3 min read
Zo kan IT Finance ondersteunen bij het automatiseren van P2P processen
Redactie Easy Systems
12 januari 2022
IT en Finance; twee afdelingen die steeds meer met elkaar samenwerken. Bij veel organisaties staat Finance niet vooraan wat betreft het automatiseren van processen, dikwijls omdat organisaties vaak voorrang geven aan het automatiseren van de primaire processen. IT heeft daarentegen juist veel ervaring opgedaan met IT-projecten bij andere afdelingen. Neem bijvoorbeeld het thuiswerken. Ook al waren processen (deels) geautomatiseerd, niet elke oplossing of inrichting leent zich goed voor thuiswerken. Wie het niet goed voor elkaar had, kan bijna niet anders dan tot de conclusie gekomen zijn dat het belangrijk is dat processen altijd en overal functioneren/operationeel zijn. Als IT’er ben je van onschatbare waarde voor Finance om hen te ondersteunen in hun onvermijdelijke traject naar (verdere) automatisering.
Hoe kun je Finance helpen?
IT kan Finance helpen door in een vroeg stadium mee te denken over automatisering van het purchase to pay proces. De ervaring leert echter dat IT pas vrij laat wordt aangehaakt in purchase to pay projecten. En dat is jammer, want als IT’er kun je zoveel meer toevoegen dan toegang regelen tot een lokale server voor implementatie of een e-mailbox regelen waar gescande facturen voortaan terecht komen.
Als IT’er, projectleider, contractbeheerder en sparringpartner, kan Derk Matroos van Groningen Seaports hierover meepraten. “Bij Groningen Seaports hebben we 4 jaar geleden de strategische beslissing genomen om zoveel als mogelijk naar cloudoplossingen over te stappen. IT-beheer hebben we zoveel mogelijk uitbesteed. Dat betekent dat de interne rollen van IT veranderd zijn van beheertaken naar bijvoorbeeld het meedenken met de business over IT-oplossingen en helpen om tot een goede oplossing te komen. Denk bijvoorbeeld aan hele functionele zaken zoals sparren over een wensen- en eisenlijst. Daarnaast kijken wij natuurlijk ook vanuit de cloudstrategie mee naar de verschillende leveranciers en hoeveel beheerlast erbij komt kijken als je voor een specifieke leverancier kiest.”
Dus toen Finance de wens uitsprak om het factuurverwerkingsproces te automatiseren, kon Derk hierin goed helpen. Derk: “Waar Finance, logischerwijs, vooral de functionele aspecten van een oplossing beoordeelt, richt IT zich veel meer op de techniek en stelt vragen over de veiligheid, waar de data staat opgeslagen. Groningen Seaports wil dat zijn data alleen in Europa staat en niet onder bijvoorbeeld Amerikaanse wetgeving valt. Maar IT kijkt ook naar opties voor Single Sign On, Multi factor authentication en of een oplossing gebruiksvriendelijk is.”
“Omdat ik als contractbeheerder facturen goedkeur, kon ik ook vanuit die rol meedenken. En ik kijk als IT’er anders naar een oplossing dan een Financial die dagelijks intensief met de software werkt. Als budgethouder heb ik andere taken in de software, maar bovenal is het niet mijn dagelijkse werk, ik maak niet elke dag gebruik van de software. Gebruik je de software minder intensief, dan is gebruiksvriendelijkheid nóg belangrijker. Je wilt niet iedere keer opnieuw moeten aanleren hoe het ook alweer werkt.” IT kan Finance dus advies geven over verschillende purchase to pay-oplossingen, onder ander over de gebruiksvriendelijkheid.
IT als projectleider voor ERP integratie
Zoals het bij Groningen Seaports werkt is eigenlijk de ideale situatie voor organisaties. Het eigenaren-overleg onder regie van de Informatiemanager is het centrale aanspreekpunt waar het gaat om ontwikkelingen binnen het gehele IT-landschap. Er worden geen beslissingen genomen per afdeling, waar IT pas bij betrokken wordt zodra de implementatie start. Op basis van een interne opdracht zoekt het projectteam met vertegenwoordigers vanuit de business en IT een oplossing die voldoet aan de wensen en eisen van de betreffende afdeling. Zijn er dan oplossingen die geïntegreerd moeten worden met een al bestaande oplossing? Dan is IT er van het begin af aan bij en kunnen ze hierin goed adviseren. Maar ook als ervaren projectleiders leveren ze een belangrijke bijdrage aan het succes van de implementatie. Derk: “Het project dat we met Finance hebben gedaan, is daar een voorbeeld van. Een purchase to pay oplossing wordt altijd geïntegreerd met het ERP-/financiële systeem. Wij konden Finance specifiek met de integratie goed ondersteunen door als projectleider op te treden.”
Communicatie bij ERP integratie is key
Gert-Jan Flikkema, Financial en applicatiebeheerder bij Groningen Seaports, vult aan: “Het integreren van een P2P oplossing met het ERP systeem is niet zo spannend. Het is een lichte koppeling qua hoeveelheid data-overdracht en uiteraard moet je weten welk stekkertje in welk poortje moet. Vooraf je wensen en eisen helder hebben en de juiste leverancier kiezen is ook op dat vlak belangrijk. Wij hadden op het vlak van de ERP integratie weinig eisen, maar wel dat er al ervaring met ons specifieke ERP systeem was.”
Eenmaal bij het stadium van implementeren aangekomen is de grootste uitdaging volgens Gert-Jan om meerdere externe partijen bij elkaar te krijgen en de communicatie en de mensen op één lijn te krijgen. “Wij hebben ervoor gekozen om onze ERP leverancier een dagdeel beschikbaar te maken om bij vragen van onze purchase to pay leverancier of de integratiepartner die er ook bij betrokken was, direct met elkaar te kunnen laten schakelen. IT heeft ons geholpen te waarborgen dat onze planning gevolgd werd en iedere partij op het juiste moment beschikbaar was.”
Heb je nog geen hoogwaardige koppeling tussen jouw ERP systeem en een purchase to pay oplossing? Ontdek hier welke voordelen je misloopt.