Traitement numérique des factures
Le traitement numérique des factures transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs processus de traitement des factures. Le traitement numérique des factures permet aux organisations de répondre plus rapidement aux factures, d'améliorer la précision du processus et d'accroître l'accessibilité des données relatives aux factures.
Qu'est-ce que le traitement numérique des factures ?
Le traitement numérique des factures est la conversion des factures papier en format numérique qui fait passer le processus d'approbation manuelle à l'approbation numérique. Il simplifie le processus, améliore la précision et accélère le temps de réponse des entreprises.
Le processus utilise des technologies telles que le logiciel de numérisation et de reconnaissance, l'extraction de données et les flux de travail d'approbation numérique pour traiter et archiver les factures de manière efficace.
Comment fonctionne le traitement numérique des factures ?
Le traitement numérique des factures commence par la numérisation des factures papier à l'aide d'un logiciel de numérisation et de reconnaissance, ou par la réception par courrier électronique de factures numériques, telles que des factures en format PDF, qui sont également numérisées. Les informations figurant sur toutes ces factures sont extraites à l'aide de l'OCR (reconnaissance optique de caractères) et introduites dans les systèmes appropriés.
Les factures sont ensuite soumises aux employés responsables pour approbation. Cela se fait sur la base d'un système de passation de marchés établi, dans le cadre duquel les titulaires de budget approuvent les factures par voie numérique via le système. Après approbation, la facture est préparée pour le paiement.
Archives numériques
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Réduction des erreurs
Réduire les erreurs humaines en reléguant au passé la copie manuelle des données.
Gain de temps
La copie manuelle des données prend beaucoup de temps. Avec le logiciel de numérisation et de reconnaissance, cette facture papier est convertie en un rien de temps.
Quelle est la différence entre le traitement numérique des factures et le traitement automatisé des factures ?
La différence entre le traitement numérique des factures et le traitement automatisé des factures réside dans le degré d'automatisation. Ces termes sont largement utilisés comme s'ils étaient interchangeables, mais il existe en fait une grande différence entre les deux.
Le traitement numérique des factures consiste à convertir les factures papier en format numérique à l'aide d'un logiciel de numérisation et de reconnaissance. C'est donc le passage du papier au PDF qui rend le processus de traitement numérique.
Le processus de traitement numérique des factures peut également nécessiter une intervention manuelle pour certaines tâches, telles que l'approbation numérique ou la vérification des données figurant sur la facture par rapport aux données d'un autre système.
Le traitement automatisé des factures, quant à lui, va beaucoup plus loin. En utilisant un logiciel intelligent pour automatiser l'ensemble du processus, de la réception de la facture à la préparation du paiement, en passant par la mise en correspondance des factures avec les bons de commande et l'échange de données entre les systèmes. Le traitement automatisé des factures maximise l'efficacité et minimise les erreurs humaines.
Le traitement numérique des factures est en fait le tremplin vers le traitement automatique des factures.
Devriez-vous même vous lancer dans le traitement numérique des factures ?
Si vous connaissez la différence entre le traitement numérique et le traitement automatisé des factures, le traitement numérique des factures ne vous semblera peut-être plus une si bonne idée. Mais comprenez bien qu'il est impossible d'automatiser un processus papier, et que l'automatisation ne peut tout simplement pas se faire sans numérisation. C'est pourquoi les organisations qui ont encore un processus manuel et fortement axé sur le papier commencent souvent par la numérisation avant de passer à l'automatisation.
En savoir plus sur la différence entre le traitement manuel et le traitement numérique des factures.
