Inkoopproces

Het inkoopproces specifiek van indirecte kosten is nog wel eens een ondergeschoven kindje, de grote uitgaven zitten tenslotte bij inkopen voor het primaire proces. Toch is het zinvol om je goed te verdiepen in de uitdagingen van inkoopactiviteiten voor indirecte kosten. Het inkoopproces speelt namelijk een cruciale rol in het financiële en operationele succes van je organisatie.

Hoewel het beheren van indirecte kosten vaak een andere benadering vereist dan van directe kosten, zijn de basisstappen van het inkoopproces wel gelijk. Door de inkoopproces stappen aan te passen aan de specifieke context van indirecte uitgaven, kunnen organisaties hun operationele efficiëntie verhogen en significatie kostenbesparingen realiseren. 

Deze pagina biedt inzicht in het stroomlijnen van inkoopactiviteiten stroomlijnen om efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen en je bedrijfsprestaties te verbeteren. 

Inhoud

• Het inkoopproces uitgelegd
• Uitdagingen bij het beheer van indirecte kosten
• De rol van automatiseren in het inkoopproces
• Implementatie van automatisering: een stappenplan
• FAQ
• Conclusie

Het inkoopproces uitgelegd

Het inkoopproces bestaat uit diverse stappen die we eerst kort aanstippen om de basis te leggen voor de verdere inzichten en adviezen over dit proces.

We bekijken dit proces steeds door de lens van indirecte kosten, zoals kantoorbenodigdheden die niet direct toewijsbaar zijn aan een specifiek product of dienst maar essentieel zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering. 

De 7 inkoopproces stappen

Stap 1 Behoefte identificatie: Identificeer welke indirecte goederen of diensten nodig zijn om de organisatie soepel te laten draaien. 

Stap 2 Specificatie van de vereisten: Bepaal de specifieke eisen voor deze goederen of diensten, rekening houdend met de behoeften van verschillende afdelingen binnen de organisatie.

Stap 3 Leveranciersselectie: Zoek naar leveranciers die deze indirecte goederen of diensten kunnen leveren tegen de beste voorwaarden. Dit kan een bredere marktverkenning vereisen dan bij directe kosten, omdat indirecte uitgaven vaak een grotere diversiteit kennen.

Stap 4 Onderhandeling: Onderhandel over contracten met leveranciers, waarbij je mogelijkheden zoekt om kosten te besparen, bijvoorbeeld met kortingen voor bulkinkoop, of langdurige samenwerkingsverbanden. 

Stap 5 Bestelling: Plaats bestellingen voor de benodigde indirecte goederen of diensten met een duidelijk overzicht van de verwachtingen en voorwaarden.

Stap 6 Levering en ontvangst: Ontvang en controleer de goederen of diensten en controleer of ze aan de eisen voldoen.

Stap 7 Beoordeling en evaluatie van leveranciersprestaties: Evalueer de prestaties van leveranciers regelmatig om te waarborgen dat zij blijvende waarde bieden voor het bedrijf. 

Uitdagingen bij het beheer van indirecte kosten

Organisaties staan voor uitdagingen zoals het identificeren van verborgen kosten, het specificeren van vereisten en het selecteren van de juiste leveranciers. Laten we voor alle inkoopproces stappen de uitdagingen nader bekijken. 

Uitdagingen bij behoefte identificatie

Moeite met het identificeren van alle indirecte kosten, door verborgen of niet duidelijk gedefinieerde kosten. Indirecte kosten zitten vaak verspreid door de hele organisatie, waarbij afdelingen vaak de mogelijkheid hebben om zelf kosten te maken en dit kan ook vrij ad-hoc voorkomen zoals een reparatie aan het pand of een marketingcampagne. 

Het ontbreken van een gestructureerde aanpak om de werkelijke behoeften van de organisatie vast te stellen, wat kan leiden tot overbodige aankopen. 

Uitdagingen bij specificatie van vereisten

Specificatie van vereisten is bij indirecte kosten op zichzelf al een uitdaging, vanwege de algemene aard van de kosten. 
Moeilijkheden bij het vaststellen van kwaliteitsnormen voor diensten die niet makkelijk te meten zijn. 

Uitdagingen bij leveranciersselectie

Moeite om betrouwbare leveranciers te vinden die aan de specifieke behoeften van de organisatie kunnen voldoen. Daarbij gaat het vaak ook om een grote variëteit aan leveranciers wat deze stap niet eenvoudig maakt.

