Case Study
Bercomex
Isah & Accountview
Professionalisering van het factuurproces
Koppeling met Isah
Bercomex was op zoek naar een partij die gedegen ervaring had in het koppelen met Isah als ERP pakket en Accountview als financieel pakket. Easy Systems is product partner van Isah en heeft tevens verschillende klanten waar reeds een koppeling tussen Isah en Easy Invoice is gerealiseerd. Rob vervolgt:
"Daarnaast kon Easy Systems ons zekerheid bieden over het kostenplaatje en de duur van de implementatie. De deadlines zijn ook netjes gehaald. Binnen het afgesproken budget!"
Planning en mijlpalen
Een van de redenen dat Bercomex voor Easy Systems als leverancier heeft gekozen, was de strakke planning voor de implementatie. “Hierover zijn we zeer tevreden. De initiële planning is exact zoals beloofd uitgevoerd en gehaald. We hebben tijdens het project nog wel een aantal extra rapportages in laten bouwen, omdat onze wensen verder gingen dan de standaard rapportages in Easy Invoice. Ook bleken we meer licenties nodig te hebben dan we vooraf hadden gedacht. Hier zijn we echter prima samen uitgekomen.”
Als tip voor andere bedrijven die klaar zijn om de overstap naar digitale factuurverwerking te maken, geeft Rob Kuin aan: “Zorg dat je vooraf duidelijk weet hoe je proces loopt en welke verbeteringen je precies voor het oog hebt. Dit voorkomt onduidelijkheden bij beide partijen en zorgt voor een soepele en snelle implementatie.”
Behaalde resultaten
“Ons doel was niet zozeer om te besparen op arbeid. Het ging ons vooral om een stuk digitalisering en een geautomatiseerde workflow. Prettige bijkomstigheid is wel dat we nu 15% meer facturen verwerken in dezelfde tijd.” Andere belangrijke resultaten / pluspunten die Rob noemt zijn:
- Meer controle over het proces en daardoor een duidelijke kwaliteitsverbetering;
- Het snel en gemakkelijk terugzoeken van facturen;
- De mogelijkheid tot het instellen en toekennen van autorisatie limieten;
- Digitaal inzicht in alle facturen voor alle budgethouders. Dit heeft gezorgd voor een betere inhoudelijke controle van de facturen;
- Meer inzicht in de details; wat wordt er bij welke crediteur besteld;
- Externe controle (door de accountant) is zeer versimpeld.
"Een belangrijk pluspunt dat we nu meer inzicht hebben in de liquiditeitsbegroting, waardoor we hier makkelijk op kunnen sturen."
De samenwerking met Easy Systems
“De samenwerking met Easy Systems is prima verlopen. We zijn goed geadviseerd in de aanloop naar het project en tijdens de implementatie. Een belangrijke meerwaarde is wat mij betreft dat Easy Systems haar afspraken nakomt. Zoals vooraf afgesproken is het project binnen de deadline en het budget gerealiseerd. Een goede samenwerking tussen Easy Systems en onze ERP leverancier Isah heeft hier zeker aan bijgedragen.”
“Ik zou een dergelijk traject met Easy Systems als leverancier dan ook zeker aanraden. Helemaal als je net als ons met Isah werkt!”
of 