Étude de cas
ROTO BV ERP multiple
"Easy Invoice se tient comme une maison"
"Tout est beaucoup plus facile à vérifier et les factures sont désormais plus faciles d'accès grâce au lien avec M-Soft. Cela permet d'économiser beaucoup de recherches dans les documents. En ce qui me concerne, nous pourrions automatiser encore davantage les réservations. Malheureusement, tous nos fournisseurs n'en sont pas encore là. C'est dommage, car la facturation électronique offre de nombreux avantages.
Easy Invoice est simple à utiliser et solide comme un roc" Jack Vet, chef de l'administration Business Unit Acier et transformation de l'acier
Easy Systems offre une collaboration ouverte
Arjen de Vries est contrôleur de l'unité commerciale de traitement de surface. Dans un projet informatique comme celui-ci, une bonne collaboration ouverte avec le fournisseur de logiciels est particulièrement nécessaire.
"Easy Systems nous a très bien guidés ; à chaque nouvelle étape du projet, nous nous sommes assis avec leurs consultants. Est-ce vraiment ce que nous voulons et qu'est-ce que cela signifie pour notre organisation ? L'ensemble du processus de traitement des factures est désormais automatisé et formalisé. Nous avons une meilleure vue d'ensemble du flux des factures et pouvons donc prouver plus facilement les choses à nos auditeurs. Cela facilite également les analyses tout en réduisant les coûts".
Attitude constructive
Fin 2010, ROTO a commencé à s'orienter vers la facturation électronique. La mise en œuvre d'Easy Invoice s'est déroulée par phases à partir de 2012, les unités commerciales travaillant déjà avec un nouveau logiciel ERP étant les premières à s'y mettre. Easy Invoice a été simultanément intégré à Microsoft Dynamics AX, Exact Globe et M-Soft et est maintenant opérationnel dans toutes les unités d'affaires.
"Nous avons choisi Easy Systems parce qu'il s'agit d'une entreprise professionnelle et parce qu'Easy Invoice est un système stable et, de surcroît, très convivial. Il est structuré de manière logique, de sorte qu'aucune formation n'a été nécessaire, si ce n'est pour quelques utilisateurs clés. En outre, le rapport qualité-prix est excellent.
Mais surtout, la coopération et les conseils ont été excellents, tant sur le plan technique qu'en termes de gestion des comptes. Ils ont fourni de bonnes informations en réponse à l'analyse de rentabilité. Mais le partenariat va plus loin : maintenant que nous avons besoin d'une interface allemande, ils sont prêts à partager les coûts de développement avec nous. En fin de compte, il s'agit d'une situation gagnant-gagnant. Une telle attitude constructive fonctionne très bien".
Easy Invoice nous permet de mieux résister à l'avenir
Sander Kaandorp est responsable de l'administration des holdings (intermédiaires) de ROTO. "Nous avons été les derniers à passer à Easy Invoice d'Easy Systems, après l'implémentation de notre nouveau progiciel de gestion intégré MS Dynamics AX. J'avais déjà entendu de bonnes choses à propos d'Easy Invoice de la part des autres unités commerciales. Je peux entièrement confirmer leurs expériences positives. Le processus de traitement des factures est désormais beaucoup plus efficace. Si vous devez faire plus de travail avec le même nombre de personnes, vous ne devez pas travailler plus dur, mais plus intelligemment, car c'est ce que fait aussi la concurrence. L'enregistrement manuel des factures n'est plus d'actualité. Ce travail est automatisé ou disparaît à l'étranger. Nos collaborateurs ont désormais plus de temps à consacrer à l'analyse. Easy Invoice nous permet d'être davantage tournés vers l'avenir".
Format XML
M. Van Lindert est satisfait de ce processus. "Il s'est déroulé sans problème et nous a beaucoup apporté. Nous avons désormais une meilleure vision du flux des factures et le temps de traitement des factures a également diminué. Les détenteurs de budget reçoivent automatiquement des courriels de rappel pour autorisation, ce qui accélère encore le processus.
La disponibilité numérique des factures, également via le système ERP, est un grand avantage pour nos collaborateurs qui travaillent de manière itinérante. Elle permet en tout cas d'économiser beaucoup de recherches et nous avons supprimé les archives papier, en concertation avec les autorités fiscales. Nous avons de nombreuses transactions internes qui sont devenues plus transparentes et qui peuvent être traitées entièrement en XML.
Le nombre de fournisseurs qui travaillent également avec XML est encore décevant, ce qui est dommage. Les factures au format PDF sont de plus en plus courantes, mais pour l'expéditeur, il s'agit encore largement d'un processus papier. Nous constatons que les grands fournisseurs travaillent désormais avec le XML, mais cela ne se fait pas aussi rapidement que nous le souhaiterions.
Si vous devez faire plus de travail avec les mêmes personnes, vous ne devez pas travailler plus dur, mais plus intelligemment. Il en va de même pour la concurrence.
Notamment, l'un de nos plus petits fournisseurs, une sandwicherie dont le propriétaire s'intéresse à la programmation, a été l'un des premiers à nous proposer des factures au format XML à notre demande !
Mais le plus grand avantage est que nous pouvons produire des informations de gestion de meilleure qualité beaucoup plus rapidement. Il est désormais beaucoup plus facile de contrôler correctement le traitement de nos factures, qu'elles soient entrantes ou sortantes.
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