Vos factures et contrats sont-ils toujours traités dans les délais ?

Vous souhaitez que votre processus de facturation reste numérique ? Si c'est le cas, faites-le nous savoir et nous réfléchirons avec vous à une solution flexible.

Dans une situation où la plupart des employés sont contraints de travailler à domicile, les organisations doivent s'adapter en très peu de temps. Les employés disposent-ils des outils nécessaires pour communiquer entre eux et avec leurs clients ? Ont-ils accès à toutes les données et à tous les documents nécessaires pour poursuivre leur travail à domicile ? En bref : votre service financier est-il capable de travailler également à domicile ? Cette nouvelle situation vous invite à examiner de près les processus de votre département financier. Y a-t-il des processus qui posaient auparavant relativement peu de problèmes, mais qui sont aujourd'hui loin d'être efficaces ? 

Les risques d'un processus manuel de traitement des factures

Prenons l'exemple du traitement des factures. Dans de nombreuses organisations, il s'agit d'un processus encore partiellement manuel. Les données sont retapées par un employé et la facture papier disparaît dans un dossier. Ou bien les détails de la facture sont scannés par un logiciel OCR pour être traités numériquement. Bien que ce processus soit assez sujet aux erreurs et prenne beaucoup de temps, il fonctionne normalement assez bien.

Il en va différemment lorsque l'on travaille à domicile. Pour éviter que les processus ne s'arrêtent complètement, un employé du service financier est obligé de se rendre au bureau pour prendre les factures dans le courrier et les ramener à la maison. Cela comporte les risques nécessaires :

• Les factures peuvent être perdues ;
• Les factures peuvent tomber entre les mains d'une personne extérieure à l'organisation ;
• Les factures sont susceptibles d'être traitées plus tard que d'habitude/nécessaire.

Les conséquences sont incalculables :

• Des informations sensibles pour l'entreprise se retrouvent accidentellement dans la rue ;
• Vous recevez des amendes parce que le délai de paiement est dépassé ;
• Certains services ou produits sont livrés plus tard que nécessaire.

Vous, votre organisation, mais aussi votre fournisseur n'avez pas besoin de cela.

Une solution de bas niveau dans les cinq jours ouvrables ? Prenez contact avec nous ! Nous commencerons par définir ensemble vos besoins et votre processus actuel.

Approbation des factures et des contrats

En outre, il est devenu beaucoup plus difficile de faire vérifier la facture par un ou plusieurs responsables de budget. Bien que ce processus ait aussi régulièrement engendré des frustrations au bureau, dans les circonstances actuelles, il s'agit d'une tâche désespérée si vous utilisez encore des factures papier. En effet, comment s'y prendre ? Un processus dans lequel un fonctionnaire des finances doit scanner une facture, l'envoyer par courrier électronique au titulaire du budget, attendre qu'il la voie et l'approuve.... prend facilement quelques jours. Et que se passe-t-il si le responsable du budget doit approuver la facture sur la base d'un contrat conservé en toute sécurité dans des classeurs au bureau ? Le processus n'était peut-être déjà pas très efficace, mais il est maintenant devenu irréalisable. Comment s'assurer que toutes les factures sont approuvées et payées à temps ?

La signature des contrats est déjà complètement hors de question. Au lieu de pouvoir signer un contrat sur place, un gestionnaire doit maintenant l'imprimer, le signer, le scanner et le renvoyer par la poste. Lorsqu'il s'agit de signatures multiples, il est impossible d'éviter l'envoi du contrat par la poste. Ce processus peut avoir des conséquences désagréables, surtout lorsqu'une action rapide est nécessaire, par exemple à l'expiration du contrat avec un fournisseur.

Automatisation des processus financiers

C'est le moment d'envisager d'automatiser autant que possible vos processus financiers. Pour faire face aux problèmes à court terme, mais aussi pour mieux comprendre la situation financière de votre organisation à long terme et, en tant que service, pour fournir des conseils stratégiques à la direction.

Grâce aux nombreux avantages offerts par le traitement numérique des factures, même lorsque vous travaillez à domicile, vous pouvez facilement et rapidement maintenir votre flux de factures sur la bonne voie. D'une simple pression sur un bouton, vous disposez à tout moment et en tout lieu d'une vue d'ensemble complète. En suivant un plan étape par étape, la mise en œuvre d'une solution peut également être réalisée en un rien de temps. Curieux de savoir comment cela fonctionne ? N'hésitez pas à nous contacter.