Beperkte kennis van de markt kan leiden tot het niet identificeren van de beste leveranciers. 

Uitdagingen bij onderhandeling

Gebrek aan onderhandelingsvaardigheden of -macht, vooral bij kleinere organisaties. Als het om kleine bestellingen gaat, is je onderhandelingspositie anders dan bij grotere bestellingen, wat resulteert in minder gunstige voorwaarden.

Moeilijkheden bij het bereiken van overeenkomsten die flexibiliteit en schaalbaarheid bieden voor toekomstige behoeften. 

Uitdagingen bij bestelling

Inefficiënties en fouten in het bestelproces, vaak veroorzaakt door handmatige procedures. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot dubbele bestellingen omdat meerdere personen/afdelingen zien dat er kantoorartikelen nodig zijn, maar niemand weet dat er al iemand mee bezig is. 

Gemaakte kosten worden pas inzichtelijk zodra de factuur binnenkomt. De verplichting is al aangegaan zonder goedkeuring vooraf of kennis ervan bij de financiële afdeling.

Uitdagingen bij levering en ontvangst

Problemen met het tijdig en volledig ontvangen van bestellingen. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot extra spoedbestellingen elders waardoor het een extra kostenpost wordt. 

Moeilijkheden bij het controleren van de  kwaliteit en het verifiëren van de overeenstemming met de specificaties. 

Uitdagingen bij beoordeling en evaluatie van leveranciersprestaties 

Gebrek aan duidelijke criteria of systemen voor het meten en beoordelen van de prestaties van leveranciers. 

Moeilijkheden bij het objectief evalueren van leveranciers, vooral in gevallen van langdurige relaties. 

Het overwinnen van deze uitdagingen vraagt om een gecoördineerde aanpak, inclusief het gebruik van technologie voor automatisering en procesverbetering.

De rol van automatisering in het inkoopproces

Automatisering speelt een sleutelrol in het efficiënter maken van de inkoopcyclus. Voor de verschillende inkoopproces stappen onderzoeken we hoe technologie organisaties kan helpen. 

Behoefte identificatie bij een geautomatiseerd proces

Geautomatiseerde processen kun je analyseren om patronen en trends in uitgaven te identificeren, wat helpt bij het nauwkeurig vaststellen van de behoeften van de organisatie.

Automatisering zorgt voor een gestructureerd proces voor het vastleggen en beoordelen van aankoopverzoeken, waardoor overbodige aankopen worden teruggedrongen. 

Specificatie van de vereisten standaardiseren

Templates met standaardspecificaties kunnen helpen bij het snel en nauwkeurig definiëren van vereisten voor goederen en diensten. 

Standaardiseren kan zorgen voor consistentie en compliance in specificaties, wat bijdraagt aan een betere kwaliteitscontrole. 

Leveranciersselectie

Met behulp van automatisering kun je je leveranciersbestand verkleinen. Terugkerende items zoals kantoorbenodigdheden kun je één (of enkele) leveranciers voor vaststellen, waardoor je leveranciers kunt identificeren die voldoen aan de gestelde criteria. 

Inkoopoplossingen kunnen het selectieproces stroomlijnen, waardoor het transparanter en efficiënter wordt en het succes niet afhangt van de afdeling of specifieke persoon die een leverancier zoekt. 

Onderhandeling

Software zit niet aan de onderhandelingstafel, maar vastlegging van afspraken waarop vervolgens controles uitgevoerd kunnen worden is wél een grote stap in het beheren van het inkoopproces.

Automatisering van het inkoopproces leidt vaak tot betere afspraken, zoals korting als je een bepaalde hoeveelheid afneemt. Door deze afspraken vast te leggen, kun je beter monitoren of de kortingsafspraken ook nageleefd worden door de leverancier.

Bestelling

Hier neemt automatisering heel veel werk uit handen. Het hele bestelproces kan geautomatiseerd worden wat leidt tot minder fouten en verbetering van de doorlooptijd. 

Automatiseren van bestellen komt met goedkeuringsworkflows, waardoor alleen nog vooraf goedkeurde aankopen worden gedaan en de kosten direct inzichtelijk gemaakt worden. Is een inkoopaanvraag goedgekeurd, dan wordt de inkooporder automatisch verstuurd.

Levering en ontvangst

Ontvangstbevestigingen spelen een mooie rol in automatisering. Facturen kunnen automatisch gematcht worden met inkoopaanvragen en ontvangstbewijzen wat de efficiëntie flink ten goede komt. 

