Gestion des contrats Vue d'ensemble de tous vos contrats
Vous voulez plus de vue d'ensemble, d'informations et de commodité ? Avec notre logiciel de gestion des contrats, le travail sur Excel appartient au passé.
Automatisez facilement la gestion de vos contrats
Le logiciel de gestion des contrats d'Easy Systems vous aide à gérer et à contrôler tous vos contrats de manière simple et efficace pendant leur durée. Vous économisez des coûts et réduisez les risques.
Fournit une vue d'ensemble, un aperçu et un contrôle
La gestion des contrats permet d'améliorer les informations de gestion et de pilotage.
Automatisation de la gestion
Ne manquez plus jamais une date importante grâce à la gestion automatisée des notifications.
Réduction des risques financiers
Gagner du temps et de l'argent grâce à un processus plus efficace et réduire les risques financiers.
Gestion des contrats : l'étape après Excel
Outre la surveillance des délais, la recherche des contrats constitue souvent une pierre d'achoppement. Les avez-vous imprimés etarchivés, stockés quelque part sur votre PC ou confiés à votre secrétaire pour qu'elle les gère ? À l'ère de la numérisation, la gestion des contrats ne peut pas non plus être laissée de côté.
Vous en avez assez de vous débattre avec Excel et vous voulez plus de vue d'ensemble, d'informations et de commodité ? Easy Systems propose une solution efficace et conviviale de gestion et d'administration des contrats.
"La lutte dans Excel appartient au passé
ROTO sur les logiciels de gestion des contrats
Tom van Lindert, directeur financier de ROTO, parle de la gestion des contrats dans Excel par rapport à un logiciel de gestion des contrats.
"Nous avons à nouveau une vue d'ensemble de nos contrats"
Prénatal à propos du logiciel de gestion des contrats
Hanneke Ballegooij, Compliance and Legal office, et Angelique van Eldik, Accounts Payable & Receivable coordinator, parlent de la numérisation qu'elles ont réalisée en automatisant la gestion des contrats.
À qui s'adresse notre logiciel de gestion des contrats ?
Que vous soyez à la recherche d'un moyen plus efficace de gérer et d'administrer les contrats, d'un outil permettant de mieux contrôler et de mieux connaître les accords passés avec les fournisseurs ou d'un élément de gestion des risques, une solution qui excelle dans la simplicité fera le bonheur de tous.
Pour les finances
Plus de contrôle, de visibilité et de vue d'ensemble. Réduisez les risques financiers pour votre organisation !
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Augmenter l'efficacité et la productivité
Tous les contrats sont stockés de manière centralisée et peuvent être retrouvés instantanément, ce qui accroît l'efficacité et la productivité au sein de l'organisation.
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Correspondance avec les factures d'achat
Les factures entrantes sont comparées à un calendrier de paiement contractuel. En cas de correspondance positive, la facture peut être comptabilisée et payée immédiatement.
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Comprendre le passif
Vous savez exactement quelles sont vos obligations contractuelles mensuelles.
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Conformité grâce à la piste d'audit
Vous pouvez toujours savoir qui a apporté des modifications à un contrat (dossier) et à quel moment.
Pour les achats
Plus de visibilité et de contrôle sur les accords contractuels que vous avez conclus avec vos fournisseurs.
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Un aperçu direct des contrats
Rappel direct des contrats appartenant à un fournisseur ou à un marché public particulier.
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Réponses rapides aux questions des fournisseurs
Les questions des fournisseurs trouvent une réponse rapide et facile grâce à un enregistrement clair, transparent et vérifiable des contrats.
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Bénéfices provenant d'accords contractuels
Profitez des accords contractuels (rabais à l'achat, etc.) en mettant en place des notifications.
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Réaliser des avantages intéressants en termes de coûts
Réaliser des bénéfices intéressants en termes de coûts en surveillant et en ajustant les indicateurs de performance clés convenus dans l'intervalle.
Installations, ventes ou RH
La gestion des contrats offre également les avantages nécessaires à ces services.
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Vue d'ensemble
Vue d'ensemble et aperçu. Par exemple, quels contrats appartiennent à un site ou à une branche spécifique.
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Gestion des notifications
Gestion des notifications. Suivi proactif des dates clés du contrat.
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Dossier contractuel complet
Tous les documents relatifs à un contrat spécifique (NDA, SLA, etc.) sont commodément stockés sous le contrat concerné.
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Signature électronique
Gagnez du temps en faisant signer le contrat par les fournisseurs ou les clients sous forme numérique.
Fonctionnalités de gestion des contrats
Centralisez vos contrats, attribuez des droits et des rôles au sein de votre équipe et intégrez-les à vos solutions logicielles existantes pour une gestion proactive et efficace des contrats.
