Ambuce Rescue Team, een ambulancebedrijf gevestigd in België, liep met de uitbraak van de pandemie tegen grote uitdagingen aan op de afdeling Finance.
Factuurverwerking in de noodzakelijke zorg
Peter Annemans, CFO bij Ambuce Rescue Team: "Wij hadden een op papier gebaseerde factuurverwerking, waar veel manuele handelingen aan te pas kwamen. Denk aan het overtypen van facturen in Navision (MS Dynamics NAV) wat veel tijd in beslag nam. Het goedkeuringsproces duurde lang, maar ook uitzoeken waar een factuur vast bleef zitten in het proces kostte ons veel tijd.
"Toen Covid-19 België bereikte, kwam de factuurverwerking tot een plotselinge stilstand."
Oude facturen opzoeken in het archief nam al snel enkele uren per maand in beslag. Alles bij elkaar was dit geen ideale situatie, maar het werd echt problematisch toen Covid-19 België bereikte. Toen wij ons werk vanuit huis gingen doen, kwam de factuurverwerking tot een plotselinge stilstand."
Integratie met MS Dynamics NAV
Reden om - met enige spoed - op zoek te gaan naar een oplossing om het factuurverwerkingsproces te automatiseren.
Peter Annemans licht de keuze toe: "De reden dat wij voor de oplossing van Easy Systems hebben gekozen is omdat die een oplossing biedt die al een integratie heeft met MS Dynamics NAV. Dat Easy Systems daarbij ook ERP onafhankelijk is, was eveneens een pluspunt voor ons. Mochten we in de toekomst een ander ERP pakket overwegen, dan zijn er al bestaande integraties met andere pakketten. Waar nog geen integratie bestaat is deze eenvoudig op te zetten.
De oplossing heeft een vlotte gebruikersinterface en de goedkeuringsflow en de opvolging daarvan werkt goed. Er is geen OCR controle nodig door een interne persoon wat ons tijd scheelt. En uiteraard speelde de prijs-kwaliteitverhouding ook een belangrijke rol in onze overweging."
Focus op taken die er toe doen
Easy Systems gaat ons ondersteunen om de processen te optimaliseren om een hogere efficiency en snelheid van de factuurverwerking te bereiken en de opvolging van de goedgekeurde facturen correct te laten verlopen. Met deze samenwerking maken we ook gelijk een einde aan de vele uren in het archief. De facturen worden overzichtelijk gearchiveerd, we kunnen er altijd bij met een simpele zoekopdracht in de software.
"Het hogere doel van deze optimalisaties is dat we door een hogere efficiëntie ons beter kunnen focussen op taken die een belangrijke impact hebben, namelijk mensen helpen."
