Vous ne voudriez pas leur donner du fil à retordre : les entreprises qui conservent leurs contrats dans différents endroits de l'entreprise, parfois même encore dans des classeurs physiques. Heureusement, de plus en plus d'organisations découvrent les avantages d'une gestion des contrats bien organisée. Nous vous présentons ces 5 avantages :
1. Gestion numérique des contrats : toutes les informations sont disponibles à tout moment et en tout lieu
Imaginez que vous ayez à portée de main toutes les informations dont vous avez besoin lorsque vous êtes en contact avec votre fournisseur. Durée, options de renouvellement, accords spéciaux, etc. : tout est accessible partout, à tout moment et en tout lieu. Bref, vous disposez d'une vue d'ensemble complète. Et les collègues ? Vous pouvez leur donner accès à toutes les informations dont ils ont besoin, ce qui fait gagner du temps à votre service.
2. Autorisation des contrats : clarté sur qui peut faire quoi
En n'étant confrontée qu'aux exceptions et aux cas incorrects, l'organisation interne consacre moins de temps, ce qui réduit directement sa charge. Les erreurs telles que l'indexation injustifiée, par exemple, sont détectées plus rapidement.
La mise en place de ce processus vous oblige à contrôler les abonnements et les engagements, ce qui vous permet d'éviter les doubles facturations. En outre, vous recevrez des notifications en temps utile lorsqu'un contrat est sur le point d'être renouvelé.
3. Correspondance des contrats : correspondance automatique des paiements récurrents
Si une facture (par exemple de téléphonie) est du même montant chaque mois, l'utilisation d'un logiciel de correspondance des contrats évite au responsable du budget de perdre son temps à approuver les factures. Cette partie du processus est prise en charge par le logiciel qui fait automatiquement correspondre les factures entrantes au calendrier de paiement du contrat.
L'entrée se fait directement sur le bon compte du grand livre et seules les exceptions doivent être évaluées. Cela permet d'économiser du temps, de l'énergie et, dans certains cas, de la frustration.
4. Suivi de la facturation
Dans presque toutes les entreprises, des budgets sont établis, par exemple avec le service marketing. Supposons qu'un budget de 500 euros par mois lui soit alloué pour la maintenance du site web. Ce budget est fixé par contrat et le numéro d'identification du contrat est lié à ce budget. Ainsi, lorsqu'une facture de 750 euros pour la maintenance d'un site web apparaît dans le système, celui-ci s'arrête automatiquement et une notification est émise....
5. La gestion des contrats permet d'économiser de l'argent
En se concentrant uniquement sur les exceptions, c'est-à-dire sur les factures qui ne correspondent pas à ce qui a été convenu dans le contrat, l'organisation interne consacre moins de temps. Les erreurs sont identifiées plus rapidement, comme une facture qui n'était pas prévue ou une facture plus élevée que ce qui avait été convenu.
La mise en place de ce processus vous oblige à contrôler les abonnements/engagements. Vous éviterez ainsi les doubles facturations et recevrez en temps utile une notification vous informant qu'un contrat est sur le point d'être renouvelé automatiquement.
Gestion des contrats = sensibilisation
Lorsque les entreprises commencent à automatiser leur gestion des contrats, elles commencent automatiquement à réfléchir davantage aux étapes du processus qui sont suivies. Par exemple, lors de l'approbation d'une facture, il est possible de se référer rapidement aux accords de base du contrat.
Les prix sont appliqués efficacement, les conversations avec les fournisseurs deviennent plus pertinentes et les dossiers sont enrichis de toutes sortes de pièces jointes pertinentes. Et les juristes de votre entreprise ? Ils sont ravis car il existe enfin un système clair dans lequel tous les accords sont visibles...
N'hésitez pas à nous appeler si vous avez des questions ?
