"Als organisatie heb je veel te maken met contracten. Officiële afspraken dus, waar stuk voor stuk einddatums mee gemoeid zijn", vertelt Hajo Koster, Accountmanager bij Easy Systems. "Wanneer ik tijdens gesprekken vraag wie er verantwoordelijk is voor al die contracten en wie ze bewaakt, dan wordt het vaak stil.
En dat kan ik me ook helemaal voorstellen, want wanneer het contractbeheer niet geautomatiseerd verloopt, dan is het ook bijna ondoenlijk om de hele flow op een goede manier te managen. Wanneer je kiest voor gedegen contractmanagement, dan ontstaat er transparantie en overzicht. Het is met één druk op de knop duidelijk wie welke rol heeft, en dit maakt het proces buitengewoon helder."
Verschillende typen contracten
"Zo werken we bijvoorbeeld voor een grote reisorganisatie: zij hebben, net als dat bij veel bedrijven het geval is, te maken met twee typen contracten: ten eerste zijn er de it-contracten die, in dit geval, bij de contractmanager liggen. Ten tweede zijn er de facilitaire contracten, die bij de facilitair manager zijn ondergebracht. Per contract type kan er een verschillende standaard looptijd zijn.
Het voordeel van Easy Contract is dat je automatisch notificaties ontvangt, wanneer een contract enkele maanden voor de einddatum is. Daardoor ben je altijd ruim op tijd met opzeggen of juist verlengen, en heb je, vanuit een breder perspectief bezien, een perfect totaaloverzicht van al je grote én kleine lopende verplichtingen", aldus Hajo.
"Vergis je ook niet in de kleine bedragen, want ook die tikken behoorlijk aan als je ze optelt. Wat onze klanten overigens ook erg waarderen is de mogelijkheid om de laatste versies van contracten aan de modules toe te voegen. Het vinden van de juiste, meest actuele versies is een probleem dat zich nogal eens voordoet, wanneer contracten fysiek in een kast bewaard worden."
Houd controle
"Wanneer je kiest voor een geautomatiseerde oplossing dan houd je proactief de volledige controle over je contractbeheer. Als contracten niet-gedigitaliseerd bewaard worden dan krijgt het beheren daarvan vaak niet de allerhoogste prioriteit. Ook horen we uit de markt terug dat klanten onze contract software gebruiken bij het laten opstellen van hun jaarcijfers, omdat ze digitaal nu eenvoudig na kunnen gaan welke verplichtingen er lopen.
Bovendien is het voor organisaties, zeker vanuit een wat hoger niveau bezien, erg prettig als er een gedegen contractenbeheeradministratie (en dus een goed proces) beschikbaar is, ook in geval van controle. Laatst nog kwam ik bij een bedrijf waarbij, zonder dat ze zich er bewust van waren, hun prijzige huurcontract met 3 jaar verlengd was… Zij zijn inmiddels om op een digitaal systeem, al hadden ze dit achteraf bezien tóch liever eerder gedaan," besluit Hajo lachend.
