purchase-to-pay Les avantages de l'automatisation
La numérisation des processus documentaires est une priorité pour de nombreuses organisations. purchase-to-pay Parmi ceux-ci, le traitement des factures et les solutions sont les marchés en croissance les plus importants. purchase-to-pay Nous énumérons ci-dessous quelques-uns des principaux avantages de l'automatisation du processus.
1. Prise en main et contrôle des marchés publics
Au sein des organisations, les commandes sont souvent passées par de nombreux employés de différents services et manquent de coordination entre eux. Les commandes sont passées par courrier électronique ou par téléphone auprès de divers fournisseurs, sans qu'elles soient enregistrées et vérifiées dans un système. purchase-to-pay Avec une solution, toutes les demandes suivent un parcours structuré dans le système. L'avancement du processus est toujours transparent et les achats sont toujours contrôlés. Cela garantit que les biens et/ou les services sont commandés auprès des bons fournisseurs, au bon prix et dans les bonnes conditions. De cette manière, les accords contractuels et les remises peuvent également être utilisés de manière optimale.
2. Économies de coûts
Les études montrent qu'une moyenne de 11,20 euros par facture peut être économisée grâce à l'automatisation du traitement et de l'appariement. Cela équivaut à une économie de 64 %. purchase-to-pay Le fait est que l'automatisation du processus entraîne toujours des économies directes en réduisant les activités manuelles et les flux physiques de papier.
3. Comprendre les engagements
L'introduction d'un système de gestion des engagements permet d'améliorer la visibilité des engagements en cours. L'organisation dispose ainsi d'un aperçu complet et actualisé de l'état des demandes, des commandes, des factures (à recevoir) et des budgets en cours.
4. Gestion de l'information
Grâce au stockage et à l'échange de données sous forme numérique, les applications ne sont plus perdues de vue, les factures ne peuvent plus être égarées et les commandes peuvent être retrouvées instantanément dans les archives numériques. L'audit annuel est également plus rapide car la piste d'audit complète peut être consultée instantanément.
5. Procuration claire
Un système automatisé apporte de la clarté à toutes les parties concernées et évite les discussions inutiles. Les accords applicables à la passation des commandes et le rôle de chacun dans le processus sont immédiatement clairs.
6. Intégration de la chaîne
Lors de l'achat de biens et de services auprès de fournisseurs, l'enjeu dépasse le simple traitement logistique de la transaction. Dans ce contexte, on parle de plus en plus d'intégration de la chaîne. En concluant des accords solides, le processus de traitement peut être automatisé dans une large mesure, ce qui permet d'éviter les frustrations et les discussions. Un processus de traitement automatisé, dans lequel les factures sont livrées numériquement ou électroniquement et automatiquement mises en correspondance avec les commandes en cours, conduit directement à un paiement plus rapide dans votre système financier. Cela présente des avantages pour les deux parties.
7. Durabilité / RSE
De plus en plus d'organisations se fixent pour objectif d'être plus écologiques et plus durables. La numérisation du processus P2P peut y contribuer grandement en éliminant les flux de papier, en réduisant la consommation d'énergie (imprimantes et espace d'archivage) et le transport logistique des documents.
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