Étude de cas Feyter :
"La numérisation permet de faire beaucoup plus de travail"
Chez Feyter Industrial Services, les factures entrantes ont longtemps été traitées de manière traditionnelle : la facture était imprimée, devait être signée et disparaissait ensuite dans un classeur au fond d'une armoire. Jusqu'à ce que l'entreprise soit intégrée au groupe Feyter en 2023. La directrice financière Natascha de Schrijver souhaitait numériser le processus de traitement des factures le plus rapidement possible. Elle était à la recherche d'une solution conviviale qui s'intégrerait parfaitement à leur progiciel de gestion intégré (ERP) Isah. La plateforme Easy1 d'Easy Systems s'est avérée être la solution idéale.
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Lorsque Natascha de Schrijver, directrice financière, est devenue responsable des processus financiers de Feyter Industrial Services après la reprise, la première priorité a été de numériser le traitement des factures le plus rapidement possible. "Les factures n'étaient pas encore timbrées, mais c'était proche", dit-elle en clignant de l'œil.
"La question n'était pas de savoir si nous devions numériser, c'était une exigence. En effet, un tel processus papier signifie qu'en tant que département financier, vous n'avez pratiquement aucune vue d'ensemble. Tant qu'une facture n'est pas approuvée et traitée, vous ne savez pas où elle se trouve ni pourquoi le traitement est retardé. Ce manque de visibilité empêche également d'avoir une vision claire de la situation financière et des obligations de paiement".
Traitement automatisé des factures avec Isah
En bref, il pourrait être plus rapide, plus efficace et plus clair. Natascha cherchait un moyen de traiter les factures numériquement et automatiquement, en lien avec le progiciel de gestion intégré (ERP) de l'entreprise : Isah. Elle a rapidement découvert la plateforme Easy1 d'Easy Systems, qui a depuis été mise en œuvre avec succès.
Natascha tire plusieurs avantages de cette numérisation. "Dès que la facture arrive, elle est déjà traçable. Vous pouvez voir en un coup d'œil combien de factures sont en attente d'approbation et à qui elles appartiennent. En outre, vous pouvez répondre rapidement aux questions des fournisseurs, car vous pouvez facilement consulter les factures. Cela représente un gain de temps considérable et un meilleur contrôle.
"Dès que la facture arrive, elle est déjà traçable. Vous pouvez voir en un coup d'œil combien de factures sont en attente d'approbation et avec qui elles sont."
Pas d'erreur et gain de temps
De plus, elle constate que le traitement automatique des factures est beaucoup moins sujet aux erreurs et permet de gagner beaucoup de temps. En effet, les factures de commande correspondent au bon de commande et à l'entrée de marchandises. Par conséquent, une facture est automatiquement approuvée et n'a plus besoin d'être traitée par les employés. "Cela nécessite un processus bien conçu en amont", souligne Natascha. "Si le bon de commande ou l'entrée de marchandises n'est pas correctement enregistré dans Isah, la facture ne peut pas être rapprochée.
"La numérisation permet de faire plus de travail", poursuit Natascha. "Et cela laisse du temps pour d'autres choses. Je trouve important que mes collègues puissent réfléchir à ce que nous faisons et à la manière dont nous pouvons l'améliorer ou le rendre plus efficace. Si vous n'êtes occupés qu'à traiter manuellement les factures, il ne vous reste plus de temps pour cela.
La finance en tant que partenaire stratégique
L'automatisation permet également au département financier de jouer un rôle plus stratégique. "Dans le passé, le département financier était souvent considéré comme un département tourné vers le passé, alors qu'il devrait être tourné vers l'avenir", explique Natascha. "Avec les bons chiffres et les bons outils, nous pouvons aider l'organisation à prendre des décisions stratégiques et offrir un aperçu de ce qui se passe à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.
Logiciel de traitement des factures convivial
Easy1 est maintenant utilisé depuis un certain temps chez Feyter Industrial Services et les expériences sont positives. Natascha est particulièrement satisfaite de la facilité d'utilisation. "Il y a des logiciels qui sont tellement compliqués que les utilisateurs ne s'y retrouvent plus. Ce n'est certainement pas le cas d'Easy1 ; il est explicite. C'est particulièrement important pour les collègues qui approuvent les factures, car c'est une tâche supplémentaire pour eux. Il ne faut donc pas que ce soit trop complexe ou que cela prenne trop de temps.
Elle est également satisfaite de la collaboration avec le personnel d'Easy Systems : "Le contact est bon, mais il n'est guère nécessaire. Le logiciel fait ce qu'il doit faire : les factures sont traitées rapidement et correctement. C'est exactement ce que l'on souhaite.
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