Purchase to pay

purchase-to-pay semble si simple : un employé passe une commande, les biens ou les services sont livrés et la facture est payée. purchase-to-pay Mais la pratique montre que c'est beaucoup plus complexe.

purchase-to-payQu'est-ce que c'est ?

purchase-to-pay est le processus complet qui va de la demande d'achat au paiement. Il comprend la commande de biens ou de services, les processus d'approbation, le rapprochement des commandes, le traitement des factures et enfin le paiement des fournisseurs. 

purchase-to-pay Avec une solution, toutes les demandes d'achat suivent un parcours structuré dans le système. purchase-to-pay Une solution augmente l'efficacité et la précision du processus d'achat et de paiement. Elle minimise les tâches manuelles, améliore le contrôle des dépenses et réduit le risque d'erreurs. 

Nombreuses sont les organisations qui peinent à mettre en place et à automatiser ce processus de manière optimale. Cela n'a rien d'étonnant quand on voit le nombre de départements et de personnes impliqués. purchase-to-pay Outre le service des achats et des finances, chaque employé qui soumet des réclamations, fait des demandes d'achat ou approuve des factures doit également s'occuper de .

Il en résulte souvent un processus encombré et fastidieux, où chaque action humaine est sujette à erreur.

• En savoir plus purchase-to-pay le processus et pourquoi vous devriez l'automatiser 

Contenu

• purchase-to-payQuels sont les processus couverts par ?
• purchase-to-pay Le processus en point de mire
• purchase-to-pay Les avantages d'un processus fluide
• purchase-to-pay Pourquoi automatiser ?
• purchase-to-pay purchase-to-pay Quels sont les sous-processus que vous pouvez automatiser ?
• purchase-to-pay Quelles sont les exigences auxquelles une solution doit répondre ?

purchase-to-payQuels sont les processus couverts par ?

purchase-to-pay consiste en une succession de processus différents : 

• Traitement des factures
• Traitement des demandes
• Gestion des contrats
• Gestion des marchés publics
• Facturation électronique 

purchase-to-pay Bien que le traitement des factures soit presque toujours mentionné comme le premier processus lorsqu'on parle de , il s'agit du dernier processus d'une série de sous-processus. Chacun de ces sous-processus aboutit finalement à une facture. 

purchase-to-pay Le processus en point de mire

purchase-to-pay Si vous disposez d'un système automatisé, la procédure est la suivante : 

Les demandes sont traitées comme des factures et entrent dans le processus de traitement à cet endroit du flux. Cela présente le grand avantage que les coûts encourus sont déjà visibles pour le service financier à partir de ce moment-là. Souvent, le service financier n'a connaissance des coûts encourus que lorsque le gestionnaire/le détenteur du budget a approuvé la demande et l'a transmise au service financier pour paiement. 

• purchase-to-pay Pour en savoir plus sur un processus automatisé, consultez le blog purchase-to-pay Du traitement numérique des factures à l'automatisation des processus

Avantages d'un processus d'achat fluide

purchase-to-pay Un processus harmonieux permet aux services financiers d'avoir une meilleure compréhension des engagements, et ce beaucoup plus tôt.

Il s'agit à la fois d'obligations contractées par le biais d'une demande d'achat et de coûts fixes qui peuvent être facilement retracés jusqu'à un contrat. Mais aussi un aperçu beaucoup plus précoce des coûts avancés par les employés.

En outre, en comprenant les coûts à venir, le département des finances peut faire de bien meilleures prévisions, réagir aux événements actuels et fournir à la direction des conseils fondés.

En outre, un processus bien conçu est également un processus conforme. Un processus qui vous permet de répondre plus facilement aux exigences et de le démontrer plus facilement. Chaque étape est enregistrée, vous pouvez voir exactement quel chemin a suivi une demande d'achat ou une facture et qui l'a approuvée.

Et y aura-t-il un contrôle par des auditeurs ou d'autres organismes ? Dans ce cas, votre service financier n'aura pas non plus de travail à faire, car la recherche du bon de commande avec la facture ne nécessitera plus de fouiller dans les archives papier. En douceur ! 

• Curieux d'en savoir plus sur les autres avantages ? Lire le blog purchase-to-pay Améliorer la collaboration avec les fournisseurs grâce à l'automatisation

purchase-to-pay Pourquoi automatiser ?

purchase-to-pay L'automatisation permet de mieux connaître les dépenses et les dettes et de toujours savoir où en sont les factures. L'automatisation de l'achat au paiement réduit également les efforts manuels, minimise les erreurs et accélère le processus de l'achat au paiement.

Étude de cas

purchase-to-pay Les organisations que nous visitons pour parler de leur processus font souvent état du problème suivant : 

"Ce que nous rencontrons souvent, ce sont des commandes non autorisées. Nous recevons alors une facture pour une commande qui n'aurait pas dû être passée. Mais oui, une fois que nous avons reçu cette facture, nous ne pouvons évidemment pas l'annuler.

purchase-to-pay En automatisant l'ensemble du processus, c'est-à-dire non seulement le traitement des factures, mais aussi toutes les étapes qui le précèdent, vous éviterez ces problèmes et les mauvaises surprises. 

processus d’achat "Comme nous avons automatisé l'ensemble du processus, nous avons anticipé l'autorisation. De cette manière, nous minimisons le risque de commandes incorrectes et de dépenses non autorisées. Le fait d'anticiper l'autorisation et de faire correspondre les bons de commande avec les factures garantit qu'après coup, lorsque la facture est déjà là, aucune autre autorisation n'est nécessaire. De cette manière, le processus se déroule rapidement et sans heurts !

• Lire L'étude de cas complète d'Orange Cyberdefense