Hester, la responsable des ressources humaines, est dans le garde-manger, à la recherche de fournitures de bureau. Malheureusement pour elle, elle est à court de stylos et de marqueurs pour tableau blanc. Elle en avait justement besoin pour un atelier interne. Elle réfléchit un instant. La procédure officielle consiste à remplir un formulaire de demande qui doit être approuvé avant de pouvoir commander quoi que ce soit. Mais tout cela prend beaucoup trop de temps. Elle décide d'enfourcher son vélo et d'aller le chercher elle-même. La déclaration viendra plus tard.
Il est très fréquent que les organisations mettent en place des processus qui obligent les employés à remplir un formulaire de demande pour tout. Un processus qui est encore parfois contourné. Que cela soit compréhensible ou non, ce n'est pas souhaitable pour l'organisation.
Peu d'informations sur les achats
Votre organisation passe-t-elle régulièrement des commandes en dehors des accords existants ? Et à quelle vitesse votre service financier est-il informé des engagements pris de cette manière ? Probablement seulement après que le paiement a déjà été effectué. C'est dommage, car cela vous empêche également de bénéficier d'avantages en matière d'achat en concluant des accords avec des fournisseurs réguliers. Il se peut que l'un des collègues de Hester les ait demandés la veille par la voie officielle. L'achat de Hester est donc double.
Dans cet exemple, il s'agit toujours de stylos ou de crayons pour tableaux blancs, mais le problème devient tout autre lorsque les employés passent des commandes qu'ils ne sont pas censés faire. En tant qu'organisation, vous prenez de toute façon un engagement. Et qu'en est-il des achats qui peuvent avoir été approuvés au préalable par le responsable d'un service, mais qui n'apparaissent que sous forme de factures au service financier ?
La facture suit l'achat. En général, elle arrive bien avant le bordereau d'expédition ou le reçu d'achat. Cette situation est gênante, car la facture doit être comparée avec le bordereau d'expédition. C'est pourquoi un employé du service financier fait régulièrement le tour des différents services pour vérifier si de nouveaux bordereaux d'expédition sont arrivés.
La différence avec la gestion numérique des marchés publics
Imaginez que vous ayez une visibilité (en temps réel) sur les engagements. Chaque engagement pris est pré-approuvé. Il existe un endroit central où tous les engagements sont visibles.
Lorsque la commande est livrée ou le service fourni, la réception peut être enregistrée. Les factures peuvent ainsi être approuvées plus rapidement. En effet, si l'achat a déjà été approuvé, il ne reste plus qu'à vérifier si la facture correspond au bon de commande. Cela permet d'économiser beaucoup de travail, souvent manuel.
La gestion numérique des marchés publics permet de mieux comprendre
Outre les avantages d'un processus rationalisé et d'une meilleure compréhension, il est également agréable pour l'organisation que les employés ne puissent plus effectuer d'achats pour lesquels ils ne sont pas autorisés. Les coûts inattendus et non désirés appartiennent au passé. Comme tout le monde s'approvisionne auprès des mêmes fournisseurs, il est possible de conclure de meilleurs accords avec ces derniers.
purchase-to-pay La gestion des achats fait partie de ce processus. Vous vous demandez comment fonctionne l'ensemble du processus, de la demande d'achat au paiement, et comment vous pouvez l'automatiser ? Lisez notre livre blanc.
Marcel Strabbing
Consultant en chef