Les coûts cachés sous la loupe : les PME ont peu de prise sur les dépenses indirectes

Dans les PME, seuls 40 % des dépenses indirectes sont bien gérées, ce qui montre qu'il y a encore beaucoup de progrès à faire pour maîtriser une grande partie des dépenses. dématérialisation C'est ce qui ressort du rapport annuel Trend Report Finance and Procurement, élaboré à la suite d'une enquête approfondie menée par DirectResearch auprès de 238 membres du personnel chargé des finances et de l'approvisionnement dans des entreprises comptant de 50 à 500 ETP. L'impact de ces dépenses sur les finances d'une entreprise est énorme et mérite certainement plus d'attention.

En moyenne, les acheteurs des entreprises de taille moyenne passent environ 4 050 commandes par an. Le coût de ces commandes peut être divisé en coûts directs et indirects. Les coûts directs sont liés à la production et peuvent être directement imputés à la production du bien primaire ou à la fourniture du service primaire. Pensez aux matières premières utilisées pour fabriquer un produit final.

Les coûts indirects, tels que les fournitures de bureau et les coûts salariaux des fonctions de soutien, sont des coûts de fonctionnement généraux qui ne sont pas directement attribuables à des biens ou services spécifiques.

Part des coûts indirects par rapport aux coûts directs

En général, les entreprises ont des coûts directs plus élevés que les coûts indirects. Néanmoins, les coûts indirects représentent une part importante - en moyenne 28 % - des dépenses totales de l'entreprise. Leur impact sur la santé financière et l'efficacité opérationnelle d'une organisation ne doit donc certainement pas être sous-estimé.

Si les services d'achats contrôlent souvent efficacement les dépenses directes, la gestion des dépenses indirectes est à la traîne dans de nombreuses entreprises. Pour les dépenses directes, ils travaillent principalement avec des fournisseurs sous contrat, mais pour les dépenses indirectes, de nombreux achats sont effectués en dehors de ces contrats, si tant est que des contrats existent.

En moyenne, les entreprises de taille moyenne ne gèrent que 40 % des dépenses indirectes. Moins d'un tiers (29%) des entreprises gèrent plus de la moitié des coûts indirects.

Défis de la gestion des coûts indirects

Le retard de la gestion des coûts indirects s'explique principalement par le fait qu'ils ne sont pas considérés comme essentiels aux opérations de base, bien qu'ils représentent une part importante des coûts totaux. En outre, la gestion des coûts indirects pose plusieurs problèmes :

• Complexité des dépenses indirectes : Les coûts indirects sont souvent répartis entre plusieurs départements et catégories - des services informatiques aux fournitures de bureau - ce qui rend difficile une vue d'ensemble et un contrôle complets.
• Manque de données et d'informations : De nombreuses PME ne disposent pas des outils d'analyse de données avancés nécessaires pour identifier les habitudes d'achat, analyser les dépenses et identifier les possibilités d'économies. Sans données précises et accessibles, il est difficile de prendre des décisions stratégiques sur la gestion des dépenses indirectes.
• Des processus de passation de marchés obsolètes : Les processus d'achat traditionnels et manuels augmentent la probabilité d'erreurs, d'inefficacité et de dépenses inutiles. L'absence d'automatisation et de processus d'achat numérique complique la gestion et l'optimisation des dépenses.
• Résistance au changement : la mise en œuvre de changements dans la manière dont les dépenses indirectes sont gérées peut se heurter à des résistances au sein de l'organisation. Les employés et les services sont souvent habitués à certains fournisseurs ou à certaines méthodes d'achat, ce qui peut compliquer la transition vers une gestion centralisée et structurée.
• Conflits de priorités : Les départements des finances et des achats sont souvent confrontés à des priorités concurrentes qui détournent l'attention de la gestion des coûts indirects. En l'absence de lignes directrices claires et de soutien de la part de la direction générale, ces départements peuvent avoir du mal à obtenir l'attention et les ressources nécessaires.
  
  

Les coûts indirects non gérés posent principalement un problème aux services financiers

Le fait que les Finances et les Achats considèrent la gestion des coûts indirects sous des angles différents est également évident dans l'enquête sur les tendances. Les employés des deux professions ont été invités à déclarer que les coûts indirects non gérés constituent un problème au sein de leur organisation. Les employés des finances (44%) sont nettement plus nombreux que ceux des achats (29%) à être d'accord avec cette affirmation et donc à considérer les frais indirects non gérés comme un problème.

Cette différence pourrait s'expliquer par l'impact direct sur la santé financière d'une organisation. Les professionnels de la finance sont fortement impliqués dans des questions telles que la budgétisation, la planification financière et la garantie de la transparence des rapports. Les dépenses indirectes non contrôlées représentent un risque pour ces questions. En outre, les dépenses non gérées augmentent l'exposition aux risques financiers, tels que la fraude et le gaspillage, et compliquent le processus de contrôle interne.

Contrairement aux achats, où l'accent est mis sur l'obtention de biens et de services à des conditions optimales, les départements financiers mettent l'accent sur la nécessité d'un contrôle strict de toutes les dépenses afin de protéger la santé financière globale de l'entreprise.

Pourquoi la gestion des coûts indirects est-elle importante ?

C'est pourquoi la gestion efficace des coûts indirects n'est souvent pas prioritaire, alors qu'elle peut être très bénéfique pour une entreprise. Par exemple, une gestion efficace des coûts indirects peut permettre de réaliser d'importantes économies et d'améliorer l'efficacité. Un suivi précis de ces dépenses permet non seulement d'améliorer la gestion du budget et de garantir une planification financière plus précise, mais aussi d'accroître la rentabilité.

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Outre les avantages financiers directs, la gestion des coûts indirects offre d'autres avantages importants :

• Amélioration des relations avec les fournisseurs : Grâce à une meilleure connaissance des habitudes de dépenses, les entreprises peuvent mieux négocier avec leurs fournisseurs et obtenir des conditions plus favorables ou des remises sur les volumes. Cela peut également conduire à des relations plus fortes et plus stratégiques avec les fournisseurs, améliorant ainsi la qualité et la fiabilité des biens et des services fournis.
• Objectifs de développement durable : À une époque où le développement durable devient de plus en plus important pour les entreprises, la gestion des coûts indirects peut contribuer à la mise en œuvre de pratiques d'achat plus respectueuses de l'environnement. Cela peut aller du choix de fournisseurs durables à la réduction de l'utilisation de matériaux non durables.
• Atténuation des risques : une gestion efficace des coûts indirects permet également d'identifier et d'atténuer les risques associés à la chaîne d'approvisionnement et aux processus de passation de marchés. Il peut s'agir de risques financiers, tels que l'escalade des coûts, ou de risques opérationnels, tels que les perturbations de la chaîne d'approvisionnement.
• Transparence et responsabilité accrues : en examinant minutieusement les coûts indirects, les entreprises améliorent la transparence de leurs dépenses. Cela favorise une culture de la responsabilité et de la conscience des coûts au sein de l'organisation, chaque service contribuant à la gestion efficace des ressources.
• Flexibilité et évolutivité : grâce à une gestion structurée des coûts indirects, les entreprises peuvent réagir plus rapidement aux changements survenant sur le marché ou au sein de l'organisation. Cela leur confère une plus grande flexibilité et leur permet d'évoluer sans augmentation disproportionnée des coûts.
  
  

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