Het is sinds jaar en dag een regelmatig terugkerend gespreksonderwerp: de wettelijke bewaarplicht van facturen. Steeds vaker ontvangen we facturen en aanverwante documenten digitaal of elektronisch. Maar we zijn nog niet helemaal van onze papieren versies af. En dan rijst natuurlijk de vraag: wat doen we met het papier als we onze processen voortaan volledig digitaal afhandelen?
Tijd voor duidelijkheid in het digitale tijdperk.
Lees hier verder als je meer wilt weten over de mogelijkheden van digitale declaratieverwerking of digitale factuurverwerking.
Zó zit het precies
Dat het juist bewaren van gegevens belangrijk is weet je natuurlijk wel. Niet alleen vanuit de wens om zelf overzicht te hebben (én te houden) en om goed en snel door controles van bijvoorbeeld de Belastingdienst te komen. Maar, nog belangrijker, ook om aan de regels te voldoen.
De basisregel is dat de facturen worden bewaard in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen druk je dus niet af, maar sla je digitaal op. Deze regel geldt overigens voor álle facturen die je verstuurt of ontvangt. Dus ook alle declaraties zoals die lunch met een zakenrelatie bewaar je digitaal.
Wil je digitaliseren dan mogen papieren bonnen en facturen gescand en vervolgens digitaal bewaard worden, mits je aan de gestelde voorwaarden voldoet. Let er dus op dat je bij het overzetten van gegevens van papier naar digitaal aan deze voorwaarden voldoet:
- Je zet alle gegevens inhoudelijk juist over en de gegevensdrager voldoet aan de wettelijke bewaarplicht.
- Je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke termijn (re)produceren en leesbaar maken én je zorgt ervoor dat een controle binnen eveneens redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
- Tot slot bewaar je de uitkomsten van interne controles die gedaan worden rondom bovenstaande voorwaarden.
Papier dan maar vernietigen?
Zoals gezegd mogen papieren bonnen en facturen gescand worden en vervolgens digitaal bewaard. Mits er sprake is van een juiste én volledige weergave van het origineel. Het is hierbij zeer belangrijk dat de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en de inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) juist zijn. Dit kan bij de conversie (het omzetten) van een factuur immers verloren gaan. Denk bijvoorbeeld aan een watermerk in een document.
Wanneer dit het geval is dan moeten de getroffen beheersmaatregelen, samen met bijvoorbeeld de scan, de gewenste zekerheid geven over de authenticiteit van een document. Zo moet van een factuur bijvoorbeeld duidelijk zijn dat deze inderdaad van de op de factuur genoemde partij afkomstig is. Ook mag de factuur op geen enkele manier te veranderen zijn.
Wij raden je aan om altijd even te checken wat jouw lokale belastingkantoor van je verwacht. Soms kunnen we het met elkaar gewoon wél leuker en makkelijker maken…
Hoe nu verder?
Je hebt net gelezen dat het overstappen op een digitale administratie geen probleem hoeft te zijn, mits je controleerbaar aan de gestelde voorwaarden voldoet. Dan hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren en kun je volstaan met het bewaren van je digitale administratie.
Uiteraard is onze software helemaal compliant en direct inzetbaar voor dit doel. Een scheve scan wordt bijvoorbeeld afgekeurd, want die komt niet meer overeen met het origineel. Wij durven dan ook te stellen dat je met onze software, mits je deze gebruikt zoals bedoeld, voldoet aan de eisen van dit digitale tijdperk.
Dit vraagt geen extra inspanning van jouw kant, wij zorgen hier standaard voor binnen onze implementaties. Facturen worden onbewerkt opgenomen in het archief en zijn eenvoudig terug te vinden. Zo kun je snel de gewenste facturen ter beschikking stellen bij een belastingcontrole. Ook kunnen wij zorg dragen voor verzekerde veiligheid met betrekking tot de vertrouwelijkheid, authenticiteit en integriteit van je facturen. Of, en dat is misschien een beetje vooruitstrevend: wat dacht je van een kleiner pand, omdat je meters (dure) archiefruimte bespaart, of juist bij groei van de organisatie de beschikbare kantoorruimte efficiënter inricht?!
Hans van der Kolk
Sales Manager