Behoud als IT de regie en help zo de interne organisatie bij automatisering

Door: Jan Willem ter Steege, Algemeen Directeur Easy Systems

De adoptiegraad van digitalisering, automatisering en de cloud verschilt niet alleen per bedrijf, maar ook per afdeling. In onze ervaring loopt de financiële afdeling vaak nog wat achter. Financiële data staat vaak verspreid en is soms nog als Excel-bestand opgeslagen. En wanneer Finance wel de stap zet om bijvoorbeeld het purchase to pay-proces te automatiseren, zien we tot onze verbazing dat IT pas laat wordt aangehaakt. Om meerdere redenen heeft IT – en het bedrijf als geheel – er belang bij afdelingen zoals Finance te helpen.

Meer grip op je applicatielandschap

Tegenwoordig is er veel meer autonomie binnen afdelingen. Dit betekent dat medewerkers zelf software en applicaties aanschaffen en gebruiken, waardoor het lastiger is voor de IT-afdeling om hier een compleet overzicht van te krijgen. Hier komt nog bij dat steeds meer bedrijfsprocessen gedigitaliseerd worden. Neem bijvoorbeeld de digitale transitie op de financiële afdeling, van grote stapels papieren naar elektronische (en geautomatiseerde) factuurverwerking. Of van een basisoplossing naar een meer geavanceerde oplossing.

Een andere ontwikkeling is dat er steeds meer freemium modellen worden gebruikt, waarbij iedereen in online een oplossing uit kan proberen. Dat is iets waar IT weinig grip op heeft. Het gevolg is dat er – niet altijd op een gecontroleerde manier – veel meer IT-applicaties binnen een organisatie ontstaan die niet centraal worden beheerd en waar niet automatisch een koppeling tussen zit, waardoor belangrijke informatie niet uitgewisseld kan worden. 

IT niet of te laat betrokken bij het aankoopproces

Helaas zien we regelmatig dat IT niet of te laat bij een aankoopproces van Finance betrokken wordt. En dat terwijl je als IT’er een heel belangrijke rol speelt in dit proces. Neem bijvoorbeeld de vraag of je applicaties on-premise houdt, in de cloud laat draaien of kiest voor een hybride model.

Ook kun jij als beste beoordelen of de softwareleveranciers waar andere afdelingen gebruik van willen maken voldoen aan security eisen die je stelt en bijvoorbeeld ISO-gecertificeerd zijn, zodat je een veilig IT-landschap biedt. Want natuurlijk let jij als IT’er niet alleen op features, maar ook op beveiliging, flexibiliteit en openheid van systemen en software.

Door eerder bij het aankoopproces betrokken te zijn, kun je andere afdelingen zoals Finance helpen bij het maken van keuzes die hen niet alleen helpen bedrijfsprocessen te verbeteren, maar ook passen bij de door jouw organisatie gehanteerde IT-strategie. 

Hoe kan IT Finance helpen?

Belangrijk is dan wel dat je als IT-afdeling weet wat er in het bedrijf speelt en regelmatig in contact bent met andere afdelingen zoals Finance. Als jij als IT’er niet je voelsprieten in de organisatie uit hebt staan, dan voltrekt zich een heel IT-vraagstuk buiten jouw zicht. Door proactief je oor te luisteren te leggen binnen de organisatie, leer je welke (proces)uitdagingen afdelingen ervaren. Als IT’er heb je de kennis en expertise in huis en kun je afdelingen advies geven over de meest passende software om deze uitdagingen te overwinnen. Daarom is het belangrijk dat je contact hebt met eindgebruikers en met de managers van de afdelingen.

Ga bijvoorbeeld één keer per kwartaal in gesprek met de Finance-verantwoordelijke over het huidige IT-pakket: bevalt dat nog? Wat zijn de belangrijkste dingen die missen? Welke processen kosten (te) veel tijd? Welke (freemium)-oplossingen zijn er nu in gebruik en voldoen die aan de door jou gestelde IT-vereisten? Wat kan er geautomatiseerd of geoptimaliseerd worden? Als je dit soort gesprekken regelmatig voert, dan kom je op tijd uitdagingen op het spoor en kun je samen verkennen welke software-oplossingen wel en welke geen passend antwoord bieden.

En om de controle te behouden over de aanschaf van nieuwe software, kun je bijvoorbeeld nieuwe afspraken maken over de budgettering hiervan. Als je afspreekt dat de IT-afdeling betrokken wordt bij alle IT-aanschaffingen boven een bepaald bedrag, dan kun je vanaf het begin af aan meedenken en advies geven bij automatiseringsprojecten.

Zo zorg je ervoor dat verschillende afdelingen hun adoptiegraad van automatisering, digitalisering en de cloud kunnen verhogen. Met als overkoepelende resultaat dat het hele bedrijf efficiëntieslagen kan maken. Kortom: zoek elkaar op en praat over (nieuwe) IT-oplossingen en het IT-landschap.

Heb je nog geen hoogwaardige koppeling tussen jouw ERP systeem en een purchase to pay oplossing? Ontdek hier welke voordelen je misloopt.