purchase-to-pay projets - Qui doit être impliqué ?
purchase-to-pay Le passage à l' automatisation comporte plusieurs phases : la recherche d'une solution, la mise en œuvre d'une solution et l'utilisation d'une solution. Quel collègue/service doit être impliqué dans quelle phase ? Nous distinguons quelques rôles.
Chef de projet
Le chef de projet est impliqué dans toutes les phases. Nous voyons régulièrement un chef de projet externe désigné pour veiller à ce que le projet se déroule sans heurts et dans la bonne direction. Ce n'est pas une obligation, mais nous recommandons qu'une personne au sein de votre organisation soit responsable de l'ensemble du projet, de la conception à la mise en service.
Parfois, l'automatisation est imposée par la direction et le reste de l'organisation ne la soutient pas (encore). Il est alors d'autant plus important de faire d'une seule personne le propriétaire du projet. Ce que vous voulez éviter, c'est de démarrer le projet avec plusieurs délégués qui sont tous des gestionnaires de projet et qui prennent les décisions qui semblent les meilleures pour leurs départements respectifs. C'est compréhensible, bien sûr, mais il n'y a alors plus personne pour superviser la situation dans son ensemble. C'est ce qu'il faut éviter.
Utilisateurs clés
Il s'agit des employés du service de la comptabilité fournisseurs et de ceux qui utiliseront la solution de manière intensive. Plus tôt ils seront impliqués dans ce projet, mieux ce sera ; nous recommandons d'impliquer les utilisateurs clés dans le projet dès la sélection d'une solution. Après tout, ce sont eux qui travailleront avec la solution. Il est donc très important de créer un soutien au sein de ce groupe. En fonction de la taille du département, vous pouvez choisir d'impliquer tout le monde ou seulement quelques utilisateurs clés dans le choix d'une solution.
IT
Il est essentiel d'impliquer votre service informatique dès le départ pour garantir le bon déroulement du projet. Pour que la mise en œuvre se déroule sans heurts, il est judicieux de commencer à parler des exigences techniques et des fournitures au moins lors de la phase finale de sélection d'une solution. Mais nous recommandons toujours aux organisations d'inviter le service informatique dès l'étude de définition qui précède la mise en œuvre.
Détenteurs de budget
L'implication des responsables du budget contribue également à faciliter le projet. Demandez-leur leur avis avant de choisir une solution. Ils ont une vision très différente du processus de traitement des factures, ce qui peut donner des indications surprenantes.
Marchés publics
Il est logique d'impliquer les services d'approvisionnement dans le projet pour plusieurs raisons. Lors de l'automatisation du traitement des factures, il existe toujours des interfaces avec les services d'approvisionnement. Par exemple, qu'en est-il du rapprochement des commandes ? Le rapprochement des commandes peut faire gagner beaucoup de temps, mais le bon de commande doit être correct. Il arrive donc que cela nécessite une modification du processus d'approvisionnement. En outre, l'automatisation du processus de traitement des factures offre également des opportunités pour les achats. Un délai d'exécution plus court des factures permet un paiement plus rapide, ce qui permet aux achats de négocier des remises.
Résultat final
La principale raison d'impliquer les parties prenantes dans votre projet à temps est de s'assurer que le projet bénéficie d'un soutien suffisant dans l'ensemble de l'organisation. C'est un souci de moins pour vous !
Marcel Strabbing
Consultant en chef