"L'époque où les factures étaient envoyées uniquement sur papier est révolue depuis un certain temps", déclare Jan Willem ter Steege, directeur d'Easy Systems. "La plupart des factures sont désormais envoyées par d'autres moyens, la facture PDF en pièce jointe d'un message électronique étant encore courante.
Toutefois, il est juste de dire que même cette méthode de travail commence à devenir assez démodée, car il existe aujourd'hui des solutions beaucoup plus agréables pour mettre en place une messagerie électronique".
Efficace et sans erreur
"En effet, les factures au format PDF nécessitent encore beaucoup d'opérations manuelles, et c'est encore plus vrai pour les factures reçues par la poste. Une facture électronique, en revanche, peut être lue directement dans le logiciel, sans opération supplémentaire, et être traitée efficacement et sans erreur. Cela permet d'économiser beaucoup de temps, d'argent et d'énergie", poursuit Jan Willem. Easy Exchange est l'une de ces solutions qui permet d'accéder au réseau européen(PEPPOL) de facturation électronique, donnant ainsi un accès direct à toutes les autres organisations connectées. PEPPOL est l'acronyme de Pan-European Public Procurement Online (marchés publics paneuropéens en ligne) et constitue la nouvelle norme en matière de messagerie électronique, qui permet à tout le monde d'envoyer et de recevoir des messages électroniques. Nous parlons principalement de factures pour l'instant, mais cette norme s'applique à tous les messages que vous souhaitez échanger.
Le train roule à toute allure...
"La question n'est pas tant de savoir si une entreprise va changer, mais quand elle va le faire. On pourrait comparer la numérisation croissante à un train qui passe en trombe : si vous ne montez pas, vous ratez le voyage et vous vous retrouvez seul. Dans cette optique, j'invite chaleureusement les entrepreneurs à s'intéresser de près aux avantages de la messagerie électronique. Et ils sont nombreux : les mises à jour se font automatiquement et les nouvelles normes sont ajoutées automatiquement. Par conséquent, une organisation est toujours compatible avec tous les formats possibles. Le traitement est beaucoup plus rapide, le risque d'erreurs est considérablement réduit et on a le temps de s'occuper d'autres choses. Par exemple, des choses qui contribuent directement à des opérations commerciales (encore) plus fructueuses. Et le changement lui-même ? Il est incroyablement facile, notamment parce qu'aucun ajustement n'est nécessaire dans vos systèmes logiciels existants. 4Exchange est capable de lire tous les formats de facturation électronique et de les convertir au format utilisé par votre système. J'invite chaleureusement tout le monde à monter dans ce train rapide proverbial ", conclut Jan Willem avec enthousiasme.
