Ordermatching
Van digitaliseren
naar automatiseren

Binnen sommige branches worden veel facturen verwerkt die betrekking hebben op een inkooporder. In dat geval is ordermatching iets om je in te verdiepen. De inkomende factuurverwerking is vaak al een tijdrovend proces, maar met het handmatig matchen van inkooporders met facturen ben je nog veel meer tijd kwijt. Het automatisch matchen van inkooporders met facturen zou je dan ook veel tijd en kosten kunnen schelen.

Wat is ordermatching?

Ordermatching wordt ook wel 2-, 3- of zelfs 4-way matching genoemd. Bij een 2-way match wordt een factuur gematcht met een inkooporder. De artikelen die zijn ingekocht komen overeen met hetgeen wordt gefactureerd. Bij 3-way matching worden inkomende facturen automatisch goedgekeurd indien ze overeenkomen met een inkooporder én een ontvangstbewijs.

Simpel gezegd begint het bij het digitaal vastleggen van een inkooporder, wordt vervolgens de ontvangst geregistreerd, en wanneer de factuur binnenkomt gaat de software op zoek naar een match. Is deze gemaakt, dan wordt de factuur betaalbaar gesteld. Is er geen match? Dan wordt de factuur geparkeerd of bij de verantwoordelijke persoon in circulatie gebracht voor controle en/of autorisatie.

Ordermatching; Stap voor stap

Matching vindt plaats op basis van uw inkooporder, de geregistreerde levering (meestal op basis van een pakbon) en de ontvangen factuur. Als deze match er daadwerkelijk is, wordt de ontvangen factuur automatisch goedgekeurd en betaalbaar gesteld.

Het proces van het automatisch verwerken en matchen van jouw inkomende facturen lichten we hieronder stap voor stap toe.

Stap 1
Op basis van de (automatisch afgelezen) ordernummers op de factuur worden de bijbehorende ontvangstregels opgehaald vanuit uw ERP/financieel systeem. 

Stap 2
De ontvangstinformatie en de factuurinformatie wordt met elkaar gematcht. Bij het matchen van facturen wordt rekening gehouden met inkooporders en ontvangsten (3-way match) en de bijbehorende aantallen, prijzen en eenheden. Deze worden gebruikt om de geboekte inkoopfacturen zoveel mogelijk automatisch te matchen.

Stap 3
Bij een positieve match worden de facturen direct aangeboden voor verdere verwerking in jouw financiële systeem. 

Stap 4
Alle facturen die niet matchen en facturen zonder ordernummer (de zogenaamde uitzonderingen) worden apart gezet voor controle of bij de verantwoordelijke persoon in circulatie gebracht voor controle en/of autorisatie. Wordt de factuur alsnog goedgekeurd, dan wordt deze verder verwerkt.

Stap 5
De gematchte en goedgekeurde facturen worden op basis van de onderliggende journaalpost betaalbaar gesteld in jouw ERP / financieel systeem.

Niet order gerelateerde facturen worden volgens het normale procuratieschema verwerkt.