purchase-to-pay
Automatiser l'ensemble du processus

Au sein des organisations, les commandes sont souvent achetées par de nombreux employés de différents services et manquent de coordination entre eux. Les commandes sont passées par courrier électronique ou par téléphone auprès de divers fournisseurs, sans enregistrement ni contrôle approfondi dans un système. purchase-to-pay Avec une solution, toutes les demandes suivent un parcours structuré dans le système. L'avancement du processus est toujours transparent et les achats sont toujours contrôlés. Il n'y a plus de dépenses non autorisées. Le système peut également garantir que les biens et/ou les services sont commandés auprès des bons fournisseurs, au bon prix et dans les bonnes conditions. De cette manière, les accords contractuels et les remises peuvent également être utilisés de manière optimale.

Les études montrent qu'une moyenne de 11,20 euros par facture peut être économisée grâce à l'automatisation du traitement et de l'appariement. Cela équivaut à une économie de 64 %. purchase-to-pay Le fait est que l'automatisation du processus entraîne toujours des économies directes en réduisant les activités manuelles et les flux physiques de papier. Mais il faut aussi envisager, par exemple, de négocier des remises sur les achats grâce à des achats plus intelligents.

L'introduction d'un système de gestion des engagements permet d'améliorer la visibilité des engagements en cours. L'organisation dispose ainsi d'un aperçu complet et actualisé de l'état des demandes, des commandes, des factures (à recevoir) et des budgets en cours.

Un système automatisé apporte de la clarté à toutes les parties concernées et évite les discussions inutiles. Les accords applicables à la passation des commandes et le rôle de chacun dans le processus sont immédiatement clairs.

Lors de l'achat de biens et de services auprès de fournisseurs, l'enjeu dépasse le simple traitement logistique de la transaction. Dans ce contexte, on parle de plus en plus d'intégration de la chaîne. En concluant des accords solides, le processus de traitement peut être automatisé dans une large mesure, ce qui permet d'éviter les frustrations et les discussions. Un processus de traitement automatisé, dans lequel les factures sont livrées numériquement ou électroniquement et automatiquement mises en correspondance avec les commandes en cours, conduit directement à un paiement plus rapide dans votre système financier. Cela présente des avantages pour les deux parties.

Grâce au stockage et à l'échange de données sous forme numérique, les applications ne sont plus perdues de vue, les factures ne se perdent plus et les commandes peuvent être retrouvées instantanément dans les archives numériques. L'audit annuel est également plus rapide, car la piste d'audit complète peut être consultée instantanément.

De plus en plus d'organisations se fixent des objectifs pour devenir plus écologiques et plus durables. La numérisation du processus P2P peut y contribuer grandement en éliminant les flux de papier, en réduisant la consommation d'énergie des imprimantes et de l'espace d'archivage, ainsi que le transport logistique des documents.