‘Vroeger was alles beter.’ of ‘We doen het al jaren zo, en dat werkt toch goed?’. Twee voorbeelden van uitspraken die meestal door mensen worden gedaan die niet zo van verandering houden. Veranderingen die wél nodig zijn om aan de verwachtingen van de eigen organisatie te blijven voldoen.
Pas als de voordelen die een nieuw proces kan bieden duidelijk aantoonbaar zijn, is men meer geneigd om veranderingen te omarmen. Dat is ook van toepassing op het factuurverwerkingsproces, waarbij organisaties steeds vaker overstappen van handmatige naar digitale factuurverwerking.
Handmatige factuurverwerking
Neem als voorbeeld hypermodern bedrijf X. Het heeft alles goed voor elkaar. In de productieruimte wordt gebruik gemaakt van de nieuwste technologische hoogstandjes. De mooiste producten rollen in rap tempo van de band af en ook de logistiek is op en top in orde. Alles lijkt tot in de puntjes verzorgd. ‘Lijkt’, want de afdeling Finance vormt een uitzondering. Die is niet zo modern als de rest van het bedrijf. Omdat de financiële afdeling niets met het primaire proces te maken heeft, bleven investeringen hier achter. Factuurverwerking doet bedrijf X nog op de handmatige manier.
Zo ontvangt het facturen op twee manieren: op papier per post of als pdf per e-mail. Een medewerker van de afdeling Finance print de pdf-facturen eerst uit. Daarna voorziet hij alle facturen van een stempel of factuurslip en schrijft er alvast een codering bij. Dan bezorgt de medewerker ze bij de diverse budgethouders. Een wandeling die hem toch al gauw even wat tijd kost, want terwijl hij alle facturen aflevert, komt hij altijd wel een collega tegen die even een praatje wil maken of een vraag heeft over een factuur of declaratie.
Eenmaal afgeleverd op de bureaus van de budgethouders is het wachten tot ze ondertekend zijn. Als het te lang duurt, belt hij even met de vraag of zijn collega er al aan toegekomen is de factuur goed te keuren. Die belooft het diezelfde dag nog te doen, maar hij weet ook dat de praktijk vaak anders uitwijst. Soms moeten meerdere budgethouders de facturen goedkeuren. Dat kan alleen na elkaar, dus dan duurt het nog langer.
Dan belt ook nog een leverancier die wil weten wat de status van zijn factuur is. Wie was daar ook alweer mee bezig? Daar moet hij ook nog induiken. Als de facturen zijn goedgekeurd worden ze weer verzameld op de afdeling Finance en handmatig ingevoerd in de financiële systemen zodat ze betaald kunnen worden. Tot slot stopt de medewerker de facturen in een ordner die hij archiveert in een overvolle archiefkast.
Zoveel stappen, waarbij heel veel fout kan gaan. Dit lijkt misschien een goedkope oplossing, maar niets is minder waar. Door het vele handwerk, het zoeken naar facturen, facturen die kwijtraken en de lange doorlooptijd, is dit hele proces een foutgevoelige en kostbare aangelegenheid. Met bovendien de nodige frustraties tot gevolg.
Infographic
Factuurverwerking: handmatig versus digitaal
Open deze infographic en ontdek de verschillen tussen handmatige en digitale factuurverwerking
Digitale factuurverwerking
Bedrijf Y heeft het ook goed voor elkaar. Net zo modern als bedrijf X, maar met het verschil dat het wél geïnvesteerd heeft in de afdeling Finance.
Facturen komen grotendeels per e-mail binnen. De facturen in PDF worden automatisch vanuit de e-mailbox verwerkt en ‘opgepikt’ door OCR software. Deze scan en herken software, zorgt ervoor dat de binnenkomende facturen automatisch gekoppeld worden aan de juiste crediteur. De benodigde gegevens worden door de OCR software automatisch afgelezen. Later in het proces worden die gegevens vergeleken met eerdere ontvangsten en/of orders en automatisch gematcht.
De overige facturen, de elektronische facturen, komen zowel binnen via email, met een XML als bijlage, of via PEPPOL. In beide gevallen gaan de facturen rechtstreeks het verwerkingsproces in en slaan ze alle tussenliggende stappen, zoals het scan- en herkenproces, helemaal over.
Facturen met een mismatch, oftewel facturen die niet overeenkomen met de inkooporder, ontvangsten of het contract, worden aangeboden aan de juiste persoon om te behandelen. Dit is de persoon die de inkoop heeft gedaan of het contract heeft afgesloten. Bedrijf Y hanteert het vier-ogen principe bij een mismatch en betrekken bij de controle altijd nog een extra persoon.
De facturen worden automatisch geregistreerd in het financiële systeem. Vervolgens zorgt een workflow ervoor dat de benodigde ‘handtekeningen’ worden opgehaald bij de betreffende budgethouders. Hier komt geen balpen aan te pas, alles verloopt digitaal.
Als het goedkeuringsproces vertraging oploopt, worden er automatisch herinneringen gestuurd. Heeft de budgethouder reden om de factuur ‘vast te houden’, dan is hij verplicht een opmerking aan de factuur toe te voegen. De afdeling Finance heeft alles inzichtelijk en kan zelf nog aansporen of helpen waar nodig. Juist omdat alles zo inzichtelijk is, kan Finance heel eenvoudig rapportages oproepen en op basis daarvan beoordelen hoe processen te verbeteren.
Als de facturen zijn goedgekeurd, worden ze automatisch vrijgegeven voor betaling en gearchiveerd. Oproepen van een digitale factuur is heel eenvoudig. Ook alle processtappen zijn vastgelegd in een audittrail, inclusief eventuele opmerkingen en bijlagen.
Dit digitale proces van geautomatiseerde factuurverwerking is gemakkelijk, overzichtelijk, inzichtelijk én controleerbaar. Het vraagt minder tijd en minder handen om hetzelfde werk uit te voeren. ‘Vroeger was alles beter?’ Ik dacht het niet!
Marcel Strabbing
Managing Consultant