Doordat de aankopen vastgelegd zijn, ben je altijd op de hoogte van de actuele status van een bestelling waardoor je sneller kunt ingrijpen als de levering niet op tijd is. 

Beoordeling en evaluatie van leveranciersprestaties standaardiseren

Door automatisering en standaardisering heb je een hele set data waarmee je aan de slag kunt om leveranciersprestaties te beoordelen. 

Doordat alles goed is vastgelegd kan het ook helpen om intern het inkoopproces te blijven verbeteren, maar ook om bij nieuwe inkooponderhandelingen beter beslagen ten ijs te komen. 

Implementatie van automatisering: een stappenplan

Automatisering transformeert het inkoopproces op revolutionaire wijze. Door het automatiseren van repetitieve taken, verminder je niet alleen de kans op menselijke fouten, maar speel je ook waardevolle tijd vrij voor je team om zich te richten op meer strategische taken. Een efficiënter inkoopproces leidt tot kostenbesparingen en een betere controle over uitgaven. Automatisering biedt daarnaast verbeterde inzichten in uitgavenpatronen, wat essentieel is voor effectief beheer van kosten. 

Voorbereiding op automatisering

Starten met automatiseren vereist een doordachte aanpak. Begin met het in kaart brengen van je huidige inkoopprocessen. Dit vraagt om een goede communicatie met alle afdelingen waar zelfstandig besteld wordt. Als je weet waar de behoeften en uitdagingen liggen bij de verschillende afdeling kun je gaan inventariseren welke oplossingen er zijn. Houd rekening met factoren zoals gebruiksgemak, integratiemogelijkheden met bestaande systemen en de mogelijkheid om te schalen naarmate je bedrijf groeit. 

Selectie van inkoopautomatisering

Hou bij het selecteren van een oplossing voor inkoopautomatisering vooral rekening met functies die cruciaal zijn voor de behoeften van jouw organisatie. Denk aan de eenvoud van inkoopaanvragen indienen, automatische goedkeuringsflows, ontvangstregistratie (en daarmee de mogelijkheid van 3way matching voor efficiënte factuurverwerking) en meerdere leveranciers in één inkoopaanvraag. 

Aangezien inkoop veel verschillende afdelingen en collega’s raakt, en inkoop voor de meeste collega’s niet hun primaire taak is, is een platform wat eenvoudig in gebruik is cruciaal voor de adoptie ervan. 

Interne voorbereiding op automatiseren van inkoopprocessen

In de vorige stap kwam het al ter sprake, dit proces raakt heel veel afdelingen en collega’s. Elke verandering kan tot weerstand leiden, maar als er zoveel mensen bij betrokken zijn wordt het extra lastig. Want als mensen buiten het gewenste proces om blijven werken, heb je nog steeds niet het gewenste inzicht en efficiëntie. Een proactieve aanpak en communicatie hierover is dan ook van vitaal belang voor het slagen ervan. 

Meetbare resultaten en succesindicatoren vaststellen

Wie een investering doet – ongeacht of dit inkoopprocesen betreft natuurlijk – wil wel weten of die investering ook het gewenste resultaat oplevert. Stel duidelijke KPI’s vast, zoals vermindering van de inkoopcyclus tijd, kostenbesparingen, geclaimde kortingen of verkleining van je leveranciersbestand. Hou je hier bij de voorbereiding op automatisering al rekening mee, dan heb je gelijk de 0-meting. 

De overstap naar geautomatiseerde processen

Plan de overgang naar een geautomatiseerd inkoopproces zorgvuldig. Afhankelijk van je organisatie en de hoeveelheid weerstand die je nog kunt verwachten in dit stadium, kun je klein beginnen met één afdeling. Zorg dat deze collega’s goed begeleid worden in de nieuwe manier van werken, communiceer duidelijk de voordelen (nog een keer, want idealiter was dit in de voorbereiding al gedaan). Vraag feedback over hoe deze eerste pilot is gegaan. Verbeter waar nodig en rol dan pas voor de rest van de organisatie uit. 

Valt de weerstand mee, of is iedereen al in de voorbereiding goed meegenomen, dan kun je uiteraard ook gelijk de hele organisatie uitrollen. In dat geval is het wel heel belangrijk dat er voldoende mensen zijn met kennis en expertise om alle collega’s te ondersteunen in de overgang. Want hoe makkelijk een oplossing in het gebruik ook is, het is een nieuwe manier van werken en dat kan altijd vragen oproepen. 