Gestion des autorisations par l'attribution de droits et de rôles
Attribuez facilement des autorisations aux collègues et aux parties prenantes par le biais de droits et de rôles. Gérez pour chaque rôle les droits accordés à une personne en ce qui concerne, par exemple, la consultation et la modification.
Vue d'ensemble numérique et aperçu de tous les contrats en cours
Tous vos contrats sont stockés numériquement et de manière centralisée. Cela vous permet, ainsi qu'aux autres collègues concernés, d'avoir une vue d'ensemble de tous les contrats en cours.
Ajout convivial de contrats
L'ajout de nouveaux contrats ou le remplacement de contrats existants est facilité par le principe convivial du "glisser-déposer".
Surveillance proactive avec gestion des notifications
En paramétrant des notifications flexibles, vous ne manquerez plus jamais une date d'expiration ou de renouvellement. Vous êtes informé par des notifications dans le logiciel et par des courriels personnels contenant des notifications qui vous sont destinées.
Logiciel de gestion des contrats : les avantages
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Gestion centralisée des contrats : toutes les informations en un seul endroit
Imaginez : à chaque contact avec votre client ou votre fournisseur, vous disposez de toutes les informations dont vous avez besoin. Durée, options de renouvellement, accords spéciaux, etc. : tout est accessible partout, à tout moment et en tout lieu. Bref, vous avez une vue d'ensemble et les contrats ne sont plus jamais perdus.
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Plus d'annulations/renouvellements tardifs
Vous pouvez définir des notifications importantes pour chaque contrat. Pensez par exemple à la date d'expiration et/ou au délai de préavis. À la fin de la période contractuelle, vous recevez une notification automatique. Vous aurez alors le temps de résilier ou de renégocier les termes du contrat. Plus aucun contrat n'est prolongé tacitement.
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Autorisation : clarté sur qui est autorisé à faire quoi
En attribuant des droits et des rôles, vous savez exactement qui voit quelles informations et qui ne les voit pas. Vous pouvez configurer les personnes auxquelles vous souhaitez accorder l'accès, de sorte que chacun puisse accéder lui-même à toutes les informations nécessaires. Le fait de n'être confronté qu'aux contrats et aux éléments dont vous êtes responsable rend le travail plus efficace, plus sûr et moins susceptible de commettre des erreurs.
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Fichier numérique
Conservez toutes les pièces jointes pertinentes à votre contrat et établissez des relations entre les contrats. Pensez à la correspondance, aux offres, aux bons de commande et aux lettres de résiliation. De cette manière, toutes les informations pertinentes sont réunies et vous ne devez plus chercher dans les courriels, les dossiers numériques ou même les classeurs.
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La gestion des contrats permet d'économiser de l'argent
La mise en place du processus vous oblige à passer au crible tous les accords contenus dans vos contrats. Cela vous permettra d'éviter les doubles coûtsNon seulement vous éviterez les doubles coûts, mais vous pourrez également commencer à bénéficier de remises sur les marchés publics en passant des commandes dans le cadre d'accords-cadres. En outre, la mise en place de notifications intelligentes signifie la fin des renouvellements automatiques de contrats.
Qu'est-ce que la gestion des contrats ?
La gestion des contrats a plusieurs définitions. Nous utilisons la définition suivante :
Le processus par lequel les accords contractuels (avec les clients ou les fournisseurs) sont enregistrés, gérés et contrôlés de manière claire, transparente et contrôlable (de manière centralisée), avec la possibilité de les gérer activement.
La gestion des contrats est la manière dont vous gérez et surveillez professionnellement tous les contrats au sein de votre organisation (numériquement) et dont vous empêchez la "fuite" de valeur d'un contrat.
Les contrats sont le moyen pour les entreprises de garantir une livraison cohérente de biens et de services. Cependant, les contrats peuvent aussi être une source de tracas et l'un des principaux postes de dépenses de votre entreprise. Il est donc important de les traiter avec soin. La gestion des contrats peut être la solution.
Combinez les deux pour une meilleure compréhension et un meilleur contrôle
Toutes nos solutions fonctionnent sur la même plateforme. Il s'agit de différents modules que vous pouvez activer et désactiver. purchase-to-pay La combinaison de différents modules vous permet de mieux comprendre et contrôler l'ensemble du processus. Ainsi, non seulement vous gérez correctement vos contrats, mais vous pouvez également utiliser cette plateforme pour letraitement des factures, des demandes de remboursement et des achats. purchase-to-pay Ces solutions fonctionnent ensemble de manière transparente pour un processus rationalisé.