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La facturation électronique gagne en popularité auprès des PME
Comité de rédaction Easy Systems 03 mai 2023
La numérisation des processus financiers progresse régulièrement, mais il reste encore beaucoup à faire. Par exemple, l'utilisation de la facturation électronique dans les PME est de plus en plus fréquente. De plus en plus de factures sont traitées directement en tant que factures électroniques dans le système de comptabilité/traitement des factures. Cependant, les entreprises ont encore beaucoup à gagner, car une grande partie des factures arrivent encore par courrier électronique ou même sur papier. De même, les bons de commande et les factures sont toujours approuvés manuellement.
C'est ce qui ressort d'une étude indépendante menée par DirectResearch auprès de plus de 200 professionnels de la finance et de l'approvisionnement. dématérialisation Tous les résultats peuvent être consultés dans le rapport sur les tendances de la finance et de l'approvisionnement des PME pour 2023.
Il suffit d'envoyer un courrier électronique (trois bons de commande sur cinq sont établis par courrier électronique).
Dans les entreprises de taille moyenne, les bons de commande pour les dépenses indirectes sont souvent établis par courrier électronique. Dans trois cas sur cinq, c'est la méthode choisie. Les appels téléphoniques sont également plus utilisés dans ces entreprises que dans les grandes entreprises. Au sein des PME, on utilise davantage les formulaires internes ou Excel (47%) et les feuilles perforées (42%).
L'approbation des bons de commande reste un processus manuel
Avant de pouvoir passer une commande, le bon de commande doit d'abord être approuvé. Les études montrent que dans la moitié des entreprises, cette approbation se fait encore manuellement sur la base d'un PDF, d'un document papier, d'un courrier électronique ou d'un système de flux de travail. Cela peut entraîner des retards et des coûts supplémentaires dans le processus d'achat. processus d’achat. Par ailleurs, dans 2 entreprises sur 5, en dessous d'un certain montant, aucune approbation n'est requise.
La facturation électronique en plein essor
La plupart des factures arrivent encore "simplement" par la poste. Pour la moitié des entreprises de taille moyenne, les factures sont envoyées par courrier sous forme de fichiers PDF. Cependant, la saisie manuelle de ces factures peut entraîner des erreurs et des doubles saisies, ce qui retarde le processus de facturation et entraîne des coûts supplémentaires.
Cela explique peut-être pourquoi la facturation électronique gagne en popularité. Plus de la moitié (51 %) des entreprises reçoivent souvent ou toujours des factures électroniques qui entrent directement dans le système de comptabilité/traitement des factures, ce qui est une évolution positive. Seul un petit groupe (9 %) ne reçoit jamais de factures électroniques. Les PME semblent donc mieux préparées à l'avenir que les grandes entreprises, puisque seulement 36 % d'entre elles utilisent la facturation électronique directe. En outre, 30 % des PME interrogées indiquent qu'elles reçoivent souvent des factures électroniques par courrier électronique au format XML.
Les factures papier restent populaires auprès des PME
Malgré l'essor de la facturation électronique et d'autres solutions numériques, il semble que les PME n'aient pas encore dit adieu aux factures papier. Environ 33 % des entreprises reçoivent encore ou souvent des factures papier. Un petit nombre d'entre elles (6 %) ont complètement cessé d'utiliser des factures papier. Cependant, environ un quart d'entre elles utilisent l'EDI ou récupèrent les factures via un portail en ligne.
L'approbation manuelle des factures reste la norme
L'approbation des factures sera (malheureusement) toujours un travail manuel en 2023. Malgré l'essor des systèmes automatisés de gestion des flux de travail, les études montrent que de nombreux responsables financiers de PME approuvent encore les factures manuellement.
Parmi les personnes interrogées, 43 % ont déclaré qu'elles approuvaient toujours ou souvent les factures manuellement via un système de flux de travail. En outre, de nombreuses factures sont encore approuvées manuellement sur la base d'un document papier ou d'un message électronique, 39 % d'entre elles le font toujours ou souvent.
En ce qui concerne l'approbation automatique des factures, nous constatons un pourcentage similaire : 38% disent qu'ils le font toujours ou souvent. En outre, deux financiers sur cinq au sein des PME indiquent que dans leur organisation, les factures sont rarement ou jamais approuvées automatiquement. Alors que dans les grandes entreprises, la moitié des factures sont déjà approuvées automatiquement. Il y a donc encore beaucoup à gagner dans ce domaine pour les PME.
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Dans le rapport, vous trouverez plus d'informations sur : - La mesure dans laquelle les entreprises parviennent àpayer leurs factures dans les délais convenus.
- Où en est la réception des factures électroniques ?
- Et surtout, efficacité ou conformité ?Lire le rapport sur les tendances
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