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Collaboration entre les achats et les finances : état des lieux dans les PME
Comité de rédaction Easy Systems
11 mai 2023
Au sein des PME, une bonne coopération entre les services des achats et des finances est essentielle à la réussite d'une organisation. En travaillant en étroite collaboration, les équipes chargées des achats et des finances peuvent conjointement réduire les coûts, travailler plus efficacement et entretenir de meilleures relations avec les fournisseurs. Dans ce blog, nous examinons de plus près la collaboration entre les services des achats et des finances. Pourquoi est-elle si importante et comment le personnel chargé des achats et des finances estime-t-il qu'elle se déroule ? En outre, nous discutons des principaux objectifs d'amélioration et des défis auxquels les entreprises sont confrontées dans le cadre d'une collaboration fructueuse entre les services d'approvisionnement et les services financiers.
Pour le savoir, DirectResearch a mené une étude indépendante auprès de plus de 200 professionnels de la finance et des achats.
Pourquoi une bonne collaboration entre les achats et les finances est-elle importante ?
Une bonne coopération entre les services des achats et des finances est indispensable pour les organisations. En effet, le service des achats est chargé d'acquérir des biens et des services de la meilleure qualité possible à un prix raisonnable, tandis que le service des finances est responsable de la gestion des ressources financières de l'organisation. Une bonne coopération entre ces départements est donc cruciale pour s'assurer que les ressources financières disponibles pour les achats sont suffisantes et qu'elles restent dans les limites du budget.
Connaissances préalables
Le fait de passer des commandes à l'avance peut aider les services financiers à cet égard. Pour le service financier, il est important de connaître toutes les dépenses de l'entreprise afin de surveiller sa santé financière. En passant un bon de commande à l'avance, ils connaissent les factures à venir et ont le temps de les vérifier avant qu'elles ne soient payées. En connaissant à l'avance les coûts prévus, les services financiers peuvent travailler plus efficacement avec les services d'approvisionnement pour s'assurer que les achats restent dans les limites du budget et que les objectifs financiers sont atteints.
En outre, une bonne coopération entre les services des achats et des finances contribue à améliorer les relations avec les fournisseurs. Grâce à des efforts conjoints, il est possible de négocier de meilleurs accords de prix et d'optimiser le processus de paiement, ce qui se traduit par de meilleures conditions pour l'organisation.
Coopération positive entre les services d'achat et les services financiers
L'enquête menée par DirectResearch montre que la coopération est jugée positive tant par les responsables des achats que par les responsables financiers. Plus de la moitié des responsables des achats (52%) et des responsables financiers (57%) indiquent que la coopération est bonne. En outre, 36 % et 29 % respectivement qualifient même la coopération d'excellente. Seuls 12 % des responsables des achats et 12 % des responsables financiers considèrent que la coopération est moyenne. Seuls 3 % d'entre eux estiment qu'elle se déroule mal. Il est frappant de constater que le pourcentage de personnes qui considèrent la coopération comme excellente est beaucoup plus élevé dans les PME (36 %) que dans les grandes entreprises (4 %). Cela peut s'expliquer par le fait que les PME ont des lignes courtes, ce qui facilite la communication entre les services d'achat et les services financiers.
Principaux objectifs d'amélioration Achats et finances
processus d’achatPour la moitié des responsables des achats, l'obtention d'avantages en matière d'achats est l'objectif le plus important dans l' amélioration de leur travail. En outre, 38 % d'entre eux considèrent que la gestion et l'efficacité des achats sont des objectifs importants. Les obstacles proverbiaux à la réalisation de ces objectifs sont le manque de personnel et les problèmes financiers. Il est à noter que les professionnels de l'approvisionnement des grandes entreprises sont plus enclins à rechercher l'efficacité que les avantages de l'approvisionnement, et ont donc des priorités différentes de celles de leurs collègues des PME. Parmi les financiers, l'amélioration de l'efficacité est le thème d'amélioration le plus important (67%). La fraude sur les factures, au contraire, est considérée par 33 % des répondants comme le sujet sur lequel il faut le plus se concentrer.
Défis en matière de collaboration entre les achats et les finances
Bien que la collaboration entre les achats et les finances soit généralement considérée comme positive, les entreprises sont confrontées à certains défis. L'une des principales difficultés rencontrées par les services financiers pour atteindre les objectifs susmentionnés est le manque d'assurance des collègues chargés de l'approvisionnement pour établir des prix corrects. Si le personnel chargé des achats ne le fait pas correctement, cela peut entraîner un surpaiement des biens et des services, ce qui augmente les coûts de l'entreprise et réduit les marges bénéficiaires.
Une autre difficulté réside dans le fait que les services financiers ne savent pas qui a passé la commande. Cela peut entraîner un manque de clarté quant à la responsabilité de certains coûts et compliquer le suivi du budget. En outre, les entreprises se heurtent à des pénuries de personnel et à des difficultés financières pour atteindre les objectifs de la collaboration entre les services d'approvisionnement et les services financiers.
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