Intégrer les processus financiers dans une solution logicielle est parfois plus facile à dire qu'à faire. En effet, par où commencer ? Et si vous disposez déjà d'une solution pour un (sous-)processus, comment la relier à d'autres solutions pour d'autres processus ? Faut-il alors opter pour une solution tout-en-un ?
Cela peut très bien fonctionner pour certaines organisations, mais dès que vos processus deviennent un tant soit peu complexes, cela devient rapidement un obstacle car les fonctionnalités s'avèrent inadéquates. Que faire alors ?
Que faites-vous en premier ?
Les entreprises semblent souvent vouloir tout faire dans le "bon" ordre. "Il faut d'abord remplacer le système ERP, parce qu'il est obsolète. Avant cela, nous ne pouvons pas vraiment automatiser d'autres processus, parce qu'après cela, il faudra probablement tout recommencer." Ou bien l'automatisation de processus tels que le traitement des factures est reportée précisément parce qu'un nouveau système ERP vient d'être mis en place. Celui-ci a été choisi avec soin et la mise en œuvre d'un autre système est une étape de trop.
Rester immobile, c'est reculer. Si vous voyez les avantages de l'automatisation des factures, pourquoi attendre pour innover dans ce processus ? Si vous êtes satisfait de votre système financier ou ERP, ou si vous n'êtes tout simplement pas encore prêt à le remplacer, commencez à chercher une solution qui s'adapte à vos systèmes actuels et futurs. Partez des systèmes dont vous disposez et demandez simplement ce qui est possible, même si vous deviez choisir un autre système ERP à un stade ultérieur. L'indépendance de l'ERP est un avantage.
Pas tous en même temps
Le grand piège est que les organisations veulent tout avoir en même temps lorsqu'elles commencent à automatiser le traitement des factures. Bien sûr, l'automatisation complète du processus ressemble à un Valhalla, mais il faut se donner le temps d'y arriver. Adoptez une approche progressive afin que toutes les personnes concernées puissent s'habituer à la nouvelle méthode de travail. Une fois que les bases sont en place, vous pouvez envisager d'autres optimisations et commencer à travailler sur la correspondance des contrats et/ou des commandes, par exemple.
Hans van der Kolk
Directeur des ventes