processus d’achat Au sein des organisations, l'approche des achats directs (dépenses directes) et des achats indirects (dépenses indirectes) diffère souvent. Plus précisément, alors que les processus d'achat direct sont généralement bien structurés, une telle structure fait souvent défaut pour les achats indirects. Pourquoi en est-il ainsi ? Et quels sont les défis auxquels les PME sont confrontées en conséquence ?
Qu'est-ce qui distingue les marchés publics directs des marchés publics indirects ?
Dans de nombreuses organisations, les achats se concentrent principalement sur les achats directs. Il s'agit de tous les achats directement liés à l'activité principale de l'entreprise. Pour une entreprise manufacturière, par exemple, il peut s'agir de l'achat de matières premières ou de pièces nécessaires à la production.
Outre les achats directs, il existe également des achats indirects, c'est-à-dire des achats nécessaires pour soutenir les opérations de base, comme les fournitures de bureau, les ordinateurs ou le mobilier.
On pense souvent que la gestion des achats directs peut faire la différence car elle contribue directement aux résultats des ventes, alors que les achats indirects reçoivent moins d'attention, bien qu'il y ait là aussi des possibilités d'optimisation et d'économies.
Les organisations manquent des opportunités en raison d'une passation de marchés non structurée
Les organisations passent souvent à côté d'opportunités lorsqu'il s'agit de gérer les achats. Ce phénomène est devenu particulièrement visible dans le cadre du travail hybride coronographique. De nombreux employés ont créé des bureaux à domicile, souvent avec le soutien financier de leur employeur. Cependant, cela conduit à des achats non structurés, les employés effectuant des achats de manière indépendante sans passer par un service d'achat au préalable.
Ce comportement d'achat non structuré présente plusieurs inconvénients :
1. Ne pas bénéficier de conditions plus avantageuses de la part des fournisseurs
Si les employés choisissent leurs fournisseurs de manière indépendante, vous manquez l'occasion de réduire les coûts en convenant de meilleurs prix avec un nombre limité de fournisseurs.
Exemple: Supposons qu'une entreprise du secteur du commerce de détail achète régulièrement des fournitures de bureau, telles que du papier, de l'encre, du mobilier de bureau et des ordinateurs portables, auprès de différents fournisseurs sans conditions prédéfinies. En effectuant des achats individuels, l'entreprise paie des prix standard. Toutefois, si cette entreprise décide d'établir une relation à long terme avec un ou deux fournisseurs pour l'ensemble de ses fournitures de bureau, elle peut négocier les prix, ce qui lui permet d'obtenir des remises et de meilleures conditions de paiement. Elle peut ainsi réaliser d'importantes économies sur une base annuelle, qui peuvent être réinvesties dans l'entreprise ou contribuer à sa marge bénéficiaire.
2. Inefficacité du traitement des factures
Une forte proportion d'achats non structurés augmente le nombre de factures inattendues, ce qui entraîne un manque d'efficacité et une augmentation de la charge de travail du service financier.
Exemple: Dans une agence de marketing, le matériel de marketing, tel que les dépliants et les affiches, est régulièrement commandé auprès de différents imprimeurs. Chaque commande donne lieu à une facture distincte, qui doit être traitée manuellement par le service financier. Cela entraîne une augmentation de la charge de travail et du risque d'erreurs lors du traitement des factures. La mise en œuvre d'un système d'approvisionnement central, dans lequel toutes les commandes passent par un fournisseur préapprouvé, permet de gérer plus efficacement les commandes et les factures. Les factures peuvent être automatiquement liées aux commandes correctes, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire au traitement des factures et le risque d'erreurs.
3. Conformité et transparence
Les dépenses non auditées rendent difficile le respect des accords contractuels et des lois et règlements, ce qui pose des risques d'audit.
Exemple: Une entreprise de construction achète des matériaux de construction auprès de divers fournisseurs, mais ne conserve pas d'enregistrements détaillés de ces achats. Cela entraîne des problèmes de conformité, en particulier lorsqu'il s'agit de respecter les normes de sécurité et les réglementations du secteur de la construction. Lors d'un audit, des questions peuvent se poser sur l'origine des matériaux et sur leur conformité aux exigences spécifiées. processus d’achat La mise en place d'une structure avec des fournisseurs sélectionnés qui respectent toutes les réglementations permet à l'entreprise de prouver sa conformité et réduit le risque d'amendes ou de problèmes juridiques.
4. Comprendre les politiques de RSE des fournisseurs
En raison d'une passation de marchés non structurée, les PME manquent l'occasion de s'assurer que leurs fournisseurs respectent les normes de responsabilité sociale de l'entreprise.
Exemple : Une marque de vêtements accorde de l'importance à la durabilité et à la production éthique. En s'approvisionnant en tissus et en matériaux sans avoir une idée précise des politiques de ses fournisseurs en matière de RSE, la marque risque de s'associer à des partenaires qui ne respectent pas ces valeurs, ce qui peut nuire à sa réputation. En adoptant une politique d'approvisionnement structurée qui évalue les fournisseurs en fonction de leurs pratiques en matière de développement durable et de leurs normes éthiques, la marque peut s'assurer que tous les produits sont conformes à ses valeurs. Cela permet non seulement d'améliorer la réputation de la marque, mais aussi d'attirer des clients qui accordent de l'importance à la durabilité et à l'éthique.
Améliorer la gestion des dépenses
Il est important pour les organisations de comprendre les fournisseurs avec lesquels leurs employés font affaire et de prendre des mesures pour les améliorer. Une plateforme centrale d'approvisionnement peut y contribuer en rationalisant le processus, de la commande au paiement, et en assurant un meilleur contrôle et une plus grande transparence.
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