Robotic Process Automation

Robotic Process Automation in een notendop

RPA is simpel gezegd niet meer dan een virtuele collega. Geavanceerde software die alle acties van bijvoorbeeld een administratief medewerker kan nabootsen én herhalen. Maar dan in slechts een fractie van de tijd. RPA is feitelijk slimme software die repetitieve, op regels gebaseerde taken automatiseert. RPA kan ingezet worden voor administratieve processen, maar is in principe geschikt voor het robotiseren van elk machine gedreven proces binnen een organisatie.

Waarom RPA?

Een software robot is dus niets anders dan een digitale assistent. Door RPA in te zetten in uw organisatie, worden terugkerende handmatige handelingen overgenomen. Simpele werkzaamheden die veel tijd en energie vragen van de medewerker worden nu sneller afgehandeld. Medewerkers worden op deze manier ontlast van foutgevoelige werkzaamheden en kunnen zich weer gaan bezig houden met uitdagender taken.

Wanneer is RPA software een goede keuze?

Heeft u regelmatig te maken met een van onderstaande punten, dan is RPA wellicht dé oplossing voor uw organisatie:

• Saaie handmatige handelingen
• Terugkerende processen
• Veel fouten
• Piekbelasting

Veel voorkomende werkzaamheden die een software robot kan overnemen, zijn: documenten opslaan, processen starten en afhandelen, e-mailen, administratie bijwerken, gegevens invullen, gebruikers aanmaken, berekeningen maken, controles uitvoeren, systemen opstarten etc.

Robotic Process Automation; De voordelen

Robots en RPA klinken voor u misschien als een onpersoonlijke vervanger van uw medewerkers. Maar het biedt juist ondersteuning voor de medewerkers. De volgende voordelen levert het nog meer op:

• Snelheid: software robots werken snel en kunnen 24/7 ingezet worden in uw organisatie waardoor de doorlooptijden verkorten.
• Kwaliteit: een robot werkt door middel van een vooraf vastgestelde logica waardoor er eigenlijk geen fouten gemaakt worden. Tenzij er in de processen iets verandert, dan zal de robot ook aangepast moeten worden.
• Flexibiliteit: ook in drukke periodes kan de robot de werkzaamheden blijven verrichten.
• Schaalbaar: robots kunnen hergebruikt worden. Door kleine aanpassingen door te voeren, kan deze al omgebouwd worden tot een nieuwe robot.
• Focus op de klant: medewerkers kunnen veel voorkomende, repetitieve werkzaamheden laten uitvoeren door een robot, waardoor zij weer tijd en ruimte krijgen om werkzaamheden uit te voeren die van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie en de klant.

Robotic Invoicing

Robotic Invoicing is het beste van twee werelden gecombineerd in één software oplossing. Een oplossing om inkomende e-facturen gerobotiseerd te verwerken. Dat leggen we even uit.

Robotic Invoicing is een vorm van Robotic Process Automation (RPA) gekoppeld aan het proces van e-facturatie. Een voorbeeld: u ontvangt een e-factuur van uw leverancier waarop allerlei gegevens staan. De factuur moet natuurlijk betaald worden, maar daarnaast is het ook van belang dat bepaalde gegevens op de factuur over worden genomen in een ander systeem. Denk bijvoorbeeld aan een zaaksysteem (overheid) of een CRM systeem. Dit overnemen van gegevens gebeurt vaak handmatig en is erg foutgevoelig. Dergelijke processen lenen zich er uitstekend voor om door een software robot uitgevoerd worden. Die software robot plaatst direct bij het ontvangen van een factuur alle gegevens in de benodigde systemen en/of vakapplicaties.

Een andere mogelijke toepassing is om de robot controles uit te laten voeren. Hiermee voorkomt u fouten, mogelijke uitval of gevallen van fraude. Denk bijvoorbeeld aan het controleren of facturen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, of het uitvoeren van interne validaties.

Robotic Invoicing; Het proces

Alle inkomende facturen die via het Peppol netwerk binnenkomen, worden opgehaald door de software robot. De robot stuurt de factuurgegevens naar de juiste systemen zonder de factuur te converteren naar een ander formaat. Denk hierbij aan zaaksysteem, financieel systeem of andere vakapplicaties. Hiermee voorkomt u fouten want deze handelingen worden nu vaak handmatig uitgevoerd. In de video animatie hiernaast ziet u hoe dit precies in zijn werk gaat.

We brachten het in beeld voor u: