La technologie et la fonctionnalité semblent parfois se mordre les doigts. Imaginez : vous avez commandé 1 000 stylos pour votre organisation à, disons, un euro pièce. Lorsque la facture arrive, vous avez probablement envie de la vérifier, tout comme l'énorme flux d'autres factures.
Après tout, aucune entreprise ne veut payer trop cher. Bien entendu, il n'est plus question de vérifier ces éléments manuellement depuis longtemps ; vous disposez d'un logiciel intelligent pour cela.
Lorsqu'on parle d'OCR(reconnaissance de texte), cela signifie qu'à partir d'un PDF, qui n'est en fin de compte qu'une image, le numéro IBAN, les montants, la date de la facture, le numéro de la facture, etc. sont lus. Si vous optez pour la reconnaissance des lignes (dans l'environnement logiciel), chaque ligne (pensez aux stylos) est en fait scannée. Cela semble merveilleux, mais si vous optez pour la reconnaissance des en-têtes (moins détaillée, mais toujours très précise), les choses vont beaucoup plus vite et c'est également moins coûteux.
Reconnaissance des lignes ou reconnaissance des têtes ?
"L'appariement des factures sur la base de la reconnaissance des règles est très important : en effet, lorsqu'un détail est modifié dans les règles, comme dans l'exemple du stylo, le modèle, le cadre en quelque sorte, doit être réinitialisé. Cela prend du temps, de l'énergie et parfois des frais de consultance", explique Nicky Hendriks, responsable des ventes chez Easy Systems. "La reconnaissance de la tête suffit dans 95 % des cas.
En outre, les messages XML sont de plus en plus courants. C'est très pratique parce qu'avec ces données, le logiciel peut déjà commencer à travailler immédiatement. Cela signifie également que, par rapport à la reconnaissance des règles, il faut beaucoup moins de temps de configuration pour mettre en place le processus numérique. Je m'attends à ce que la reconnaissance des règles disparaisse progressivement. Dans tous les cas, demandez activement à votre fournisseur s'il peut livrer ses factures au format XML. Aujourd'hui, plus de fournisseurs que vous ne le pensez sont en mesure de le faire.
Commencez simplement, faites-en l'expérience
"Je recommande aux organisations qui sont activement à la recherche d'un emploi de commencer tout de suite afin d'acquérir de l'expérience avec les différentes possibilités. purchase-to-pay de se lancer afin d'acquérir de l'expérience avec les différentes possibilités. Souvent, la pratique en dit plus long que des montagnes de théorie", explique Nicky. "Réfléchissez bien à ce que vous voulez réaliser et à ce qui vous fera gagner le plus de temps dans le processus.
Commencez simplement et avec les éléments de base, afin que vous et vos collègues puissiez vous habituer à la nouvelle façon de travailler. Si cela fonctionne bien, passez à l'étape suivante, petit à petit. La simple idée de disposer de plus de temps et de commettre moins d'erreurs vous motive souvent à prendre pour une fois le taureau par les cornes, comme le dit le proverbe.
