Le téléphone sonne, vous regardez votre écran et le numéro vous semble familier. Ce n'est pas encore votre fournisseur, n'est-ce pas ? Vous décrochez et c'est bien votre fournisseur qui vous demande de faire le point sur une facture en souffrance, parce que "ça prend trop de temps maintenant". Avec une nouvelle réticence, vous promettez de faire le point sur la situation. Comment se fait-il que cette facture n'ait toujours pas été payée ?
En tant que service financier, vous êtes régulièrement confronté à des frustrations lorsque vous utilisez encore un processus manuel pour traiter vos factures. Des frustrations qui ne vous aident pas à répondre aux attentes de votre propre organisation.
1. Le délai de traitement des factures est très long
Avant qu'une facture ne soit payée, elle parcourt parfois un long chemin. Le service financier commence par copier manuellement les données dans le système financier. Cela prend beaucoup de temps. Une fois les premières étapes franchies par le service financier, le parcours de la facture commence. Différents responsables de budget et collègues doivent la vérifier et l'approuver. Comme il n'y a qu'une seule copie papier, il n'est pas possible de le faire en même temps. Cela ralentit considérablement le processus.
Une fois que tout le monde a eu son tour, la facture est renvoyée au service financier. Et combien de fois arrive-t-il que la date limite de paiement soit dépassée à ce moment-là ? Ou que vous ne pouvez plus bénéficier d'une remise pour paiement anticipé ? Un long délai de traitement est alors une honte supplémentaire. Vous décidez de commencer à chercher la facture avec votre collègue Martijn du service comptabilité fournisseurs.
2. Absence de vue d'ensemble
Martin sait qu'il n'a plus la facture. Après tout, il l'a déposée sur le bureau de Karin, responsable des ressources humaines et du budget. Et maintenant que vous le dites, il n'a plus entendu parler d'elle depuis. Vous vous précipitez immédiatement trois étages plus haut vers Karine qui parvient à vous dire qu'elle a bien la facture quelque part. Elle s'empare de l'énorme pile de papier qui se trouve sur son bureau et, au bout d'un moment, repêche la facture au fond de la pile.
Mais elle conclut que le montant ne correspond pas à ce qui a été convenu contractuellement. Vous rappelez immédiatement votre fournisseur et lui demandez de vous envoyer une facture de crédit, puis immédiatement une facture correspondant à ce qui a été convenu. Le problème est résolu, mais vous devez attendre au moins une demi-heure avant de reprendre votre travail. De plus, votre fournisseur aurait probablement voulu savoir plus tôt qu'il avait commis une erreur.
En tant que premier point de contact pour les fournisseurs, il vous faut à chaque fois beaucoup de temps pour trouver où se trouve une facture. Cela est dû à un manque de vue d'ensemble.
3. Les factures se perdent facilement
Karin n'est vraiment pas la seule chez qui une facture se retrouve dans une pile de papiers. Au cours de la semaine, une pile entière de papiers s'y ajoute. D'autres factures, des contrats, des magazines, etc. Et c'est là que les choses se gâtent. Imaginons qu'un collègue travaille à domicile et décide d'emporter quelques papiers. Et c'est par hasard que se trouve parmi eux la facture qui s'est retrouvée dans cette pile. Le risque, bien sûr, est que la facture se retrouve dans la poubelle.
Bien que l'on doive se conformer à une certaine méthode de travail, les choses se passent souvent différemment dans la pratique. Le fait de ne pas savoir où se trouve une facture dans le processus n'a rien à voir avec la perte d'une facture.
4. Des erreurs (coûteuses) sont commises
Vous tapez simplement quelque chose dans un autre système ? Bien sûr, il est facile de faire une petite erreur de lecture ou de frappe. L'erreur est humaine, mais il est très gênant que le montant soit mal copié et que, par conséquent, un montant trop élevé ou trop faible soit payé. Ou s'il s'avère que le numéro de commande est incomplet et que la facture n'est donc pas approuvée.
Et combien de fois arrive-t-il qu'une facture soit payée deux fois parce qu'il n'était pas clair qu'elle avait été faite il y a longtemps ? Le traitement manuel est un travail humain et reste donc incroyablement sujet aux erreurs.
5. Les archives prennent beaucoup de place
Chaque facture payée doit être archivée pour votre comptable. Si vous n'effectuez pas ce processus de manière numérique, vous devez imprimer les factures. Ce n'est pas très écologique, n'est-ce pas ? De plus, toutes ces factures imprimées finissent dans des classeurs, bien alignées dans l'une des nombreuses armoires de classement.
Et plus vous avez de factures à traiter en tant qu'organisation, plus il y a de classeurs et plus il y a d'armoires. Pensez à tout l'espace que ces armoires occupent. Un espace précieux que vous pourriez utiliser à d'autres fins.
Éviter les réactions gênantes à l'égard des fournisseurs
Outre ces frustrations dans votre propre atelier, vous devez également être conscient des conséquences pour le professionnalisme de votre organisation. Car honnêtement, vous voulez toujours éviter ce genre de réaction à l'égard de votre fournisseur, n'est-ce pas ?
- Désolé, nous ne trouvons pas la facture. Pouvez-vous nous la renvoyer ?
- Je trouve cela très ennuyeux, mais la personne qui doit approuver la facture est souvent absente du bureau en ce moment, donc cela prend un peu plus de temps.
- Nous avons accidentellement payé deux fois la facture. Pouvez-vous nous rembourser le montant sur notre compte ?
- Sous-payé ? Ah oui, maintenant je le vois aussi. Désolé, le montant a été mal copié à partir de la facture.
- Vous avez peut-être une copie de la facture avec le numéro de facture pour moi ? Notre comptable nous la demande, mais nous ne la trouvons pas.
Ne serait-il pas agréable de pouvoir éviter cela ? Le traitement automatisé des factures élimine ces frustrations. En outre, vous pouvez donner à vos fournisseurs une réponse non seulement plus rapide, mais aussi plus efficace.
Marcel Strabbing
Consultant en chef
