penser lors de la prolongation ou de la résiliation d'un contrat", explique Hanneke.

Ils ont également cherché un outil d'enregistrement dans lequel les contrats pourraient être enregistrés de manière centralisée. Pour ce faire, ils se sont adressés à Easy Systems. En effet, Prénatal travaille depuis plusieurs années avec le logiciel de traitement des factures Easy Invoice de l'entreprise informatique basée à Ede. "L'idéal est de travailler le plus possible avec le même système. Cela permet de s'assurer que tout va bien ensemble et que tout le monde est déjà un peu habitué à la façon dont le programme fonctionne", explique Angélique.

De nouvelles procédures sont mises en place

Entre-temps, les nouvelles procédures ont été mises en place et Easy1 Contract, en combinaison avec Stiply, est opérationnel. Les nouveaux contrats de service avec les fournisseurs doivent être introduits dans ce système. Il s'agit de contrats pour lesquels Prénatal doit respecter une obligation de paiement, par exemple pour l'entretien des machines à café ou le soutien marketing.

Hanneke explique comment ils procèdent désormais : "Le gestionnaire reçoit le contrat et l'introduit dans Easy1 Contract. Il doit ensuite remplir une liste de contrôle pour vérifier que toutes les vérifications nécessaires ont été effectuées. Je reçois ensuite une notification et je vérifie si tout est correct et complet. Je l'envoie ensuite par Stiply à la direction et au fournisseur pour signature. Une fois qu'il a été signé numériquement par tout le monde, il est à nouveau enregistré dans Easy1 Contract comme étant complet.

Clair et conforme

Quels sont les résultats de cette nouvelle méthode de travail ? "Le résultat le plus tangible est qu'une cinquantaine de contrats sont désormais enregistrés de manière centralisée. Nous avons une vue d'ensemble et savons clairement où ils se trouvent et à qui ils appartiennent. C'est déjà très agréable. Angélique ajoute : "Si le contrôle de gestion me demande maintenant si j'en sais plus sur une facture et le contrat correspondant, je peux très facilement le vérifier dans le système. La recherche d'un collègue qui en sait plus n'est plus nécessaire."

"Comme les contrats étaient stockés localement, il y avait parfois plusieurs versions en circulation,
il y avait parfois plusieurs versions en circulation.
Aujourd'hui, il suffit d'avoir la dernière version à portée de main".

Un autre grand avantage est qu'une piste d'audit est désormais maintenue. Du point de vue de la conformité, c'est très important pour l'entreprise, explique Hanneke. "Cela permet d'enregistrer avec précision qui a fait quoi et quand dans le cadre d'un contrat. On peut alors toujours s'adresser aux bonnes personnes si des questions concernant le contrat se posent ou si quelque chose ne va pas".

En outre, l'enregistrement dans Easy1 Contract permet de savoir à tout moment quelle est la dernière version du contrat. "Comme tout était auparavant stocké localement, il y avait parfois plusieurs versions en circulation. Maintenant, on a toujours la dernière version sous la main. Il n'y a donc jamais de problème à ce sujet."

Signé numériquement par tous

Prénatal a également mis en place l'outil de signature électronique Stiply en même temps qu'Easy1 Contract. "Dans l'ancienne situation, nous recevions le contrat du fournisseur, nous le signions, nous le renvoyions et nous ne le revoyions plus jamais", explique Hanneke. "Le contrat que nous avions stocké quelque part n'était donc pas signé par l'autre partie. Désormais, même le fournisseur doit signer numériquement le contrat avant qu'il ne soit entièrement enregistré dans le système."

La signature numérique apporte plus d'avantages, selon les deux femmes. "Elle est beaucoup plus efficace que la signature manuelle. Il arrive régulièrement que les membres du conseil d'administration soient à l'étranger et qu'il faille beaucoup de temps avant qu'ils ne soient sur place pour apposer leur signature. Aujourd'hui, ils peuvent simplement le faire en ligne. C'est beaucoup plus pratique et moderne. C'est également un pas en avant du point de vue de la responsabilité sociale des entreprises. Il n'est plus approprié, à notre époque, d'imprimer tous les contrats et de les scanner pour les signer à nouveau.

L'état d'esprit à l'égard des contrats

Hanneke note que la mise en œuvre des nouveaux systèmes et procédures implique un changement d'état d'esprit. "Idéalement, tout le monde aimerait que tout soit en place aujourd'hui. Mais on ne conclut pas un contrat en quelques minutes. Il faut suivre les bonnes procédures et bien réfléchir. Il m'est arrivé d'envoyer un contrat au directeur financier pour signature et de recevoir des questions sur le budget. Tout cela doit être réglé en amont, avant même que le contrat ne soit rédigé. Tous les collègues commencent à prendre conscience de cette réalité".

À propos de la coopération avec Easy Systems, Angélique ajoute : "Je trouve le contact agréable. Nous pouvons toujours avoir une discussion ouverte et transparente et indiquer ce dont nous avons encore besoin. J'ai également l'impression que l'on tient toujours compte de nos commentaires et que l'on nous prend au sérieux.

Projets futurs

S'il n'en tient qu'aux deux, cela ne s'arrêtera pas à l'enregistrement central et à la signature numérique des contrats de service. "Il faut d'abord que tous les contrats de service soient introduits dans le système selon les procédures correctes et que tout le monde s'habitue à cette nouvelle méthode de travail. Ensuite, nous pourrons travailler sur l'étape suivante. Par exemple, la possibilité d'intégrer davantage Stiply dans Easy1 Contract, de sorte que je ne doive pas enregistrer manuellement le contrat signé, mais que cela se fasse automatiquement. Ou encore la possibilité de faire correspondre automatiquement les factures avec les contrats et d'ajouter des contrats avec les fournisseurs de produits. Nous envisageons également de centraliser la gestion des achats.

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