De digitalisering van financiële processen gaat gestaag door, maar er is nog een lange weg te gaan. Zo is er een stijgende trend te zien in het gebruik van e-facturatie binnen het mkb. Steeds meer facturen worden direct als e-factuur in het boekhoud-/factuurverwerkingssysteem verwerkt. Toch valt er nog steeds een wereld te winnen voor bedrijven, aangezien een groot deel van de facturen nog steeds via de mail of zelfs op papier binnenkomt. Ook worden inkooporders en facturen nog veelal handmatig goedgekeurd.
Dat blijkt uit onafhankelijk onderzoek door DirectResearch onder meer dan 200 financials en inkopers. Alle resultaten zijn te lezen in het Trendrapport Digitale Transformatie mkb Finance en Inkoop 2023.
Stuur maar een mailtje (drie op de vijf inkooporders komt tot stand via e-mail)
Bij middelgrote bedrijven komen inkooporders voor indirecte uitgaven vaak tot stand via e-mail. In drie van de vijf gevallen is dit de gekozen methode. Ook wordt er bij deze bedrijven vaker gebeld dan bij corporate bedrijven. Binnen het mkb wordt er meer gebruik gemaakt van interne formulieren of Excel (47%) en punch-outs (42%).
Goedkeuren inkooporders nog een handmatig proces
Voordat er een bestelling kan worden geplaatst, moet de inkooporder eerst worden goedgekeurd. Uit onderzoek blijkt dat deze goedkeuring bij de helft van de bedrijven nog steeds handmatig gebeurt op basis van pdf, papier, e-mail of een workflowsysteem. Dit kan leiden tot vertragingen en extra kosten in het inkoopproces. Overigens hoeft er bij 2 op de 5 bedrijven onder een bepaald bedrag geen toestemming gegeven te worden.
E-facturatie in de lift
De meeste facturen komen nog steeds ‘gewoon’ binnen via de mail. Bij de helft van de middelgrote bedrijven komen facturen als pdf-bestand via de mail binnen. Het handmatig invoeren van deze facturen kan echter leiden tot fouten en dubbele invoeringen, waardoor het facturatieproces vertraging oploopt en extra kosten met zich meebrengt.
Misschien verklaart dit mede waarom e-facturatie steeds meer aan populariteit wint. Meer dan de helft (51%) van de bedrijven ontvangt vaak of altijd facturen als e-factuur die direct in het boekhoud-/factuurverwerkingssysteem terechtkomen, wat een positieve ontwikkeling is. Slechts een kleine groep (9%) ontvangt nooit een e-factuur. Hiermee lijkt het mkb beter voorbereid op de toekomst dan de corporate bedrijven, aangezien slechts 36% van hen gebruik maakt van een directe e-factuur. Ook geeft 30% van de ondervraagde mkb'ers aan vaak e-facturen te ontvangen via de mail in XML-vorm.
Papieren facturen blijven populair bij het mkb
Ondanks de opkomst van e-facturatie en andere digitale oplossingen, blijkt dat het mkb nog geen afscheid heeft genomen van papieren facturen. Ongeveer 33% van de bedrijven ontvangt nog altijd of vaak facturen op papier Een klein aantal (6%) is helemaal gestopt met het gebruiken van papieren facturen. Wel maakt men in ongeveer een kwart van de gevallen gebruik van EDI of worden facturen opgehaald via een online portaal.
Handmatige goedkeuring van facturen nog steeds de norm
Ook het goedkeuren van facturen blijft (helaas) nog steeds handwerk in 2023. Ondanks de opkomst van geautomatiseerde workflowsystemen, blijkt uit onderzoek dat veel financials binnen het mkb, facturen nog altijd handmatig goedkeuren. Van de ondervraagden geeft 43% aan dat ze facturen altijd of vaak handmatig goedkeuren via een workflowsysteem.
Bovendien worden er nog steeds veel facturen op basis van papier of een emailbericht manueel goedgekeurd, 39% doet dit altijd of vaak.
Kijken we naar het automatisch goedkeuren van facturen, dan zien we een vergelijkbaar percentage: 38% geeft aan dit altijd of vaak te doen. Ook geeft twee op de vijf financials binnen het mkb aan dat in zijn of haar organisatie zelden tot nooit facturen automatisch goedgekeurd worden. Dit terwijl bij grote bedrijven al de helft van de facturen automatisch wordt goedgekeurd. Er valt op dit gebied dus nog een wereld te winnen voor het mkb.
Meer weten over de digitale transformatie in het mkb?
Lees dan gratis het volledige trendrapport.
In het rapport lees je meer over:
• In hoeverre het bedrijven lukt om facturen binnen de afgesproken betaaltermijn te betalen.
• Hoe het staat met de ontvangst van elektronische facturen
• En wat belangrijker is, efficiency of compliance?Of lees onze vorige blog: Personeelstekorten grootste uitdaging voor Inkoop en Finance