Je hebt er even op zitten zwoegen. Weken of soms maanden voorbereiding kostte het uitzoeken, vergelijken, voor- en nadelen afwegen, demonstraties volgen, gesprekken aangaan en offertes opvragen. Maar wél met resultaat, want nu weet je wat je precies wilt: je wilt het factuurverwerkingsproces automatiseren en je weet ook al met welke partij. Alleen moet je wel nog wel ‘even’ de directie overtuigen van de aanschaf van de software in een business case. Hoe ga je dat nu aanpakken? Hoewel wat jou betreft de keuze al is gemaakt, moet ook de directie het zien zitten. Het zou zonde zijn als al dat werk voor niks was! Deze zes argumenten kunnen je helpen om je directie te overtuigen.
1. Kostenbesparing
Elke aanschaf kost geld en iedere investering moet natuurlijk ook terugverdiend worden. Hoe lang gaat dat duren? Met de juiste KPI’s kun je goed in kaart brengen wat het verschil in kosten is tussen de situatie vóór en na aanschaf van de software. Bijvoorbeeld door de kosten die je vanwege automatisering kunt besparen te berekenen. Maar denk ook aan kosten die je kunt besparen door kortingen die leveranciers bieden wanneer je hun facturen sneller betaalt.
2. Schaalbaarheid
Met automatisering kun je de groei van je organisatie opvangen. Goede software is schaalbaar en faciliteert een organisatie dus in die groei. Als je bijvoorbeeld weet dat de directie plannen heeft om uit te breiden in het buitenland, dan kan het helpen overtuigen als je kunt vertellen dat de software in meerdere talen beschikbaar is. Of dat je eenvoudig extra modules toe kan voegen als er wensen zijn om aanverwante processen te automatiseren. Dus of je nu met software wilt voorbereiden op verwachte groei of nu al tegen capaciteitsproblemen aanloopt, met automatisering kun je dit opvangen en met hetzelfde aantal mensen meer werk verzetten.
3. ERP-onafhankelijkheid
Veel organisaties willen hun factuurverwerkingsproces wel automatiseren, maar durven de stap nog niet te maken. Bijvoorbeeld wanneer ze ook willen overstappen op een nieuw ERP-systeem. Het lijkt dan slimmer om te wachten met de aanschaf van software die gekoppeld moet worden aan dat ERP-systeem. Dat is immers niet bij alle oplossingen mogelijk. Het risico is dan te groot dat als je één van beide oplossingen wil vervangen, je de ander ook moet vervangen. Een ERP-onafhankelijke oplossing is daarom veel duurzamer voor organisaties die snel groeien en flexibel willen zijn. Mocht je toch van ERP-pakket wisselen, dan hoef je je geen zorgen te maken dat de oplossing niet meer te gebruiken is. En ondertussen kun je wel al van alle voordelen genieten, zonder te hoeven wachten tot het nieuwe ERP pakket live is. Daar gaat namelijk, in tegenstelling tot software voor factuurverwerking, wel vaak een lang implementatietraject aan vooraf.
4. Aansluiting bij de doelstellingen van de organisatie
Als je je gaat voorbereiden op het gesprek met de directie om ze te overtuigen dat de aanschaf van de software waardevol is, dan is het zinvol om je in te lezen in de doelstellingen van de organisatie en hier aansluiting bij te zoeken. Misschien is een van die doelen wel het worden of blijven van een aantrekkelijke werkgever die uitdagend werk biedt voor zijn medewerkers? Automatiseren van het factuurverwerkingsproces is een moderniseringsslag die saai en handmatig werk vermindert. Het werk op de crediteurenadministratie wordt interessanter. Medewerkers kunnen zich meer focussen op procesoptimalisatie en andere competenties ontwikkelen/inzetten. Probeer in je argumentatie dus aanknopingspunten te vinden. Zo vergroot je de kans dat je initiatief wordt omarmd door de directie.
5. Breed gedragen initiatief
Het factuurverwerkingsproces raakt niet alleen de financiële afdeling, maar ook andere afdelingen. Het is daarom slim om meerdere afdelingen bij je keuze te betrekken. Als je aan de directie kan vertellen dat ook de IT-afdeling het helemaal ziet zitten, dat Inkoop aan boord is en HR in de toekomst ook wel van de declaratie-oplossing gebruik wil gaan maken, dan laat je zien dat je keuze breed gedragen wordt. Dat maakt het voor de directie makkelijker om goedkeuring te geven voor de aanschaf van de software.
6. Investeren versus maandbedragen
Als je in gesprek gaat met de directie komen de kosten uiteraard ter sprake. Hoe ga je dit brengen? Is bij de start van het project een hogere investering ineens gemoeid? Of heb je te maken met lagere opstartkosten en betaal je maandelijks een vast bedrag? Bedenk vooraf al welk investeringsmodel binnen je organisatie gangbaar is. Wat past bij jullie organisatie? Welke voorkeur heeft de directie? Dit is per organisatie verschillend en het is slim om je voorstel af te stemmen op de variant die het beste bij jullie past. Dat betekent ook dat je hier in het offertetraject al rekening mee moet houden.
Tot slot
Natuurlijk wegen bepaalde argumenten voor de ene organisatie zwaarder dan voor de andere. Wanneer je de businesscase toeschrijft naar de factoren die voor jouw directie het belangrijkst zijn, heb je de grootste kans van slagen.
Jan Willem ter Steege
Algemeen directeur