Bewaartermijn contracten: Is jouw archiefkast een georganiseerde chaos?

Wie wat bewaart die heeft wat, maar wat is de bewaartermijn voor je contracten? Je wilt natuurlijk geen contracten kwijtraken. Misschien heb je ze in de toekomst nog nodig? Voor je het weet puilt je kantoor uit met kasten vol ordners. Een herinnering in je agenda wijst je op een contract dat verlengd wordt. Zoekend in je archief, wat met de dag meer begint te lijken op een doolhof, baan je jezelf een weg opzoek naar het contract. Misschien ben je nog niet te laat…

Herkenbaar? In deze blog vertellen we je meer over de bewaartermijn van je contracten. Hoe je ze moet bewaren. En hoe je met contractmanagement voorkomt dat je archief een doolhof wordt. 

Je bent verplicht om je contracten te bewaren

Waarom moet je contracten en andere gegevens bewaren? Het simpele antwoord is omdat het nou eenmaal moet. Als ondernemer heb je een bewaarplicht. Hierdoor moet je als de belastingdienst op de stoep staat alle gegevens van 7 (of 10) jaar terug kunnen laten zien. 

Wat is de bewaartermijn van je contracten en andere administratie 

Toch kan de duur van hoelang je gegevens moet bewaren nog wel eens verschillen. Wat je sowieso verplicht bent om te bewaren zijn de basisgegevens van je administratie. Dit zijn alle gegevens met betrekking tot jouw bedrijf of organisatie. Deze gegevens of je ze nu papier of digitaal hebt vastgelegd, maken deel uit van je administratie. Dit geldt ook voor contracten, afspraken en andere overeenkomsten die je hebt gesloten. Hierdoor is de bewaartermijn van je contracten en andere documenten 7 jaar. 

Verdere onderdelen van je basisadministratie:  

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie
• gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden

Welke administratie moet je 10 jaar bewaren? 

Let op! Er zijn documenten die je langer dan 7 jaar moet bewaren.  Als het gaat om onroerende zaken, zoals je bedrijfspand, dan moet je die 10 jaar bewaren. Lever je goederen of diensten in de EU? Aan klanten die geen btw-aangifte doen? En heb je gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop)

Hoe moet je contracten (digitaal) bewaren?  

“In welke kast bewaren jullie je contracten?” Als accountmanager Hajo Koster op bezoek gaat bij klanten is dat vaak de eerst vraag die hij stelt. “Vaak kijkt men elkaar een beetje vragend aan en wijst men wat vaagjes in de richting van een paar stalen archiefkasten. Als ik vraag wie verantwoordelijk is voor het beheer over die contracten dan wordt het vaak nogal stil. Zeker als blijkt dat niemand hiervoor echt verantwoordelijk is.“ En dat is niet gek. Het kan best een uitdaging zijn om orde te scheppen, in de ‘chaos’ van contracten, die verborgen liggen achter de deuren van je archiefkast.  

Je moet dus best een hoop bewaren, maar ook de manier waarop je dat doet is van belang. De Belastingdienst wil dat je digitale contracten op een manier bewaart die voldoet aan de wettelijke regels voor het opbergen van administratieve gegevens. Dat betekent dat je contracten leesbaar moeten zijn, ook geld dezelfde bewaartermijn, de contracten moet je minimaal 7 jaar bewaren. Ook is het verstandig om hier regelmatig backups van maken, deze moeten natuurlijk alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde personen. 

Echtheidskenmerken bewaren

Contracten mogen gescand en digitaal worden opgeslagen, als ze een juiste en complete weergave zijn van het origineel. Het is belangrijk dat de authenticiteit van het originele document en de integriteit van de inhoud intact blijven als je deze omzet naar een digitaal bestand. De belastingdienst legt in deze brochure over bewaarplicht uit hoe je dit doet. Let op bij het scannen van de factuur dat de echtheidskenmerken bewaard blijven. Denk aan de kleur logo en een watermerk.  

Gebrek aan overzicht 

Er kleven nogal wat nadelen aan het bewaren van je contracten in een kast. Heb jij een duidelijk overzicht van al je contracten? Natuurlijk, je hebt ze netjes opgeslagen. Als je maar een paar contracten hebt dan red je het nog wel met Excel. Toch wordt dit steeds moeilijker als er meer contracten bijkomen. Het kan lastig zijn om te weten wanneer je contracten hebt afgesloten. Wat de looptijd is van je contract. Is de bewaartermijn van een contract verstreken, of moet je hem nog bewaren? En worden er contracten al dan niet stilzwijgend verlengd? Voor je het weet zit je weer een jaar ergens aan vast. 

Kun jij je contracten altijd terugvinden?

Naast dat je weleens een deadline kan missen, is het vaak ook lastig om je contracten terug te vinden. Staan ze ergens in een mapje op je laptop, of heb je de contracten toch in je archief opgeslagen? Vaak weet degene die de contracten beheerd, wel ongeveer waar een contract zich bevindt. Maar wat als je wandelende archief de benen neemt? Dan heb je als organisatie een groot probleem. Een contractmanagement oplossing kan dan de oplossing zijn.  

Contractmanagement: Alle informatie altijd inzichtelijk op één plek  

Contractmanagement kent veel voordelen ten opzichte van een papieren archief. Met het opslaan van al jouw contracten op één centraal, digitaal platform, heb je altijd een compleet overzicht van alle overeenkomsten. Ook kun je de bijbehorende documentatie bij je contract bewaren. Denk hierbij aan correspondentie, offertes, orderformulieren. Zo heb je alle informatie die je nodig hebt binnen handbereik. En hoef je niet meer te zoeken in verschillende digitale mappen en emailberichten, of erger... archiefkasten!

Voorkom automatische contractverlening 

Nooit meer een contract dat stilzwijgend wordt verlengd? Met een contractmanagement oplossing kun je flexibele notificaties instellen. Ongeacht of dit nu gaat om een einddatum of verlengingsdatum, Je krijgt hier bericht van via verschillende notificaties: zowel binnen de software als e-mails. Zo mis je nooit meer een deadline en kun je op tijd bepalen of je een contract wel of niet wil laten doorlopen. 

Kies je voor contractmanagement of een doolhof aan kasten?

Als organisatie heb je volgens Hajo twee keuzes:" Je gaat mee in de wereld anno nu en je digitaliseert en automatiseert het contractbeheer. Of je blijft zoeken in archiefkasten waardoor de realiteit van vandaag de dag je binnen no time inhaalt…" 

Wil je aan de slag met jouw contractmanagement?

Lees dan de blog: Contractmanagement automatiseren? Volg deze 5 stappen 
Of bekijk hoe Roto BV de stap heeft gezet naar contractmanagement