OCR Software
en factuurverwerking

Pdf of papieren facturen worden met OCR (ook wel scan- en herken) software automatisch
uitgelezen voor verdere verwerking in Easy Invoice. Meer weten?

 Neem contact op of  lees onze brochure

4CEE_header_scroll

Hoe je facturen ook ontvangt: digitaal (als pdf, UBL of XML) of op papier: je wilt zo min mogelijk tijd kwijt zijn met het handmatig overtikken van bedragen en gegevens. 

Wanneer je slechts enkele facturen per maand ontvangt, is het werk te overzien. Maar wanneer het gaat om vele tientallen of zelfs honderden of duizenden facturen, dan loont het al snel de moeite om na te denken over OCR software of e-facturatie. Vanwege de vele voordelen, adviseren wij eigenlijk altijd om de overstap naar e-facturatie te maken. Mocht je hier nog niet klaar voor zijn, dan is OCR software een goede keuze.


Wat is OCR software?

OCR software (Optical Character Recognition) is software die cijfers, letters en leestekens uit facturen automatisch uitleest en vervolgens doorzet naar jouw factuurverwerkingssysteem. Dit geldt zowel voor facturen die digitaal (bijvoorbeeld als pdf per e-mail) binnenkomen, als om papieren facturen die je handmatig scant met een scanapparaat. De klantgegevens en de bijbehorende bedragen worden automatisch ingevuld en op die manier gemakkelijk verwerkt. OCR staat in de volksmond daarom ook wel bekend als ‘Scan en herken’-software.

OCR Software; de voordelen

OCR en scannen: het proces

4CEE-gradient-paars-blauw-factuurverwerking-OCR-stap1

Stap 1
Facturen worden gescand. Bij papieren facturen wordt dit handmatig gedaan, digitale facturen (bijv. pdf facturen) worden automatisch gescand vanuit een e-mailbox.
4CEE-gradient-paars-blauwfactuurverwerking-OCR-stap2
 
Stap 2
De gegevens op de facturen worden na het scannen uitgelezen en herkend door de OCR software.
4CEE-gradient-paars-blauw-factuurverwerking-OCR-stap3
 
Stap 3
De facturen worden vervolgens eenvoudig doorgezet naar Easy Invoice voor verdere verwerking.

OCR software en factuurverwerking

Geautomatiseerde factuurverwerking begint met goede factuurinput. Er is niet één manier om goede input te krijgen en je hoeft ook niet één manier te kiezen. De meest besproken vorm op dit moment is e-facturatie.

Zijn jouw leveranciers daar nog niet (allemaal) aan toe, of staat dit in jouw organisatie nog in de kinderschoenen? Dan zijn papieren facturen per post en pdf facturen per e-mail ook uitstekend te verwerken tot input waarmee je geautomatiseerd facturen kunt verwerken. Hiervoor heb je goede scan- en herkensoftware nodig om pdf facturen te ‘vertalen’.

Maar een pdf factuur is toch al digitaal?

Digitaal is een breed begrip. Inderdaad is een pdf een digitaal bestand, maar voor het automatisch verwerken van facturen in bijvoorbeeld Easy Invoice, zijn de gegevens die er op staan te vergelijken met een papieren factuur. In originele vorm kan er nog vrij weinig mee gedaan worden.

Om met pdf facturen de factuurverwerking te automatiseren heb je een OCR tool nodig. Zonder een OCR oplossing kun je niet anders dan de gegevens van de factuur overtypen voor verdere verwerking. Een arbeidsintensieve en foutgevoelige klus.

Onze OCR oplossing; Easy Recognition

Easy Recognition is de OCR softwareoplossing van Easy Systems die twee opties biedt. Je kiest of je scanning en herkenning volledig wilt uitbesteden of (delen van) het proces in eigen beheer houdt.

Cloud

Het proces heb je in eigen beheer.

Papieren facturen scan je zelf. De herkenning vindt plaats in de cloud en dit wordt automatisch aangeboden aan Easy Invoice. Bij deze optie houd je het scannen en valideren in eigen beheer.

Meer informatie >>

As a service 

(Delen van) het proces uitbesteed.

Je besteedt het scan- herken- en validatieproces uit. Je ontvangt geen facturen meer – op papier of als pdf – die nemen wij voor jou aan. Het scannen, herkennen en valideren nemen wij volledig van je over.

Meer informatie >>

Lees meer over factuurverwerking