Le monde des contrôleurs s'automatise également. Heureusement. En effet, personne n'est satisfait des énormes quantités de papier qui doivent passer par de nombreux bureaux différents.
Cependant, l'automatisation n'est pas toujours évidente. Il existe parfois des différences entre le destinataire et le destinataire de la facture, ce qui entraîne à nouveau un travail manuel. C'est le cas lorsque l'une des parties a déjà adopté la facturation entièrement numérique, tandis que l'autre travaille encore avec des factures papier et des classeurs épais. Ce problème ne peut pas être résolu directement, mais le processus de transition du travail manuel à l'automatisation l'est évidemment.
Du papier au numérique
"Un processus numérisé offre de nombreux avantages. Par exemple, il réduit considérablement le nombre d'erreurs, car une grande partie du travail manuel est supprimée. En outre, l'ensemble du processus prend beaucoup moins de temps. Un temps qui peut être utilisé pour d'autres activités, souvent plus intéressantes", explique Hans van der Kolk, directeur des ventes chez Easy Systems.
Au fond, ce qui nous importe, c'est que nous nous rendions compte ensemble que nous sommes en mesure de permettre à l'employé d'apporter une valeur ajoutée, au lieu que cet homme ou cette femme ne soit qu'un simple cadre. C'est le thème central des processus de transition que nous supervisons. Si vous examinez votre purchase-to-pay processus, les possibilités sont presque infinies".
La question clé
Le travail d'un contrôleur devient beaucoup plus agréable lorsqu'il est numérisé. En effet, lorsqu'un processus de commande, d'achat et de facturation est encore essentiellement manuel et basé sur le papier, des goulets d'étranglement apparaissent. Ne serait-ce que parce qu'on ne sait jamais exactement où se trouve une facture spécifique au sein d'une organisation.
Il est également difficile de découvrir où se situe l'obstacle dans le processus. Lorsque votre travail est numérisé, il peut être extrait du système en quelques secondes. Et le temps qui reste ? Vous l'utilisez pour établir des rapports et des analyses, par exemple. Ou vous développez les relations avec vos fournisseurs.
Quel que soit votre choix, c'est toujours mieux que de passer plusieurs coups de téléphone pour savoir où se trouve cette facture. Vous êtes d'accord ?