FAQ

Hoe kunnen we kostenbesparingen realiseren en efficiënter inkopen in ons bedrijf?

Begin met het analyseren van je huidige inkoopprocessen om inefficiënties en onnodige uitgaven te identificeren. Optimaliseer je inkoopstrategie door te onderhandelen met leveranciers, bulkinkopen te overwegen, en automatiseringstools in te zetten voor routineprocessen.

Welke stappen kunnen we nemen om ons inkoopproces te optimaliseren en de doorlooptijd te verkorten?

Implementeer gestandaardiseerde inkoopprocedures, maak gebruik van inkoopoplossingen voor snellere verwerking en verbeter de communicatie met leveranciers om efficiëntie te bevorderen.

Hoe kunnen we zorgen voor een betere controle en transparantie in ons inkoopproces?

Investeer in inkoopbeheersoftware die real-time inzichten biedt in inkoopaanvragen en bestellingen. Zorg voor duidelijke richtlijnen en autorisatieprotocollen om transparantie en accountability te waarborgen.

Wat zijn enkele veelvoorkomende valkuilen bij inkoop die financiële risico's met zich meebrengen?

Veelvoorkomende valkuilen zijn een decentrale inkoopbeslissingen, geen vastgelegde inkoopprocedures en het weinig zicht op aangegane verplichtingen. Door deze aspecten zorgvuldig te beheren, kunnen financiële risico's worden geminimaliseerd.

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat ons inkoopproces voldoet aan de wettelijke voorschriften en compliance-normen?

Blijf op de hoogte van relevante wet- en regelgeving en integreer compliance checks in elk stadium van het inkoopproces. Training en bewustwording binnen je team zijn ook cruciaal om naleving te waarborgen.

Welke technologieën en tools zijn beschikbaar om ons te helpen bij het verbeteren van ons inkoopbeheer?

Er zijn diverse technologieën beschikbaar voor inkoopautomatisering, maar denk ook aan simpelweg richtlijnen en templates vastleggen en goed beschikbaar maken voor het beoordelen van (nieuwe) leveranciers waarmee betere inkoopbeslissingen genomen kunnen worden. 

Hoe kunnen we leveranciersrelaties effectief beheren en de prestaties van leveranciers monitoren?

Ontwikkel een gestructureerd systeem voor leveranciersbeheer, inclusief regelmatige beoordelingen, prestatiebenchmarks, en open communicatiekanalen om relaties te versterken en prestaties te monitoren.

Wat zijn best practices voor kostenbeheersing en kostenoptimalisatie in het inkoopproces?

Best practices omvatten het centraliseren van inkoopactiviteiten, het uitvoeren van spend analyses, het implementeren van strategische inkoop, en het voortdurend zoeken naar verbeteringen en innovaties in het inkoopproces.

Hoe kunnen we de inkoopuitgaven beter voorspellen en budgetteren?

Maak gebruik van historische data en spend analyses om trends te identificeren en toekomstige uitgaven te voorspellen. Implementeer een robuust budgetteringsproces dat rekening houdt met zowel vaste als variabele kosten.

Wat zijn de gevolgen van inefficiënt inkoopbeheer voor onze financiële gezondheid en winstgevendheid?

Inefficiënt inkoopbeheer kan leiden tot onnodige uitgaven, verminderde winstmarges, en zelfs reputatieschade. Door proactief je inkoopprocessen te beheren, kun je deze risico's minimaliseren en de financiële gezondheid van je organisatie verbeteren.

Conclusie

Samenvattend, het optimaliseren van je inkoopproces voor indirecte kosten, kan aanzienlijke voordelen opleveren voor je organisatie. Door strategisch na te denken over elke stap, van behoefte identificatie tot leveranciersevaluatie, en door de kracht van automatisering te benutten, kun je efficiëntie verhogen, kosten verlagen en je algehele bedrijfspresentaties verbeteren. Onthoud dat een goed beheerd inkoopproces niet alleen over kostenbesparing gaat, maar ook over het toevoegen van waarde aan je organisatie. Neem de tijd om je huidige processen te evalueren, te identificeren waar verbeteringen mogelijk zijn, en actie te ondernemen om deze verbeteringen door te voeren. Met de juiste aanpak en hulpmiddelen wordt je inkoopproces een krachtig middel voor bedrijfssucces.