Heliox Automatiser le traitement des factures

Les avantages pour Heliox

À quoi ressemblait le processus avant l'automatisation ? Jan Willem explique : "Avant l'automatisation du processus, chaque facture était imprimée deux fois. Une copie était classée dans un "dossier de copies" et l'autre était remise à la personne responsable, munie d'un cachet. C'était beaucoup de paperasse et beaucoup d'erreurs pouvaient être commises. Maintenant que tout est automatisé, nous économisons énormément de temps et de papier. Nous ne perdons plus de factures et je contrôle l'ensemble du flux d'approvisionnement. Cela signifie qu'il n'y a plus de mauvaises surprises ! En outre, je sais ce qu'il en est à chaque instant de la journée. C'est particulièrement important lorsqu'il s'agit de planifier les flux de trésorerie".

Un fournisseur qui réfléchit et conseille

"J'ai déjà réalisé plusieurs projets informatiques", déclare Jan Willem, "et Easy Systems s'est distingué par le fait qu'il réfléchit vraiment avec le client. Au départ, Easy Systems a été choisi comme fournisseur en raison de la convivialité du logiciel, du fait qu'il existe un lien éprouvé avec MS Dynamics NAV et une coopération avec notre fournisseur de NAV, et parce que le prix était intéressant. Mais en fin de compte, c'est dans la coopération qu'Easy Systems a vraiment fait la différence.

C'est une combinaison de compréhension de la façon dont nous, en tant que client, abordons les choses et de conseils clairs s'il y a des choses qui peuvent être faites mieux que ce que nous avions imaginé. Dans mes expériences précédentes en informatique, nous devions souvent expliquer exactement comment nous voulions que les choses soient faites, alors que dans un projet comme celui-ci, vous recherchez un partenaire qui vous conseille et vous oriente. Easy Systems réfléchit activement avec nous à la manière dont nous pouvons améliorer les choses et joue réellement un rôle de conseiller. Le consultant en mise en œuvre, en particulier, a joué un rôle important à cet égard. Il s'est montré très pragmatique dans la résolution des problèmes.

Jan Willem poursuit : "Le processus a commencé par une étude de définition approfondie en deux étapes. J'ai trouvé cette étude très précieuse. Elle nous a énormément aidés à comprendre à quoi ressemblera le processus. Je recommande donc vivement aux autres d'accorder une grande attention à cette partie. Vous en tirerez profit par la suite."

En fait, Jan Willem est positif à propos de l'ensemble de la coopération : "Cela ne peut pas vraiment être attribué à un seul aspect, mais c'est la somme de plusieurs choses.

• Lors de la mise en œuvre, il y a eu un bon mélange entre les exigences techniques du système et les méthodes de travail pratiques au jour le jour.
• Le chef de projet et le consultant ont toujours été immédiatement accessibles, sans systèmes de tickets compliqués.
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  La flexibilité d'Easy Systems a été beaucoup plus grande que celle des autres. Nous avons été bien aidés et guidés. À chaque étape, nous savions ce qui allait se passer et nous avons été pris par la main, pour ainsi dire. A titre d'exemple : Le chef de projet m'a régulièrement rappelé les échéances et les livrables, sans que cela paraisse ennuyeux.
• Le personnel a reçu une formation approfondie et le consultant est revenu pour une journée de suivi.
• La collaboration et la communication m'ont semblé très familières.

L'avenir

Le traitement des factures a été automatisé et a constitué un grand pas en avant vers l'optimisation du processus financier.

Heliox est-il prêt maintenant ou a-t-il d'autres projets ? "En interne, le processus de réception des marchandises n'est pas encore bien exécuté. Si nous prenons les mesures nécessaires dans ce domaine, nous passerons à un niveau d'automatisation encore plus élevé. Après tout, TOUS les achats pourront alors être automatiquement mis en correspondance avec les factures et les reçus d'achat, ce qui éliminera là aussi toute intervention manuelle."

Pour Jan Willem, ce n'est pas fini. Il voit de nombreuses autres possibilités d'optimiser les processus chez Heliox. "Par exemple, nous planifions également le déploiement d'Easy Expense, la solution d'automatisation du processus de déclaration, nous allons utiliser Easy Invoice et Easy Expense dans notre société sœur à Breda également, et la prochaine étape sera de migrer toutes nos succursales à l'étranger. L'Allemagne est déjà en service et les États-Unis suivront.

S'il pouvait recommencer le projet, il y a probablement un point que Jan Willem aurait traité différemment avec le recul. "Rétrospectivement, je pense que j'aurais impliqué le service des achats plus tôt dans le processus. À la fois en termes de formation et en les amenant à comprendre pourquoi nous faisons ce pas en avant. Cela nous aurait probablement permis d'aller un peu plus loin dans l'automatisation du processus au sein du service des achats.

En conclusion

De plus en plus d'organisations s'efforcent d'automatiser et d'optimiser leurs processus. Jan Willem : "En ce qui concerne le processus de traitement des factures, je pense qu'aucune entreprise ne peut se passer d'un tel système. Surtout en période de croissance comme celle que nous connaissons actuellement.

Easy Invoice est une solution logicielle très conviviale, facile et intuitive. Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités en matière de facturation électronique ? Prenez alors contact avec Easy Systems.

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